Kako s programi za upravljanje dokumentov odpraviti papirologijo?

Rutinski nakup pisarniškega materiala ne bi smel zahtevati veliko papirologije in pretirane komunikacije preko elektronske pošte. Vendar pa je v organizacijah, ki ne uporabljajo programske opreme za upravljanje dokumentov, to vse preveč pogost pojav.

Samo pomislite na vse nepotrebne postopke skozi katere mora iti organizacija brez programske opreme za urejanje dokumentov, da bi naročila pisarniške potrebščine:

1. Najprej se ustvari naročilnico za prodajalca.
2. Potem se natisne kopijo naročilnice za računovodstvo.
3. Računovodstvo sprejme naročilnico in jo vstavi v ustrezno mapo.
4. Ko iz podjetja za prodajo pisarniških potrebščin pride račun, se naročilnica vzame iz mape in naredi primerjava z računom, da ne prišlo do kakšnih odstopanj.
5. Računovodstvo nato fotokopira račun, original pa pošlje v potrditev vodji pisarne.
6. Naposled se natisne in pošlje ček, njegov odrezek pa shrani v mapi z drugimi pripadajočimi dokumenti.

In vse to se zgodi samo v računovodskem oddelku!Sodeč po podatkih ameriškega centra za produktivnost in kakovost (APQC), je 58 odstotkov faktur v finančne sisteme podjetij vnešenih ročno, 61 odstotkov stroškov za obdelavo plačil računov pa predstavljajo ljudje. Odvisno od postopka odobritve dokumentov, morajo v nekaterih podjetjih kopijo določenih dokumentov narediti tudi na drugih oddelkih, ne samo v računovodstvu, to pa samo še poveča problem upravljanja in shranjevanja papirologije.

K sreči pa lahko dober sistem za upravljanje dokumentov te dolgotrajne postopke odpravi. Ta omogoča, da lahko vodja pisarne namesto tiskanja naročilnice, v centralni repozitorij pošlje njeno elektronsko različico. S tem se začne namesto dolgotrajnega ročnega začne digitalni delovni proces, ki je od papirnatega veliko bolj učinkovit in stroškovno prijazen.

V idealnem svetu vam fakture in druge dokumente v elektronski obliki pošljejo že prodajalci, tako da potem vse potrebne informacije še lažje vključite v digitalni nabavni postopek. Ker pa v resničnem svetu velikokrat temu ni tako, pa si lahko pomagate s pravim sistemom za upravljanje poslovnih dokumentov. Z njim lahko namreč papirnato fakturo hitro skenirate in vstavite v svoj sistem, papir pa vržete v smeti. Skeniranje traja le nekaj sekund in odpravlja potrebo po zamudnem ročnem vnašanju podatkov ter večkratnem fotokopiranju dokumentov, saj lahko do elektronskih dokumentov istočasno dostopajo zaposleni z različnih oddelkov.

Ko je faktura enkrat v elektronski obliki, jo je znotraj delovnega procesa zelo enostavno poslati v potrditev, odgovorni za izdajanje potrdil pa jo lahko na ta način tudi zelo hitro pregledajo in popravljeno različico shranijo kar v isto mapo poleg stare različice. Prav tako pa lahko namesto tiskanja interne kopije čeka raje shranite njegovo elektronsko različico in jo pripnete k naročilnici in fakturi, ki se že nahajata v vašem sistemu za elektronsko upravljanje dokumentov. Na ta način ste celoten zamuden papirnati proces spremenili v precej bolj enostaven elektronski proces. Slednji podjetjem vseh velikosti prihrani precej stroškov in jih postavi v boljši konkurenčen položaj, prav tako pa pripomore k manjšemu številu napak in izboljšanju odnosov med dobaviteljem in stranko.

Ste pripravljeni na poslovanje brez papirja? Potem si prenesite e-knjigo »Kako ustvariti brezpapirno pisarno v manj kot 90 dneh«, ki vam bo pomagala pri prvih korakih.