To je jasen znak, da se je začelo na polno

Gospodarska zbornica podjetja želi biti kot krovna gospodarska ustanova zgled pri uvajanju sodobnih pristopov za učinkovito, varno in ekonomično poslovanje. Stremi k oblikovanju agilnega, odzivnega in prijaznega okolja, katerega temelj so prijazni in enostavni postopki – za njene člane, partnerje in zaposlene.

Na osnovi projektne naloge so postopoma uvedli več modulov procesnega dokumentnega sistema Genis eGenDoc, s katerimi so digitalizirali in za 60 do 80 odstotkov pohitrili izvajanje kompleksnih delovnih postopkov.

V osrednjem hramu gospodarstva so s pripravo na digitalizacijo začeli leta 2019. Na osnovi širšega razpisa so najprej izbrali strateškega partnerja za digitalizacijo delovnih postopkov. Nato so skupaj s partnerjem, podjetjem Genis, pripravili projektno nalogo, s katero so popisali stanje in začrtali nove digitalizirane procese. Na osnovi projektne naloge so postopoma uvedli več modulov procesnega dokumentnega sistema Genis eGenDoc, s katerimi so digitalizirali in za 60 do 80 odstotkov pohitrili izvajanje kompleksnih delovnih postopkov, kot so odobravanje prejetih računov, priprava in vodenje pogodb ter spremljanje potnih nalogov.

Povečali vrednost naložbe v dokumentni sistem eGenDoc

V GZS-ju stremijo k popolni digitalizaciji poslovanja, zato so v letu 2024 začeli z digitalizacijo vseh vhodnih in izhodnih dokumentov. Na osnovi pozitivnih izkušenj z digitalizacijo procesa priprave in spremljanja pogodb so se odločili, da naredijo pomemben korak še pri digitalizaciji podpisovanja.

Glavni izzivi:

· Želja vodstva po celoviti digitalizaciji poslovanja

· Samo 30 odstotkov digitalno podpisanih pogodb s strani partnerjev

· Zamudno upravljanje s papirnimi pogodbami

“Ob uvedbi dokumentnega modula e-Pogodbe smo interno podprli uporabo elektronskih podpisov v spletnem brskalniku, s čimer smo dosegli, da so bile interno digitalno podpisane vse pogodbe,” je povedal Uroš Snedic, direktor digitalizacije v Gospodarski zbornici Slovenije. “Digitalno podpisane dokumente smo zunanjim podpisnikom dostavljali po e-pošti v digitalni obliki, pri čemer smo nazaj dobili samo 30 odstotkov digitalno podpisanih pogodb.”

V večini primerov so pri podpisnikih pogodbo natisnili, ročno podpisali in skenirano poslali po e-pošti. Veliko pogodb pa so podpisniki vrnili v tudi fizični obliki z navadno pošto, kar je od odgovornih na GZS terjalo dodatno delo s skeniranjem in evidentiranjem.

“Razmišljali smo, da bi s ponudbo digitalnega podpisovanja, ki bi bilo za uporabnike čimbolj enostavno, lahko delež digitalno podpisanih pogodb znatno povečali. Odločili smo se za storitev oddaljenega digitalnega podpisovanja SETCCE BetrSign, ki jo večina že pozna iz poslovanja z zavarovalnicami, bankami ter ponudniki telekomunikacijskih in energetskih storitev,” je pojasnil Snedic.

Izkazalo se je, da je procesni dokumentni sistem Genis e-GenDoc že povezan s storitvijo BetrSign, kar je le še poenostavilo uvedbo. Na Gospodarski zbornici so se odločili, da bodo izkoristili in poenotili uporabniško izkušnjo oddaljenega podpisovanja ter storitev BetrSign uporabili tako za interno kot tudi zunanje podpisovanje pogodb.

“S prehodom na oddaljeno podpisovanje smo zaposlenim omogočili, da pogodbo podpišejo od kjer koli in kadarkoli. Poleg tega smo partnerjem omogočili digitalno podpisovanje tudi, če niso imeli lastnih rešitev,” je povedal Snedic.

Za 90 odstotkov poenostavili upravljanje podpisanih pogodb

Dosegli so, da je večina pogodb samo še digitalno podpisana, kar jim je za več kot 90 odstotkov poenostavilo nadaljnje postopke v povezavi s shranjevanjem pogodbe. Odpravili so namreč dodatno skeniranje in arhiviranje fizičnih pogodb ter si z nekaj kliki zagotovili prenos prejetih digitalnih pogodb v osrednji repozitorij pogodb in aneksov. To pomeni, da večino novih pogodb upravljajo in hranijo samo še v digitalni obliki, s čimer so znatno zmanjšali porabo časa in znižali stroške za vodenja evidence pogodb v papirni obliki.

Dosegli so, da je večina pogodb samo še digitalno podpisana, kar jim je za več kot 90 odstotkov poenostavilo nadaljnje postopke v povezavi s shranjevanjem pogodbe.

Seveda uvedba ni bila možna čez noč, saj so morali za celovito digitalno izvedbo postopka pridobiti ustrezne podatke o zunanjih podpisnikih, ki jih sicer vodijo v CRM-sistemu Microsoft Dynamics 365. V ta namen so v podjetju Genis poskrbeli za integracijo sistema CRM ter modula e-Pogodbe, s čimer so v prvi vrsti zagotovili informacije o mobilnih telefonskih številkah, ki so osnova za overjanje uporabnikov pri oddaljenem digitalnem podpisovanju. Storitev BetrSign namreč podpisnikom pošlje na mobilni telefon žeton, s katerim potrdijo svojo identiteto, ki je nato osnova za pravno veljaven digitalni podpis.

Pridobljene koristi:

· Do 90 odstotna poenostavitev procesa podpisovanja pogodb

· Večina pogodb samo še v digitalni obliki

· Možnost razširitve rešitve še v druge procese, ki vključujejo zunanje podpisnike

Rešitev za prihodnost

V Gospodarski zbornici načrtujejo, da bodo s storitvijo oddaljenega digitalnega podpisovanja podprli tudi popolno digitalizacijo drugih zunanjih postopkov, kot je recimo včlanitev v GZS. Poleg tega želijo povečati vrednost naložbe v procesni dokument e-GenDoc tudi z uvedbo vodenja vhodne in izhodne pošte, v osnovi za upravljanje zadev v povezavi z dejavnostjo izdajanja javnih listin s področja mednarodnega poslovanja in prevozov v cestnem prometu. V ta namen so v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov, Zakonom o splošnem upravnem postopku ter Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih v podjetju Genis poskrbeli za ustrezno klasifikacijo in shranjevanje dokumentov ter povezavo z zunanjo storitvijo dolgoročne varne hrambe.

Uporabljeni moduli Genis eGenDoc

· e-OrgShema

· e-Pisarna

· e-Pogodbe

· e-Računi

· e-PotniNalogi