Pet mitov o poslovnem tiskanju: zakaj podjetja še vedno sprejemajo napačne odločitve

Poslovno okolje se je v tem času močno spremenilo, z njim pa tudi vloga naprav, ki so bile nekoč razumljene predvsem kot »pisarniški tiskalniki«.

Podjetja digitalizirajo poslovanje, uvajajo elektronske podpise, dokumentne sisteme, oblačne storitve in vedno strožje varnostne politike. Kljub temu papir ni izginil. Pogodbe, dobavnice, projektna dokumentacija, računi, zdravstveni kartoni in številni drugi dokumenti še vedno krožijo med zaposlenimi, partnerji in strankami.

To pomeni, da sodobna večopravilna naprava ni več zgolj naprava za tiskanje. Postala je ena izmed vstopnih točk v informacijski sistem podjetja.

Prav zato je presenetljivo, da se številna podjetja pri nakupu še vedno odločajo na podlagi predstav, ki so nastale pred desetletjem ali več. Nekatere med njimi so se tako zasidrale v poslovno prakso, da jih skoraj ne postavljamo več pod vprašaj.

Mit 1: Najnižja nakupna cena pomeni najnižji strošek

Nakup nove poslovne naprave pogosto spremlja razpis ali zbiranje ponudb, pri čemer je ena izmed prvih primerjav vedno cena. Takšen pristop je razumljiv, vendar lahko vodi do precej napačnih odločitev.

Nakupna cena predstavlja le majhen del življenjskega cikla naprave. Večina večopravilnih sistemov ostane v uporabi pet, šest ali celo sedem let. V tem času nastajajo stroški, ki jih ob nakupu pogosto spregledamo: poraba energije, servisni posegi, menjava potrošnega materiala, izpadi delovanja in predvsem čas zaposlenih.

Če naprava vsak dan povzroči nekaj dodatnih minut čakanja, ročnega razvrščanja dokumentov ali ponavljanja istih opravil, se na letni ravni izgubi več sto delovnih ur. Strošek takšne neučinkovitosti je pogosto bistveno višji od razlike v nakupni ceni.

Zato strokovnjaki že dolgo ne priporočajo primerjave zgolj po ceni, temveč po skupnih stroških lastništva (TCO), ki vključujejo celotno obdobje uporabe naprave.

Mit 2: Digitalizacija pomeni, da tiskanja ne bomo več potrebovali

Napovedi o popolnoma brezpapirni pisarni poslušamo že več kot dvajset let. V praksi pa se je pokazalo nekaj drugega.

Papir iz poslovnega okolja ni izginil. Spremenila se je njegova vloga.

Mnoga podjetja še vedno prejemajo fizične pogodbe, dobavnice, podpisane obrazce ali dokumentacijo partnerjev. Razlika je v tem, da dokument danes po prejemu pogosto takoj postane digitalni zapis. Skeniranje ni več končni cilj, temveč začetek avtomatiziranega procesa.

Sodobne večopravilne naprave omogočajo prepoznavo besedila (OCR), samodejno razvrščanje dokumentov, poimenovanje datotek in neposredno pošiljanje v dokumentne sisteme ali poslovne aplikacije. Papir tako predstavlja le prehodno obliko informacije.

Prav zaradi tega proizvajalci danes vse več pozornosti namenjajo programski opremi in povezljivosti, ne zgolj mehaniki tiskanja.

Mit 3: Vse večopravilne naprave ponujajo podobne zmogljivosti

Če primerjamo zgolj hitrost tiskanja ali ločljivost izpisa, so razlike med napravami res manjše kot nekoč.

Toda sodobne poslovne naprave se razlikujejo predvsem tam, kjer jih uporabnik na prvi pogled sploh ne opazi.

Pomembne razlike nastanejo pri varnostnih funkcijah, upravljanju uporabnikov, povezljivosti z oblačnimi storitvami, podpori dokumentnim sistemom, avtomatizaciji ponavljajočih se opravil in možnostih programske nadgradnje.

Prav programska oprema postaja področje, kjer proizvajalci največ vlagajo. Današnje večopravilne naprave so vse manj samostojne naprave in vse bolj omrežne platforme za upravljanje dokumentov.

Zanimivo je, da številni uporabniki te razlike opazijo šele nekaj mesecev po namestitvi. Naprava namreč ne vpliva le na kakovost izpisa, ampak tudi na način vsakodnevnega dela zaposlenih.

Mit 4: Največji strošek predstavljajo tonerji

Vprašanje o ceni tonerjev skoraj vedno sodi med prva pri izbiri nove naprave.

Vendar je to le del zgodbe.

Predstavljajmo si računovodski servis z desetimi zaposlenimi. Če vsak izmed njih vsak dan izgubi pet minut zaradi iskanja dokumentov, ponovnega skeniranja ali ročnega razvrščanja datotek, podjetje na letni ravni izgubi več kot štiristo delovnih ur.

Takšna izguba časa ima bistveno večji finančni vpliv kot nekaj odstotkov razlike v ceni potrošnega materiala.

Podobno velja za proizvodna podjetja, logistične centre ali javne ustanove. Stroški se pogosto skrivajo v administraciji, ne pa v samem tiskanju.

Zato številna podjetja danes vlagajo predvsem v avtomatizacijo dokumentnih tokov. Cilj ni natisniti več dokumentov, ampak zmanjšati število opravil, ki jih morajo zaposleni izvajati ročno.

Mit 5: Tiskalnik ni pomemben z vidika informacijske varnosti

To je verjetno najbolj podcenjena zmota.

Sodobna večopravilna naprava vsebuje operacijski sistem, notranji pomnilnik, omrežni vmesnik in dostop do občutljivih poslovnih podatkov. Po funkcionalnosti je precej bližje računalniku kot klasičnemu tiskalniku.

Skozi napravo vsak dan potujejo pogodbe, plačilne liste, osebni podatki zaposlenih, zdravstvena dokumentacija, poslovni načrti in finančna poročila.

Če naprava ni ustrezno zaščitena, lahko predstavlja vstopno točko za nepooblaščen dostop ali nenamerno razkritje informacij.

Zato sodobne poslovne naprave vključujejo šifriranje podatkov, preverjanje identitete uporabnikov, varno sproščanje izpisov, centralno upravljanje ter redne varnostne posodobitve. Pred nekaj leti so bile takšne funkcije rezervirane predvsem za velike organizacije, danes pa postajajo standard tudi v srednje velikih podjetjih.

Kam se razvija poslovno tiskanje?

Če pogledamo razvoj v zadnjih desetih letih, postane jasno, da se največje spremembe niso zgodile pri hitrosti tiskanja.

Dogajajo se na področju programske opreme, povezljivosti in upravljanja informacij.

Proizvajalci, kot so Ricoh, Canon, Konica Minolta, Xerox, HP in drugi, danes veliko več vlagajo v razvoj platform za digitalizacijo dokumentov, integracijo z oblačnimi storitvami ter avtomatizacijo poslovnih procesov kot pa zgolj v izboljšanje tiskalnih mehanizmov.

To je tudi razlog, da sodobne večopravilne naprave pogosto prejemajo programske posodobitve podobno kot računalniki ali pametni telefoni. Njihova uporabnost se po namestitvi ne konča, temveč se z novimi funkcionalnostmi lahko še povečuje.

Od tiskanja do upravljanja informacij

Morda je največja sprememba prav v razmišljanju.

Dolga leta smo večopravilno napravo ocenjevali po številu strani na minuto, zmogljivosti podajalnika papirja ali ceni tonerjev. Danes so to še vedno pomembni podatki, vendar ne povedo več celotne zgodbe.

Sodobna poslovna naprava vpliva na hitrost pretoka informacij, varnost dokumentov, učinkovitost zaposlenih in povezovanje različnih poslovnih sistemov. Zaradi tega njena vrednost ni več odvisna zgolj od kakovosti izpisa, temveč od tega, kako dobro se vključi v vsakodnevne procese organizacije.

Podjetja, ki se tega zavedajo, pri izbiri večopravilne naprave ne iščejo zgolj naslednika starega tiskalnika. Iščejo rešitev, ki bo podpirala način dela tudi v prihodnjih letih, ko bo digitalizacija poslovanja še tesneje povezana z upravljanjem informacij, avtomatizacijo in kibernetsko varnostjo.

In prav v tem je največja razlika med poslovnim tiskanjem nekoč in danes. Ne gre več za vprašanje, koliko strani lahko naprava natisne v minuti, temveč kako učinkovito pomaga podjetju upravljati znanje, informacije in dokumente, ki predstavljajo temelj sodobnega poslovanja.