Dokumentni sistem v poslovanje prinaša red

Elektronski ali papirni dokumenti so sestavni del poslovanja. Upravljanje poslovnih informacij, večinoma iz več različnih virov, pa je zahtevna naloga. Ste se kdaj vprašali, koliko časa v podjetju porabite za prevzem in vnos dokumentacije ter koliko za dejansko delo? Še vedno pretipkavate podatke in informacije; koliko napak pri tem storite in koliko vas stanejo?

Vedno manj podjetij si lahko privošči kakršnekoli napake. Sploh take, ki bi se jim lahko enostavno izognili. Npr. na področju dela z dokumenti. Uvedba dokumentnega sistema je odlična rešitev, ki poenostavi poslovanje, poveča učinkovitost, zmanjša možnosti napak in posledično zmanjša stroške poslovanja. Z njegovo pomočjo zaposleni porabijo manj časa za vnašanje podatkov in se lahko bolj posvetijo svojemu delu.

Vpleten v vse procese, povezane z dokumenti

Prvotni namen dokumentnega sistema je upravljanje dokumentov, a zmore še bistveno več: npr. elektronski zajem ter obvladovanje delovnih tokov z upravljanjem celotne dokumentacije v podjetju. Sistem zagotavlja hitrejši pretok dokumentov v podjetju, znižuje stroške ravnanja z dokumenti ter omogoča učinkovit dostop do dokumentov in informacij v trenutku, ko jih zaposleni potrebujejo. Je tudi temeljni kamen za podjetja, ki želijo uvesti povsem brezpapirno poslovanje. V tem primeru je tesno povezan v vse z dokumenti povezane procese in skrbi za dokumentni red.

Podjetja uporabljajo dokumentni sistem v želji po obvladovanju elektronskega poslovanja. Sodoben dokumentni sistem, povezan s poslovnimi procesi, dvigne organiziranost podjetja ter produktivnost zaposlenih, predvsem pa uredi upravljanje dokumentov in njihovo hrambo. »Dokumentni sistem PANTHEON DMS ne omogoča le upravljanja in deljenja dokumentov, temveč obvladuje celotno življenjsko pot različnih vrst dokumentacije. Bedi namreč nad delovnimi tokovi, upravlja e-dokumentacijo, e-knjižbe in e-račune,« pojasnjuje Katja Pirnat, skrbnica ključnih strank v podjetju Datalab.

Varno in pod nadzorom

Poleg večje učinkovitosti poslovanja in ravnanja z dokumentacijo dokumentni sistem dvigne tudi nivo varnosti v podjetju. Dostop do dokumentov je nadzorovan in sledljiv, tako po vpogledih kot spremembah, kar olajša iskanje starejših različic in sprememb, pravna varnost je zagotovljena. Klasifikacija dokumentov v navezi z varnostno politiko določa, kdo v podjetju lahko dostopa do katerih dokumentov in kdo ne. Tu je še večnivojsko potrjevanje dokumentov.

»Vpeljava PANTHEON DMS-a je vsekakor zaželena, saj z njo dosti lažje poskrbimo za skladnost z zakoni o hrambi dokumentacije, hkrati pa optimiziramo določene administrativne procese in tako prihranimo čas in olajšamo delo osebju,« dodaja Pirnatova.

V kolikor je dokumentni sistem integriran še z rešitvijo za optično branje (vsebine) dokumentov, je digitalizacija papirnih dokumentov še bolj poenostavljena, odpravi se obilica ročnega dela, manj je napak.

Naložba, ki se hitro povrne

Ne glede na to, koliko podjetje stane implementacija dokumentnega sistema, gre za rešitev, ki se zelo hitro povrne. Zaposleni namreč ne izgubljajo časa z iskanjem dokumentov po različnih omrežnih ali lokalnih arhivih ali aplikacijah, tudi iskanje izsekov vsebine je bliskovito hitro, če so dokumenti centralno hranjeni v dokumentnem sistemu. Samo pomislite, koliko časa in denarja prihranite, če zaposleni informacije in podatke, ki jih dnevno išče okoli pol ure, pridobi v nekaj sekundah …

Za dodatne prihranke pa izberite dokumentni sistem z mobilno komponento. Če sistem zaposlenim omogoča stalen dostop do dokumentov, tudi iz oddaljenih lokacij in prek mobilnih naprav, bodo delovali še bolj učinkovito.

Več najdete na www.datalab.si. (P.R.)