Ali izgled računa vpliva na to, kako me stranke vidijo?

Če bi se vsaj lahko osredotočili na tiste aktivnosti, ki jim dejansko prinašajo zaslužek, ne pa izgubljali čas s papirji in birokracijo…

Da bi prišli do več časa je ključ v tem, da se rutinska opravila čim bolj avtomatizira.

Eno izmed opravil, ki je izredno zamudno je tudi priprava in pošiljanje faktur. S tem opravilom podjetniki pogosto odlašajo, saj gre za neprijetno delo. In posledično se nemalokrat zgodi, da račun celo pozabijo napisati oz. izdati! Pregledovanje razpredelnic, iskanje podatkov o strankah, vpisovanje zneskov, ipd. pač ni opis dela, ki bi bilo posebej privlačno. Predvsem pa je zamudno – še posebej, če za pripravo računov uporabljate Word ali Excel (pa tudi v marsikateri poslovni rešitvi opravilo ni nič kaj prijetnejše).

Marsikdo račune še vedno piše na roko (npr. v vezano knjigo računov), kar pa potem pomeni tudi pretipkavanje v davčno blagajno.

Toliko truda, potem pa račun na koncu še ne izgleda, kot bi želeli… Ste kdaj pomislili, da je oblika računa, ki ga izročite stranki, pomembna? Da s tem ustvarite vtis profesionalnosti, kar posledično vpliva tudi na to, kako vas (in vaše podjetje) stranka dojema?

Primer iz prakse: pred kratkim sem se lotil adaptacije stanovanja, kar je vključevalo tudi menjavo ploščic v kuhinji. Predvsem zaradi vizije moje boljše polovice (kuhinja je vseeno bolj njena domena :)), sva pregledala vse večje in manjše ponudnike keramike. Ko so bile ploščice izbrane, je sledilo plačilo. Račun je prišel v obliki Excelove razpredelnice in je vseboval nič manj kot 4 napake – med drugimi tudi o dimenziji naročenih ploščic in dogovorjenih plačilnih pogojih. Odziv podjetja na moje opozorilo je bilo: “Joj, to je pa ostalo še od prejšnjega izdanega računa in smo pozabili popraviti”. Ni veliko manjkalo, da bi prišlo do napake, ki bi bistveno vplivala na zadovoljstvo stranke (in že ta izkušnja mi ni vlila veliko zaupanja). Vse to le zato, ker račune izdajajo v Excelovih tabelah…

Profesionalni izgled računa pri stranki vzbudi občutek kredibilnosti, zaupanja in stabilnosti. Odpravi pa tudi možnost napak pri izdaji fakture.

Kakšne so torej koristi profesionalno pripravljenega računa?

1. Povečana prepoznavnost podjetja: Podjetja zapravljajo ogromne vsote denarja, da bi povečala prepoznavnost svoje blagovne znamke. Oglašujejo na plakatih, letakih, spletnih straneh, logotipe tiskajo na pisala, bloke in majice. Za celovito grafično podobo podjetja je torej smiselno, da ne pozabijo tudi na “brandiranje” izdanih računov.
2. Višja prioriteta pri plačilih: Stranka bo svoj denar raje namenila podjetju, od katerega je prijela račun, ki je pregleden, jasen in izgleda, kot da ga je pripravilo izkušeno podjetje, ki ve kaj dela.
3. Izkoristek ostalih funkcionalnosti, ki jih ponuja rešitev: Nekatere poslovne rešitve oz. računovodski programi (tudi AccountingBox) omogočajo nastavitev direktnih bremenitev in/ali periodičnega izdajanja računov. Torej v primeru, ko neko storitev za isto stranko obračunate večkrat (npr. 1x na mesec), za to poskrbi sistem sam, avtomatično.

Ampak kako se tak računovodski program uporablja?

Sistemi za izdajo računov so danes tako preprosti, da delo z njimi ne zahteva več naprednega računalniškega znanja. Vse kar potrebujete je dostop do interneta.

Primer oz. navodila za izdajo računa si lahko ogledate v tem posnetku.

Za vas smo pripravili kratek vodič, ki razlaga 7 korakov do uvedbe e-poslovanja v podjetju. Brezplačno ga lahko prenesete s klikom na to povezavo.