Kako sta Toshiba in PaperCut Hive transformirala Porsche Slovenija

Medtem ko se številne organizacije še vedno borijo s fragmentiranimi gonilniki, varnostnim tveganjem neprevzetih izpisov in »lovljenjem duhov« v čakalnih vrstah, kombinacija Toshiba naprav in platforme PaperCut Hive prinaša radikalen odmik od te kompleksnosti. Pod okriljem strokovnjakov iz podjetja TIFT se tiskanje spreminja iz dragega infrastrukturnega bremena v neviden, a neprebojno varen proces, ki sledi sodobnemu hibridnemu delu, in to brez kompromisov pri varnosti ali stroških.

Ko tiskalniška infrastruktura postane ozko grlo

Porsche Slovenija že več kot četrt stoletja obvladuje slovenski avtomobilski trg za znamke, kot so Volkswagen, Audi in Škoda. Z več kot 130 zaposlenimi na več lokacijah so se soočali s klasično IT nočno moro: starim Windows strežnikom, ki je bil vir nenehnih izpadov. IT oddelek je mesečno porabil do 12 ur za resetiranje čakalnih vrst, medtem ko so se zaposleni pritoževali nad zapletenim iskanjem pravilnega tiskalnika.

Rešitev so našli v sistemu TIFT varno tiskanje, ki temelji na platformi PaperCut Hive. Namesto lokalnih strežnikov so prešli na t. i. cloud-native arhitekturo, ki ne zahteva fizične infrastrukture, a hkrati zagotavlja najvišji nivo zaščite dokumentov.

»Še pred pol leta smo se borili s klasično tiskalniško nočno moro. Nestabilen strežnik je povzročal nenehne izpade, neusklajeni gonilniki so jezili uporabnike, IT oddelek pa je mesečno zapravljal dragocene ure za lovljene duhov v čakalnih vrstah. Vedeli smo, da potrebujemo sistemski odmik od te kompleksnosti,« pravi Sašo Dorniž, vodja IT oddelka v podjetju Porsche Slovenija.

Inteligentno vozlišče in varen prevzem dokumentov

Jedro sistema PaperCut Hive predstavlja inovativna tehnologija Edge Mesh. Za razliko od klasičnih oblačnih rešitev, kjer bi dokumenti potovali v oddaljene podatkovne centre in nazaj, Hive uporablja računalniško moč naprav znotraj lokalnega omrežja. To pomeni, da tiskanje deluje nemoteno tudi v primeru izpada internetne povezave, podatki pa ostanejo varno šifrirani znotraj »mehurčka« podjetja.

Varnost je dodatno podprta s funkcijo Secure Release. V podjetju Porsche Slovenija dokumenti nikoli več ne čakajo na odlagalnih površinah tiskalnikov, kjer bi bili dostopni nepooblaščenim osebam. Dokument se natisne šele, ko se uporabnik pri tiskalniku identificira s kartico ali mobilno aplikacijo. Vsaka stran je lahko opremljena z digitalnim vodnim žigom, kar zagotavlja polno revizijsko sled in skladnost z GDPR standardi.

Avtomatska mesečna poročila in nadzor stroškov

Ena največjih prednosti, ki jo je prinesla uvedba sistema PaperCut Hive v povezavi s Toshibino strojno opremo, je prehod iz ugibanja v natančno analitiko. Pred preobrazbo je bil natančen pregled nad tem, kdo, kaj in koliko tiska, skoraj nemogoč oziroma je zahteval zamudno ročno zbiranje podatkov iz različnih naprav.

Danes sistem omogoča avtomatsko mesečno kreiranje tiskalniških poročil, ki so ključna za učinkovit obračun in notranjo stroškovno optimizacijo. Vodstvo in računovodstvo Porsche Slovenija imata zdaj na voljo podroben vpogled v:

• Število izpisov po uporabnikih: Natančen pregled nad tem, kateri oddelki ali posamezniki so najbolj obremenjeni s tiskanjem, kar omogoča boljšo razporeditev nalog ali prehod na digitalne procese tam, kjer je to mogoče.
• Izpisi po napravah: Analitika pokaže, katere naprave so najbolj izkoriščene in katere mirujejo. To omogoča IT ekipi, da tiskalnike optimalno razporedi po lokacijah glede na dejanske potrebe.
• Stroškovna mesta: Poročila se samodejno generirajo in pošiljajo na izbrane e-poštne naslove ob koncu meseca. To pomeni, da so podatki za obračun pripravljeni brez enega samega klika, kar drastično zmanjša administrativno breme v računovodstvu.

Tiskanje, ki vrača naravi

Prehod na trajnostno mobilnost in zmanjševanje CO2 odtisa je za marsikatero podjetje prioriteta številka ena. Tudi Porsche Slovenija to filozofijo prenaša v svoje pisarniško okolje. Pri zelenem prehodu sta jim pomagala podjetji Toshiba in TIFT.

Toshiba je že vrsto let pionir na področju okolju prijaznih tehnologij. Njihove večfunkcijske naprave so zasnovane z mislijo na čim manjšo porabo energije in dolgo življenjsko dobo komponent.

Toshiba aktivno vlaga v projekte za izravnavo ogljičnega odtisa, ki nastane pri proizvodnji in delovanju njihovih naprav. Vsaka naprava, ki jo uporablja Porsche Slovenija, je del širšega ekosistema, ki teži k ogljični nevtralnosti. Toshibini tonerji in rezervni deli so zasnovani tako, da jih je mogoče v veliki meri reciklirati, kar zmanjšuje količino odpadkov na odlagališčih.

Programska oprema PaperCut gre še korak dlje. S funkcijo Forest Positive sistem izračuna porabo papirja in jo pretvori v število dreves, ki jih je treba posaditi za obnovo gozdov.

Z uporabo funkcij, kot so privzeto obojestransko tiskanje in preprečevanje tiskanja napak (ko dokument ostane v čakalni vrsti, če ni prevzet), je podjetje Porsche Slovenija naredilo velik korak k doseganju svojih trajnostnih ciljev.

Rezultati, ki govorijo sami zase

Prehod na nov sistem v Porsche Slovenija ni bil le teoretična izboljšava, temveč se je odrazil v konkretnih številkah:

• 37-% prihranek papirja: Funkcija »pull printing« je odpravila nepotrebne izpise, ki jih uporabniki prej nikoli niso prevzeli.
• 42-% zmanjšanje stroškov tonerja: Privzete nastavitve za črno-beli in obojestranski tisk so močno znižale porabo potrošnega materiala.
• Operativna razbremenitev: Čas, ki ga IT porabi za vzdrževanje tiskalniškega okolja, je padel z 12 ur na manj kot 2 uri mesečno.

Uvedba sistema, vključno z mobilnimi napravami in računalniki za delo od doma, je trajala manj kot tri tedne. Uporabniki so se samostojno registrirali prek e-pošte, kar je IT ekipi omogočilo, da se osredotoči na razvojne naloge namesto na operativno gašenje »požarov«.

Sinergija s strojno opremo Toshiba

Programska inteligenca PaperCut Hive doseže svoj polni potencial v kombinaciji s Toshiba večfunkcijskimi napravami. Te naprave so zasnovane za varno vključitev v sodobna IT okolja, saj podpirajo napredno šifriranje diskov (AES-256), varno komunikacijo prek TLS/HTTPS in samodejno sinhronizacijo uporabnikov prek imenikov, kot so AD, LDAP ali Google Directory.

Pripravljeni na prihodnost

Porsche Slovenija je dokazal, da se tiskalniški sistem lahko spremeni iz vira frustracij v orodje za povečanje produktivnosti. PaperCut Hive ni le odgovor na trenutne težave, temveč platforma, ki raste skupaj s podjetjem. Brez potrebe po novih strežnikih ali dragem vzdrževanju.

Za IT strokovnjake je sporočilo jasno. Če vas muči zastarela infrastruktura in hibridne ekipe, je čas, da odklopite stare strežnike in prestopite v dobo inteligentnega, varnega in trajnostnega tiskanja.

Bi radi izvedeli, kako lahko podobno transformacijo izvedete v svojem podjetju? Stopite v kontakt s strokovnjaki v podjetju TIFT za brezplačno svetovanje in osebno predstavitev rešitev, ki bodo vaše podjetje popeljale v digitalno prihodnost.