E-račun in e-hramba

Država vpeljuje obliko e-računa, ki ga sestavljajo tri datoteke. Poleg vizualizacije e-računa (npr. v zapisu PDF) sta obvezni še dve XML-datoteki: enotna standardizirana oblika e-računa v strukturi XML (skladno z e-SLOG-om, ki ga je določila Gospodarska zbornica Slovenije) in ovojnica e-računa, prav tako v strukturi XML, namenjena usmerjanju računa. Ker gre pri e-računu le za eno izmed vrst oz. tipov dokumentacije, s katero upravljajo podjetja, je v izogib kasnejšim dodatnim stroškom ali celo vpeljavi popolnoma novih rešitev, smiselno že v tej fazi izbrati nadgradljivo in dovolj funkcionalno rešitev, ki bo omogočala obvladovanje vseh dokumentov v e-obliki. Rešitev, ki jo je mogoče nadgraditi v zmogljiv in funkcionalen dokumentni sistem oz. sistem obvladovanja poslovnih procesov (BPM), ki ima integrirano rešitev za varno zakonsko skladno e-hrambo. Organizacije namreč že danes prejemajo vse večji odstotek dokumentov v elektronski obliki, v prihodnje pa bo potrebno vhodni in izhodni zapis teh dokumentov poenotiti. Z obvezo e-računa se je elektronskemu poslovanju torej nemogoče izogniti. Delo z e-računi podjetja postavlja pred nove izzive, in sicer glede izbire ponudnika in rešitve ter same implementacije v poslovanje.

V prednosti so celovite rešitve

Celovita pot enotnega ravnanja z e-računom znotraj organizacije vključuje več postopkov, izvajalcev in aplikacij: od kreiranja v računovodskem programu, pošiljanja in/ali sprejema v zakonsko predpisani e-obliki, proces potrjevanja oz. likvidacije, do varne in zakonsko skladne e-hrambe v oblaku. Podjetja izražajo vse več potreb tudi po uporabi rešitev za e-račune in druge dokumente na mobilnih napravah. E-računi so pravzaprav kamenček, ki sproži plaz. Ob njihovi uvedbi je vsekakor smiselno, da podjetje poleg vzpostavitve procesa izdaje, sprejema in e-hrambe računov poskrbi še za optimizacijo in modernizacijo vseh ključnih postopkov in poslovnih procesov.

Z uporabo celovite rešitve za obvladovanje elektronske in papirnate dokumentacije podjetja rešijo več zakonodajnih in organizacijskih izzivov. V primeru uporabe elektronskih storitev praktično brez začetnih naložb v IT-infrastrukturo poskrbijo za zakonsko skladno elektronsko hrambo. Obenem se z integracijo računovodskega in dokumentnega sistema pohitri delo računovodij, prav tako pa tudi vsi postopki, povezani z ustvarjanjem in potrjevanjem dokumentov (tudi računov) znotraj podjetja. Napredno okolje za obvladovanje e-procesov prinaša še obvladovanje pogodb, lajša delo kadrovski službi, skrbi za področje vhodne pošte, upravljanje z uporabniškimi pravicami in številna druga področja, brez katerih sodobno podjetje ne deluje.

Kako se lotiti uvedbe e-računov?

Ogledali smo si, kaj vse je potrebno za pripravo ter izdajo oziroma sprejem e-računov. Glede na številne postopke in zahteve je hitro jasno, zakaj so celovite rešitve pri praktični rabi v veliki prednosti.

Integracija računovodskega in dokumentnega sistema združuje prednosti obeh rešitev ter s tem uporabniku nudi zakonsko skladnost in izvajanje nalog znotraj že znanega delovnega okolja, v katerega je integrirana rešitev za obvladovanje in dolgoročno hrambo elektronskih dokumentov.

mDocs je pravi odgovor

mDocs je prilagodljiva rešitev podjetja Mikrografija za obvladovanje dokumentov v elektronski obliki, ki omogoča obvladovanje, iskanje in sledenje dokumentov. Obvlada dostop pooblaščenim uporabnikom do želenih dokumentov, omogoča kreiranje delovnih tokov ter oddaljen dostop preko mobilne aplikacije na mobilih napravah. Premore tudi nadzor vseh sprememb dokumentov in sledenje aktivnostim ter varuje dokumente pred izgubo ali nepooblaščenim dostopom. Znotraj dokumentnega sistema so že izdelani številni moduli za obvladovanje dokumentov in postopkov na področju sprejema in izdaje vhodne pošte, vodenje registra pogodb, potrjevanja računov, vodenja dokumentacije, nabavnih postopkov, dodeljevanja in nadzora nad uporabniškimi pravicami za vse informacijske vire. Vsebuje še komponento mSign za preprosto ustvarjanje in preverjanje elektronskih podpisov. Za celovito rešitev s področja obvladovanja elektronske dokumentacije pa poskrbi mSef, akreditirana storitev varne in zakonsko skladne e-hrambe v oblaku.