ChatGPT zna prebrati dokument. Kaj pa se zgodi potem?

Dokument je pogosto šele začetek procesa

Povzetek pogodbe, analiza dokumenta ali iskanje podatka na dvajseti strani danes za generativno umetno inteligenco niso več poseben izziv. AI je postala del vsakdanjega dela, s tem pa se za podjetja odpira naslednje vprašanje: kaj se zgodi po tem, ko AI informacijo najde?

Kdo preveri podatek? Kam se zapiše? Ali mora nekdo na njegovi podlagi nekaj potrditi? Kaj se zgodi, če se podatki ne ujemajo? Kdo ima dostop do dokumenta in kako je mogoče pozneje preveriti, na podlagi katerih informacij je bila sprejeta določena odločitev?

Tu se uporaba umetne inteligence v poslovnem okolju precej razlikuje od pogovora z AI pomočnikom.

Dober primer je prejeti račun. AI lahko iz dokumenta prepozna dobavitelja, znesek, datum zapadlosti, številko naročilnice in druge podatke. Račun s tem še ni obdelan.

Podatke je treba preveriti, račun po potrebi primerjati z naročilnico, zaznati odstopanja, določiti ustreznega potrjevalca, izvesti potrjevanje in podatke prenesti v ERP. Dokument je treba tudi ustrezno shraniti, pri celotnem postopku pa ohraniti sledljivost.

Podoben vzorec velja za pogodbe, naročilnice, kadrovske dokumente in številne druge dokumentne procese.

Ko AI postane del dokumentnega procesa

Tu postajajo pomembne namenske rešitve za inteligentno obdelavo dokumentov oziroma IDP (Intelligent Document Processing).

Njihova naloga ni samo prebrati dokument. Dokumente lahko razdelijo, razvrstijo glede na vrsto, iz njih izločijo potrebne podatke ter jih vključijo v nadaljnjo obdelavo.

DocuWare na primer uporablja IDP za avtomatiziran zajem in obdelavo različnih vrst poslovnih dokumentov. Sistem lahko prepozna vrsto dokumenta, iz njega pridobi potrebne podatke in jih posreduje v naslednje korake procesa.

Pomembna je tudi zanesljivost. Če določenega podatka ni mogoče dovolj zanesljivo določiti, se lahko dokument usmeri uporabniku v preverjanje. Avtomatizacija zato ne pomeni, da mora sistem v vsakem primeru odločitev sprejeti sam.

Prav povezava med AI in nadaljnjimi koraki je ena ključnih razlik med uporabo splošnega AI orodja in umetno inteligenco, vključeno v konkreten poslovni proces.

Kaj pa dokumenti, ki jih podjetje že ima?

Drugo področje uporabe AI je dostop do informacij v dokumentih, ki jih podjetje že hrani.

Klasično iskanje po dokumentnem sistemu temelji na iskalnih kriterijih, metapodatkih in vsebini dokumentov. Generativna AI omogoča drugačen način dela. Uporabnik lahko vprašanje postavi v naravnem jeziku.

DocuWare je v ta namen razvil AI pomočnico Auro, ki omogoča postavljanje vprašanj o dokumentih v sistemu.

Namesto odpiranja in pregledovanja več pogodb lahko uporabnik na primer vpraša:

“Katere pogodbe z dobavitelji potečejo letos in vsebujejo določilo o samodejnem podaljšanju?”

Pri poslovni uporabi ni pomembno samo, kako hitro dobimo odgovor, ampak tudi, ali ga lahko preverimo. Uporabnik mora dostopati samo do dokumentov, za katere ima ustrezne pravice, hkrati pa mora imeti možnost preveriti dokumente, iz katerih izhaja odgovor.

Od navdušenja nad AI do konkretne uporabe

Prav o tem prehodu je na letošnji NT konferenci v predavanju Beyond the Hype: Why DocuWare Leads the Next Generation of AI-Driven Document Management govoril Gregor Krapež, izvršni direktor podjetja Vibor.

Za podjetja postaja vse manj zanimivo vprašanje, ali zna AI povzeti pogodbo ali iz računa prebrati znesek. Večji izziv je, kako te zmogljivosti vključiti v obstoječe informacijsko okolje, da je rezultat uporaben tudi v naslednjem koraku procesa.

To zahteva povezavo med dokumenti, podatki, uporabniškimi pravicami, poslovnimi pravili, potrjevanjem in drugimi sistemi, ki jih podjetje uporablja.

Umetna inteligenca tako ne nadomešča dokumentnega sistema ali poslovnega procesa. Postaja del okolja, v katerem se dokumenti in podatki dejansko uporabljajo.

Prav pri povezovanju AI z vsakodnevnimi poslovnimi procesi se odpira naslednja faza njene uporabe v podjetjih.

Več informacij: ChatGPT vs. AI v DocuWare: v čem je razlika?