Ko tradicija sreča digitalno prihodnost

Radeče papir ima v proizvodnji papirja in papirnih izdelkov dolgoletno tradicijo. Glede na to, da so pomembni proizvajalci papirja v regiji, se zavedajo pomena sodobnih tehnologij, okoljsko odgovornega pristopa in stalnih vlaganj v kakovost.

V čem je težava?

Rast poslovanja je želja vsakega podjetja, a s tem rastejo tudi kupi dokumentov, za hrbtom pa vam čez rame gleda zahteva po skladnosti.

Finančni dokumenti, kadrovske dokumentacije, interne korespondence, pogodbe in aneksi – v poslovanju vsakega podjetja je tovrstne dokumentacije ogromno. Vse to je težko obvladovati brez modernega in učinkovitega sistema.

Izzivov, ki se pojavijo pri tradicionalnem poslovanju, je mnogo. Najprej je tu omenjena nepregledna hramba, s tem pa je neizpodbitno povezano dolgotrajno iskanje dokumentov. Zakaj? Ker shranjevanje ni enotno, shranjuje se v različne mape in celo sisteme. S tem sta tudi sledljivost in varnost dokumentov pod velikim vprašajem. Vse to vodi v potrebo po digitalizaciji in avtomatizaciji procesov.

Dokumentni sistem za učinkovito upravljanje

Inteligentni dokumentni sistem M-Files omogoča enotno, varno in učinkovito upravljanje dokumentacije. V Radeče papir ga je implementiralo podjetje Konica Minolta Slovenija.

V okviru projekta so vzpostavili avtomatiziran zajem, obdelavo in odobritve finančnih dokumentov, digitalno HR dokumentacijo (elektronske kadrovske mape, pogodbe o zaposlitvi in anekse) ter interno dokumentacijo (centralna hramba in kontroliran dostop). Poleg tega so poskrbeli za digitalno evidenco in sledljivost sprememb osnovnih sredstev, upravljanje življenjskega cikla pogodb in aneksov ter digitalni zajem vhodne pošte ter usmerjanje na odgovorne osebe. Skratka – popolna digitalizacija v pravem pomenu besede.

Poskrbeli so celo za QMS (sistem vodenja kakovosti) z enotnim obvladovanjem vseh standardov in skladnost z zahtevami ISO.

Inteligentni dokumentni sistem M-Files je dovolj robusten za velika podjetja, obenem pa zaradi svoje fleksibilnosti idealen tudi za mala in srednja podjetja.

Ena najboljših lastnosti sistema M-Files je ta, da ga v podjetju Konica Minolta Slovenija lahko po meri prilagodijo različnim panogam, kot so kmetijstvo, nepremičnine, industrija, logistika in mnoge druge. Pravzaprav gre za program oziroma aplikacijo po meri, ki omogoča hrambo podatkov in digitalne arhive ter vse v članku omenjeno.

Kaj so v Radeče papir pridobili z M-Files?

Z digitalizacijo, ki jo omogoča M-Files, so v podjetju Radeče papir pridobili centraliziran in varen dostop do vseh dokumentov, večjo preglednost in sledljivost, obenem pa dokumente zdaj obdelajo hitreje in z manj napakami. Potek dela je postal avtomatiziran, izboljšali pa so tudi skladnost in podporo sistemu kakovosti.

Dolgoročno doseganje ciljev

Učinkovitejše poslovanje, večja preglednost in dolgoročno zanesljiva podpora pri doseganju strateških ciljev so tisti razlogi, zaradi katerih se podjetja odločajo za digitalno transformacijo z M-Files. Konica Minolta Slovenija pa svojim strokovnim znanjem zagotavlja rešitev, ki je prilagojena potrebam podjetij, ne glede na njihovo velikost in panogo, v kateri poslujejo.

Če želite brezplačno preizkusiti po mnenju uporabnikov najbolj napreden dokumentni sistem, kontaktirajte podjetje Konica Minolta Slovenija. (P.R.)

“Z implementacijo M-Files smo v Radeče papir naredili pomemben korak v smeri digitalne preobrazbe. Dokumenti so danes dostopni hitreje, pregledneje in varneje, kar nam omogoča bolj učinkovito delo in lažje sprejemanje odločitev. Posebej pomembno je, da imamo sedaj celovit pregled nad finančnimi dokumenti, kadrovsko dokumentacijo, pogodbami ter sistemom kakovosti, kar krepi našo konkurenčnost in skladnost z zakonodajo. V sodelovanju s Konica Minolta Slovenija smo dobili partnerja, ki razume naše potrebe in nam pomaga pri dolgoročni digitalni strategiji.”

Leopold Povše, direktor Radeče papir