Brezpapirno poslovanje od »A do Ž«

V izogib izgubi e-dokumentov in e-podatkov, ključnih atributov v poslovanju, je potrebno podatke jasno definirati, končne dokumente pa v elektronski obliki varno hraniti. S celovitimi rešitvami, ki zajemajo vse korake od zajema do varne e-hrambe, lahko prihranimo veliko časa. Varnost in jasna politika dostopov pa sta vsekakor dve glavni skrbi, ki spremljata brezpapirno poslovanje.

Za lažje razumevanje celovitosti in pomembnosti prav vsakega izmed segmentov, je skorajda nujno razumeti, kako je sestavljen celoviti proces (Glej sliko z naslovom “Kako je sestavljen celoviti proces?”)

Zajem in validacija dokumentov

Skeniranje in zajem podatkov predstavljata prvi korak k večji poslovni učinkovitosti in brezpapirnemu poslovanju, saj omogoča hitrejši dostop in nudi dodatno dolgoročno zaščito dokumentacije. Če želite to opraviti enostavno in brez zapletov, je certificirana rešitev za skeniranje in indeksacijo ključnega pomena.

Mikrografijina rešitev mScan se izkaže za odlično rešitev tega koraka, saj omogoča hitro in natančno pretvorbo dokumentacije v elektronske dokumente. Najbolje pri vsem tem je, da boste imeli podatke, ki so za vaše podjetje tako dragoceni, zbrane na enem mestu ter celovito in pravilno pripravljene na obdelavo in nadaljnjo uporabo. Zajem pa ni omejem zgolj na dokumente v pisni obliki, saj ga lahko uporabite za napredno digitalizacijo elektronske pošte, faksa ali ročno napisanih dokumentov.

Procesna rešitev (dokumentni sistem)

Dokumentni sistemi (DMS) ne pomenijo le rešitev za obvladovanje in deljenje dokumentov. Pomenijo podporo internim procesom. Dokumentni sistemi, ki v sebi združujejo še močna procesna orodja (BPM – business process management), niso le strukturiran način hranjenja dokumentov, so živ sistem, katerega cilj je lažje in hitrejše odločanje ter operativno učinkovitost organizacije.

Zato je pomembno, da procesna rešitev omogoča dobro prilagodljivost in modularnost. Dokumentni sistem mDocs je vrhunska rešitev, ki jo odlikuje izjemna prilagodljivost in modularna zasnova programske opreme, ki vam omogoča nadgrajevanje in razširitve skladno z razvojem in rastjo poslovanja. Sistem se enostavno prilagaja različnim tipom in velikostim organizacije, programska oprema pa je certificirana pri Arhivu Republike Slovenije.

Varna e-hramba

Varnost informacij, nadzor nad dostopi, spreminjanje, dopolnjevanje oz. verzioniranje dokumentov so pomembni elementi realizacije poslovnega procesa. Pred vzpostavitvijo dokumentnega sistema ali sistema za e-hrambo je nujno potrebno implementirati zahteve varnostne politike, katere končni cilj je varna e-hramba vse dokumentacije, ki jo podjetje zakonsko mora hraniti ali pa je ključnega pomena za poslovni uspeh.

mDocs in mScan sta že integrirana z varno, zakonsko skladno, certificirano e-hrambo mSef. V Mikrografiji veliko pozornosti namenjajo integracijam dokumentnega sistema in / ali sistema e-hrambe s tretjimi sistemi (ERP, CRM, SCM), ki se že nahajajo v uporabnikovem okolju. S tem se izognete večjim posegom v delovna okolja, hkrati pa zagotovite celovito podporo elektronskim procesom na podjetju naraven in nemoten način. Zelo pomembno je, da sistemi omogočajo revizijsko sled za vse spremembe in vpoglede nad dokumenti ter standardizacijo delovnih procesov, kot so potrjevanje računov, zajem pošte in podobni.

Jasno zapisani postopki in ocena varnosti

Dober nasvet ter več desetletne izkušnje so zlata vredne. Projekt uvedbe celovite digitalizacije poslovnega okolja je lahko zelo prijetna izkušnja, če se ga lotite pravilno in strukturirano. Mikrografija vam kot specializiran ponudnik nudi storitve svetovanja na področju notranjih pravil, pravilnikov in klasifikacijskega načrta, lahko pa prevzamejo tudi vlogo partnerja pri vzpostavitvi brezpapirnega poslovanja v celoti. Sprejem notranjih pravil zajema in e-hrambe dokumentov je za organizacijo pomemben predvsem z vidika zagotavljanja zakonsko skladne elektronske hrambe in pravne veljavnosti hranjenih dokumentov.

V podjetju vam omogočajo možnost nakupa ali najema rešitev. Dostopnost in varnost sta v modernih poslovnih procesih še kako pomembni. Najem ne zahteva visokih investicijskih stroškov in se plačuje mesečno glede na uporabljene module v primeru najema dokumentnega sistema oz. količine podatkov v primeru najema e-hrambe. Pristop podjetja Mikrografija je celovit, saj ne odpravljajo zgolj posamezne težave, temveč poskrbijo, da poslovni procesi in delo zaposlenih pridobi novo dimenzijo. Zavedajo se, da ima vsako podjetje svoj način dela, zato rešitve maksimalno prilagodijo posameznemu poslovnemu okolju. Pri tem pa se opirajo na dolgoletne izkušnje in primere dobrih praks.

Več informacij o rešitvah najdete na www.mikrografija.si (P.R.)