Načrtovanje in uvedba vaše brezpapirne rešitve

Uspešna izvedba brezpapirne pisarne zahteva ustrezno planiranje in tehtne odločitve glede tega, kateri sistem izbrati in kako uvesti tehnologijo za največji uspeh. Strateško planiranje pa se seveda začne pri menedžmentu in vodstvu, širjenje zavedanja med uporabniki in ocenjevanju poslovnih procesov. Ko se projektna skupina enkrat prebije preko začetne faze projekta brezpapirne pisarne, je čas za prehod na planiranje in uvedbo rešitve v prakso.

Načrtovanje vaše rešitve

Ključni cilj faze načrtovanja je združitev vašega znanja o zahtevah poslovanja z znanjem in izkušnjami strokovnjakov ali ponudnika podjetniškega sistema za upravljanje z vsebinami. To je nujno potrebno predvsem iz vidika, da bo končna rešitev resnično delovala za vas. Vloga strokovnjakov podjetniškega sistema za upravljanje z vsebinami je načrtovanje rešitve brezpapirne pisane, ki bo odpravila ozka grla in druge neučinkovitosti v vašem poslovnem procesu. Če rešitev iz takšnih ali drugačnih razlogov še ni ustrezna, je faza načrtovanja odlična, da se zadeve uredijo na način, da bo končna rešitev povsem pisana na kožo našemu poslovanju.

Ključna vprašanja, s katerimi se srečujemo v fazi načrtovanja so, kako bomo dokumente medsebojno povezali, kje bomo delili podatke in kako bomo v sistem vgradili indeksna polja. Odgovori na ta vprašanja bodo dejansko pokazali, katere komponente in funkcije naj bi bile uporabljene pri postavitvi brezpapirne pisarne. Ena izmed ključnih prednosti te faze je tudi ta, da omogoča končnim uporabnikom vpogled v to, kako bo rešitev zgledala v praksi in jim omogoča tudi prikaz vseh prednosti, ki jih bo prinesla uvedba brezpapirne pisarne. Na koncu faze načrtovanja pa je treba odgovoriti na vprašanje, kdaj bomo rešitev namestili.

Uvedba vaše rešitve

Uvedba na osnovi načrta se začne s testnim sistemom ali pa se odvija preko številnih faz. To je tudi odličen čas za uvedbo izobraževanja. Tu je treba tudi zagotoviti, da ključni ljudje v informatiki, spremljajo strokovnjake pri uvedbi sistema, in sicer bodisi na strežnike bodisi v računalništvo v oblaku. Ko je sistem uveden, se izvede preizkušanje, in sicer na način, da preizkusimo enega izmed svojih poslovnih procesov s testnimi dokumenti ali datotekami. To je primerna faza tudi za pridobivanje izkušenj.

Uvedba brezpapirne pisarne je seveda veliko več kot le izbira prave tehnologije. Tu je namreč potrebno uporabiti še vse zanje in izkušnje, ki smo jih pridobili z uvedbo nove rešitve. Če pa nam uspe uvesti pravo tehnologijo s pravimi poslovnimi praksami, potem bomo zagotovo uspeli pri projektu brezpapirne pisarne.

Če želite izvedeti še več o brezpapirnih pisarnah in njihovih prednostih, se obrnite na strokovnjake podjetja Vibor d.o.o., ki vam bodo z veseljem priskočili na pomoč.