Kako do varnejšega tiskanja v podjetju

Dokument pošljejo v tisk, ga prevzamejo in nadaljujejo z delom. V ozadju pa se lahko skriva presenetljivo zapleten sistem strežnikov, gonilnikov, uporabniških pravic, čakalnih vrst in varnostnih pravil. Če je infrastruktura zastarela, se lahko na videz preprosta naloga hitro spremeni v breme za IT oddelek in varnostno tveganje za celotno podjetje.

Prav iz tega izhaja rešitev TIFT varno tiskanje, ki združuje večfunkcijske naprave Toshiba s platformama PaperCut Hive ali PaperCut MF. Cilj ni samo poslati dokument iz računalnika na papir, temveč podjetju omogočiti nadzor nad tem, kdo tiska, kaj tiska, kje se dokument natisne in kdo ga lahko prevzame. Hkrati lahko sistem spremlja stroške, porabo papirja ter tiskanja in zmanjša količino infrastrukture, za katero mora skrbeti IT ekipa.

Dokument na izhodnem pladnju je lahko varnostni incident

V pisarni se hitro zgodi, da zaposleni dokument pošlje na tiskalnik na drugem koncu hodnika in ga prevzame šele čez nekaj minut. Morda nanj celo pozabi. Če gre za pogodbo, kadrovske podatke, finančno dokumentacijo ali osebne podatke strank, je dokument v tem času na voljo vsakomur, ki pride mimo.

TIFT varno tiskanje to rešuje z načelom Secure Release. Dokument se ne natisne takoj, temveč čaka na uporabnikovo potrditev. Ta se pri napravi identificira s PIN-om, kartico, mobilno aplikacijo ali drugim podprtim načinom in šele takrat sprosti svoj izpis. S tem izgine eden najpreprostejših, a pogosto spregledanih načinov uhajanja informacij, list papirja, ki ga nihče ni pravočasno pobral.

Sistem lahko obenem zagotavlja revizijsko sled tiskanja, kopiranja in skeniranja. Komunikacija je zaščitena s šifriranjem, Toshiba večfunkcijske naprave pa podpirajo varnostne tehnologije, kot so šifriranje podatkov na disku, SNMPv3, SMB 3.0 ter povezovanje z uporabniškimi imeniki AD, LDAP in Google Directory.

Ko je treba naknadno ugotoviti, kdo je natisnil določen dokument, koliko strani je porabil posamezen oddelek ali zakaj stroški barvnega tiska naraščajo, postane centraliziran pregled precej bolj uporaben od ročnega ugibanja.

PaperCut Hive odstrani enega najbolj neprijetnih členov – tiskalniški strežnik

Klasično poslovno tiskanje pogosto temelji na tiskalniškem strežniku. Ta skrbi za gonilnike, tiskalne vrste in povezovanje uporabnikov s pravimi napravami. Ko deluje, ga skoraj nihče ne opazi. Ko se pojavijo težave, pa jih praviloma prvi občuti IT oddelek.

PaperCut Hive uporablja drugačen pristop. Gre za oblačno oziroma cloud-native platformo, ki ne potrebuje klasične lokalne tiskalniške strežniške infrastrukture. Posebej zanimiva je arhitektura Edge Mesh, pri kateri se za izvajanje tiskalnih opravil uporabljajo naprave znotraj lokalnega okolja. Dokumentom zato ni treba po nepotrebnem potovati v oddaljen podatkovni center in nazaj, tiskanje pa lahko deluje tudi ob težavah z internetno povezavo.

Za podjetje ima takšen pristop zelo praktično posledico. Manj je strežnikov, ki jih je treba vzdrževati, manj je odvisnosti od posameznega kosa infrastrukture in manj časa se porabi za reševanje težav, ki z osnovno dejavnostjo podjetja nimajo veliko skupnega.

PaperCut Hive je posebej primeren tudi za okolja, kjer zaposleni ne delajo več samo za eno mizo. Tiskanje je mogoče sprožiti z mobilno aplikacijo, QR kodo ali kartico, sistem pa je mogoče razširiti na različne lokacije brez postavljanja novega tiskalniškega strežnika na vsaki od njih.

Ko podjetje želi, da podatki ostanejo pri njem

Oblak pa ni prava izbira za vsako organizacijo. Nekatera podjetja zaradi svojih internih pravil, narave podatkov ali regulative želijo, da tiskalniške storitve in dnevniki ostanejo izključno znotraj njihove infrastrukture.

Za takšne primere je namenjen PaperCut MF. Ta omogoča centralizirano upravljanje tiskanja znotraj lokalnega okolja, napredna pravila tiskanja, kvote, omejevanje barvnega izpisa in spremljanje uporabe. Organizacija tako ohrani neposreden nadzor nad infrastrukturo in podatki, vseeno pa dobi funkcije, ki jih pričakuje od sodobne platforme za upravljanje tiskanja.

Izbira med Hive in MF zato ni samo vprašanje, katera rešitev je novejša. Gre predvsem za vprašanje, kakšno IT okolje ima podjetje in koliko nadzora želi obdržati lokalno.

Lepo v teoriji, toda kaj se zgodi v resničnem podjetju?

Koristi takšnega sistema se najbolje pokažejo zunaj predstavitvenih diapozitivov. Primer uvedbe pri Porsche Slovenija lepo pokaže, kaj se lahko zgodi, ko tiskalniška infrastruktura iz obrobne IT storitve prerastejo v nekaj, kar zaposlenim in administratorjem dejansko jemlje čas.

Porsche Slovenija ima več kot 130 zaposlenih na več lokacijah. Pred prenovo je njihovo tiskalniško okolje slonelo na starejšem Windows strežniku, pojavljali so se izpadi, težave z gonilniki in čakalnimi vrstami, zaposleni pa so morali iskati pravi tiskalnik. Po podatkih študije primera je IT oddelek samo za vzdrževanje tega okolja porabil do 12 ur na mesec.

Odločili so se za TIFT varno tiskanje s platformo PaperCut Hive in Toshiba napravami. S tem so odstranili potrebo po klasičnem tiskalniškem strežniku ter prešli na infrastrukturo, kjer so dokumenti zaščiteni in se sprostijo šele, ko se uporabnik identificira pri tiskalniku. Edge Mesh hkrati omogoča, da tiskalni proces ostane znotraj lokalnega okolja in deluje tudi ob izpadu internetne povezave.

Pri Porsche Slovenija niso prihranili samo nekaj klikov

Najzanimivejši del uvedbe niso nove funkcije, ampak rezultati po njihovi uporabi. Po podatkih iz študije primera se je poraba papirja v Porsche Slovenija zmanjšala za 37 %. Razlog je preprost, pri tako imenovanem »pull printingu« dokument ne pride iz tiskalnika, dokler ga uporabnik dejansko ne želi prevzeti. Izpisi, ki bi prej ostali pozabljeni na napravi, zato sploh ne nastanejo.

Stroški tonerja naj bi se zmanjšali za 42 %, pri čemer so pomembno vlogo odigrale privzete nastavitve za črno-belo in obojestransko tiskanje. Še bolj zgovoren je rezultat na strani IT oddelka. Čas, namenjen vzdrževanju tiskalniškega okolja, se je z do 12 ur zmanjšal na manj kot dve uri mesečno.

Pri tem uvedba ni trajala več mesecev. Po podatkih projekta je bila rešitev skupaj z mobilnimi napravami in računalniki za delo od doma vzpostavljena v manj kot treh tednih. Uporabniki so se lahko registrirali sami prek elektronske pošte, zato IT ekipi ni bilo treba ročno konfigurirati vsakega zaposlenega.

To je dober primer, zakaj sodobnega tiskanja ni smiselno ocenjevati samo skozi ceno tiskalnika ali tonerja. Če mora visoko usposobljen administrator vsak mesec več ur popravljati čakalne vrste in gonilnike, je tudi to strošek.

Toshiba predstavlja strojni del iste zgodbe

PaperCut lahko poskrbi za pravila, identifikacijo uporabnikov, nadzor in analitiko, vendar se na koncu dokument še vedno natisne na fizični napravi. Zato je pomembna tudi povezava s Toshiba večfunkcijskimi sistemi.

Ti se lahko vključijo v obstoječe imenike uporabnikov in podpirajo varno komunikacijo ter šifriranje podatkov. V kombinaciji s PaperCutom tako naprava ni več zgolj končna točka, na katero se pošlje datoteka. Postane del nadzorovanega informacijskega sistema, kjer veljajo enaka pravila glede uporabniške identitete, dostopa in sledljivosti kot drugod v poslovnem IT okolju.

Prav to je pomembno pri hibridnem delu in podjetjih z več lokacijami. Zaposlenemu ni treba razmišljati, kateri tiskalnik ima nameščen ali kam je poslal dokument. Pomembneje je, da lahko varno pride do svojega izpisa tam, kjer ga potrebuje.

Manj tiskanja je lahko boljše tiskanje

Digitalizacija ni odpravila tiskanja. Spremenila pa je pričakovanja. Podjetja želijo vedeti, kdo uporablja naprave, koliko jih uporablja, koliko jih to stane in ali lahko občutljivi dokumenti pridejo v napačne roke.

PaperCut omogoča poročila in pregled porabe po uporabnikih ali oddelkih, pravila pa lahko spodbujajo obojestranski in črno-beli tisk. S tem podjetje ne zmanjša samo stroškov tonerja in papirja, ampak tudi količino izpisov, ki jih nihče ni potreboval. Izvorni sistem TIFT pri tem izpostavlja možnost pomembnega zmanjšanja stroškov s pravilno zastavljeno politiko tiskanja.

Primer Porsche Slovenija pa pokaže, da to ni nujno le teoretična obljuba. Ko se varnost, upravljanje in tiskalniška infrastruktura obravnavajo kot celota, lahko učinek vidijo tako zaposleni kot IT oddelek in finance.

Sodobna rešitev za tiskanje zato ni tista, ki samo hitreje izpljune stran papirja. Bolj smiselno je vprašanje, koliko dela zahteva v ozadju, kako varno ravna z dokumenti in ali se lahko prilagodi podjetju, ko to raste. TIFT varno tiskanje s kombinacijo Toshiba naprav in PaperCut Hive oziroma PaperCut MF poskuša rešiti prav te težave. Zgodba Porsche Slovenija pa pokaže, kako velika razlika lahko nastane, ko tiskalnik iz IT težave ponovno postane samo orodje, ki opravi svoje delo.

Bi radi izvedeli, kako lahko podobno transformacijo izvedete v svojem podjetju? Stopite v kontakt s strokovnjaki v podjetju TIFT za brezplačno svetovanje in osebno predstavitev rešitev, ki bodo vaše podjetje popeljale v digitalno prihodnost. Več na https://www.tift.si/sl/tift-office/. (P.R.)