Digitalizacija javne sfere se ne začne pri računalniku – začne se pri dokumentu

V zadnjih letih smo se navadili, da številnih postopkov ni več treba opravljati na okencu. Vloge oddajamo prek spleta, prejemamo elektronska obvestila, dokumente podpisujemo digitalno in vse več informacij je dostopnih z nekaj kliki.

Za večino ljudi je to pomenilo predvsem eno – manj obiskov različnih ustanov in manj čakanja v vrstah.

Toda to je le del zgodbe.

Za vsakim elektronsko oddanim obrazcem se skriva precej bolj zapleten sistem, v katerem sodelujejo informacijski sistemi, dokumentni centri, arhivi in javni uslužbenci. Prav tam se odloča, ali bo postopek res hiter ali pa bo digitalna vloga na neki točki vseeno postala kup papirja na pisalni mizi.

Digitalizacija se zato ne konča takrat, ko državljan klikne gumb »Oddaj«. Takrat se pravzaprav začne delo javne ustanove.

Dokument ostaja središče skoraj vsakega postopka

Ne glede na to, kako napredni postajajo informacijski sistemi, dokument ostaja temelj javne uprave.

Lahko nastane elektronsko, lahko pride po elektronski pošti ali pa ga občan prinese osebno. Pogosto vsebuje priloge različnih formatov, podpise, skene ali dokazila, ki jih mora ustanova vključiti v enoten informacijski sistem.

Prav zato je največji izziv sodobne javne uprave povezovanje dveh svetov – papirnega in digitalnega.

Če dokument obstane zgolj na papirju, se proces upočasni. Če ga je treba večkrat kopirati, poimenovati ali ročno razvrščati, se poveča možnost napak. Če ga zaposleni težko najdejo, se podaljša tudi čas odločanja.

Digitalizacija je uspešna šele takrat, ko dokument ne glede na svojo obliko hitro postane uporabna informacija.

Primer iz vsakdanjega življenja: mlada družina

Predstavljajmo si mlada starša, ki sta pravkar dobila otroka.

Čaka ju vrsta postopkov – prijava rojstva, ureditev zdravstvenega zavarovanja, vloga za otroški dodatek, morebitna prijava starševskega dopusta in kasneje še vpis v vrtec.

Velik del teh postopkov danes lahko opravita elektronsko. Nekatera dokazila pa še vedno prideta v papirni obliki ali pa jih je treba priložiti kot skenirane dokumente.

Če ustanova uporablja sodobne dokumentne procese, se ti dokumenti ob prejemu samodejno digitalizirajo, razvrstijo in usmerijo odgovorni osebi. To pomeni, da starša hitreje prejmeta odločbo, manj je možnosti za izgubljeno dokumentacijo in manj potrebe po dodatnih obiskih urada.

Na videz gre za majhno razliko.

V resnici pa pomeni manj stresa v obdobju, ko imajo mladi starši že tako dovolj drugih obveznosti.

Drugi primer: podjetnik, ki želi hitro začeti poslovati

Podobno velja za samostojnega podjetnika ali lastnika manjšega podjetja.

Pred začetkom poslovanja mora urediti različna dovoljenja, prijave, pogodbe, bančno dokumentacijo in številne druge obrazce. Vsak zamik pomeni izgubljen čas in pogosto tudi izgubljen prihodek.

Če dokumentacija hitro preide iz papirne v digitalno obliko, lahko različni oddelki isto dokumentacijo obravnavajo hkrati, brez fizičnega prenašanja map med pisarnami. Postopki so preglednejši, odločanje hitrejše, podjetnik pa lahko prej začne opravljati svojo dejavnost.

Za posameznika je razlika zelo konkretna. Namesto da več dni čaka na naslednji korak, prejme odgovor bistveno hitreje.

Zakaj imajo pri tem pomembno vlogo večopravilne naprave?

Ko govorimo o digitalizaciji, večina ljudi pomisli na računalnike in programsko opremo.

Manj pogosto pa pomislimo na napravo, skozi katero gre skoraj vsak dokument.

Sodobna večopravilna naprava danes ni več namenjena zgolj tiskanju.

Dokument zajame, prepozna njegovo vsebino, pretvori besedilo v digitalno obliko, ga samodejno poimenuje, razvrsti in pošlje v dokumentni sistem. Pri tem lahko prepozna različne vrste dokumentov, uporablja optično prepoznavo besedila (OCR) in omogoča neposredno povezavo z oblačnimi ali internimi informacijskimi sistemi.

To pomeni manj ročnega dela, manj napak in hitrejšo obdelavo.

Za državljana je rezultat preprost – krajši čas do končne odločitve.

Različne ustanove imajo različne potrebe

Digitalizacija ne poteka enako v vseh ustanovah.

Manjše občine, zdravstveni domovi, šole, knjižnice ali posamezne organizacijske enote pogosto potrebujejo predvsem kompaktno napravo, ki omogoča kakovostno barvno tiskanje, hitro skeniranje in enostavno uporabo.

V takšnem okolju je zanimiva Ricoh IM C320FSE, ki združuje večopravilnost, sodoben uporabniški vmesnik in povezljivost z dokumentnimi sistemi v kompaktni A4 napravi. Primerna je za okolja, kjer ni ključna količina izpisov, temveč hitra in zanesljiva obdelava različnih vrst dokumentacije.

Na drugi strani večje upravne enote, ministrstva, bolnišnice ali centralne administrativne službe dnevno obdelujejo bistveno več dokumentov in imajo večje število uporabnikov.

Tam pride do izraza Ricoh IM C401F, ki poleg višje produktivnosti ponuja napredne možnosti upravljanja uporabnikov, avtomatizacije dokumentnih tokov in varnega vključevanja v zahtevnejša informacijska okolja.

Čeprav sta napravi namenjeni različnim okoljem, sledita istemu cilju – zmanjšati administrativno delo in pospešiti pretok informacij.

Digitalizacija pomeni tudi večjo varnost

Poleg hitrosti je pomembna tudi zaščita podatkov.

Javne ustanove vsak dan obdelujejo osebne podatke, zdravstveno dokumentacijo, finančne evidence in druge občutljive informacije. Zato mora biti vsak korak dokumentnega procesa ustrezno zaščiten.

Sodobne večopravilne naprave omogočajo prijavo uporabnikov, šifriranje podatkov, varno sproščanje izpisov, centralno upravljanje in beleženje dostopov. To zmanjšuje možnost človeških napak in povečuje zaupanje v digitalne postopke.

Digitalna država se meri z izkušnjo državljana

Uspešnost digitalizacije se ne meri po številu novih portalov ali aplikacij.

Meri se po tem, koliko časa posameznik potrebuje, da uredi svoje zadeve, koliko dokumentov mora oddati in kolikokrat mora zaradi istega postopka obiskati različne ustanove.

Ko je dokument mogoče hitro zajeti, obdelati in varno vključiti v digitalni proces, se to pozna tudi na uporabniški izkušnji. Državljan prejme odgovor hitreje, zaposleni imajo manj administrativnega dela, ustanove pa lahko svoje vire namenijo nalogam z večjo dodano vrednostjo.

Prav zato sodobne večopravilne naprave niso več zgolj podpora pisarniškemu delu. Postajajo pomemben člen digitalne infrastrukture javnega sektorja. Njihova naloga ni le tiskanje dokumentov, ampak predvsem povezovanje fizičnega in digitalnega sveta na način, ki koristi tako zaposlenim kot tudi državljanom.

Digitalizacija javne sfere je uspešna šele takrat, ko tehnologija postane skoraj nevidna. Ko postopki tečejo hitreje, dokumenti ne zastajajo in posameznik dobi občutek, da sistem deluje v njegovo korist. Prav v tem pa je tudi največja vrednost rešitev, kot sta Ricoh IM C320FSE in Ricoh IM C401F – ne zaradi tega, ker hitreje tiskata, temveč zato, ker pomagata ustvarjati učinkovitejše, varnejše in bolj povezane javne storitve.