Celovito upravljanje projektov v podjetju

V podjetjih se vedno bolj pojavlja zavedanje o nujnosti učinkovitega upravljanja projektov in portfelja projektov, saj število projektov stalno narašča in veliko več dela se opravi na projektni način. Podjetja in organizacije poskušajo s projekti izboljšati svoj način dela, organiziranost, storitve, naredijo nov produkt ali izvedejo druge spremembe.

Večina podjetij v želji po hitri uvedbi projektnega vodenja in nadzora nad portfeljem projektov pozablja, da je ob tem potrebno spremeniti tudi zavedanje posameznikov o namenu ter rezultatu vpeljave ravnanja s projekti. Uvedba projektnega vodenja pomeni tudi spreminjanje kulture podjetja. Velik vpliv na to imata tudi ustrezna projektna metodologija in izbira informacijske podpore, ki šele skupaj omogočita dejansko in življenjsko uvedbo v vsakodnevno prakso podjetja.

Dve rešitvi za različne potrebe: Microsoft Enterprise Project Management (EPM) in Agito Project Management portal (Agito PM portal)
Ker imajo podjetja zelo različne potrebe in finančne ter časovne zmožnosti, smo v Agitu pripravili dve različici projektne informacijske podpore, ki temeljita na isti sistemski infrastrukturi: Microsoft Project in SharePoint. Odločitev za cenejšo in enostavnejšo varianto Agito Project Management portal še vedno tudi kasneje omogoča enostavno nadgradnjo v celosten sistem Microsoft Enterprise Project Management. Bistveno je, da izberemo pristop in informacijsko rešitev, ki bo »rasla z nami«, torej bo dovolj fleksibilna, da jo bomo lahko uporabljali na različne načine in jo postopno prilagodili različnim potrebam, tako za področje vodenja projektov kot ravnanja s portfeljem projektov.

Microsoft EPM sestavljajo Project Server, Project Professional in SharePoint Server, medtem ko Agito PM portal sestavljajo brezplačna različica Microsoft SharePoint Foundation Server, Agito Project Management Portal in Microsoft Project Standard.

Najbolj pomembna lastnost Microsoft EPM je podpora celotnemu življenjskemu ciklu projekta, torej od projektne pobude, izbiranja projekta, planiranja, upravljanja do zaključevanja projekta. Z nastavljivimi delovnimi tokovi (»Workflow«) lahko podpremo in avtomatiziramo celoten življenjski cikel projekta ter tako standardiziramo metodologijo upravljanja s projekti. Preko prilagojenih obrazcev zbiramo podatke, ki jih v posamezni fazi projekta potrebujemo za nadaljnje odločitve (na primer finančno spremljanje projekta, poraba virov in drugo…). Ob kreiranju projektne pobude se kreira projektni načrt iz izbrane projektne predloge in projektno spletno mesto, preko katerega se izvaja sodelovanje in komunikacija vseh članov tima in drugih deležnikov projekta. EPM omogoča podrobno definiranje aktivnosti projekta (WBS), obvestila za uporabnike, naloge, tveganja na projektu, vnos dejanskega dela (časa) na opravila, vnos in potrjevanje dopustnih listov, primerjavo med odobrenim projektnim načrtom in shranjenim v osnovnem načrtu projekta (»Baseline«) ter drugo. EPM prinaša tudi podatkovno skladišče in množico odličnih poročil poslovnega poročanja.

Agito PM portal je rešitev za podjetja, ki želijo učinkovito voditi projekte, hkrati pa želijo poenostaviti in poceniti sistemsko in strojno infrastrukturo za vodenje projektov. Rešitev za delovanje potrebuje le Microsoft Project Office Standard in brezplačno različico Microsoft SharePoint Foundation. Preko Microsoft SharePoint Foundation Server platforme je omogočeno kreiranje novega projekta iz predloge in vzpostavitev projektnega spletnega mesta. Prav tako omogoča definiranje aktivnosti projekta (WBS), vsebinsko, finančno in časovno spremljanje projektov, hranjenje vseh dokumentov projekta na projektnem spletnem mestu, obvestila za uporabnike, obveščanje članov projektnih ekip o njihovih dnevnih nalogah, vnos dejanskega dela (časa) na opravila, vnos in potrjevanje dopustnih listov ter poročila. Kljub temu, da za delovanje ne potrebuje Project Server infrastrukture, omogoča pregled vseh projektov na enem mestu, pregled zasedenosti in razporeditve kapacitet (delavci, stroji, delovno mesta…) na enem mestu, ureditev enotnega portala za posamezen projekt in analitična poročila za primerjavo planov in dejanske realizacije.

Orodje Microsoft Project (»Standard« različica v sklopu Agito PM portala in »Professional« različica v sklopu EPM) uporabnikom omogoča načrtovanje aktivnosti projekta, lokalno planiranje virov in njihovo dodeljevanje na aktivnosti, pregled zasedenosti virov, primerjavo med planom in realizacijo, pregled portfelja projektov, primerjavo med projekti ter pregled porabljenih ur po projektu, po delavcu in po aktivnostih.

Z zbranimi informacijami pripravimo poročila in/ali nadzorne plošče (»Dashboards«), ki prikazujejo aktualno stanje projektov in projektnih portfeljev. Deležniki (»Stakeholders«) projekta in člani timov so tako vedno ažurno obveščeni o projektu in lahko primerno ukrepajo.

Informacijska podpora s pomočjo Microsoft EPM platforme ali Agito PM portala podjetju prinaša naslednje poslovne prednosti: spremljanje projektnih pobud, izvajanje pravih projektov, optimiziranje virov, zmanjšanje tveganja za neuspeh projekta, spremljanje napredka in uresničitve ciljev, poenostavljena uporaba metodologije, zagotavljanje pregledne slike nad vsemi projektnimi aktivnostmi v podjetju in povečanje informacijskega pretoka med deležniki projekta.

Agito je slovensko podjetje, ki je “Microsoft Partner” s kompetenco “Silver Project and Portfolio Management“. Do učinkovitega upravljanja s projekti pomagamo največjim slovenskim podjetjem.

Več informacij na www.agito.si.