Kaj storiti z vašim OneDrive računom ob odhodu iz podjetja?

OneDrive, ena najbolj razširjenih Microsoft 365 storitev, ki nam omogoča shranjevanje vseh vrst datotek ter dostopanje do njih v kateri koli napravi, kjer koli se nahajamo. V podjetjih so dotično storitev z migracijo na takrat še Office 365 (zdaj Microsoft 365) začeli masovno uporabljati predvsem ob nastopu pandemije, v zadnjem času pa se uporabnikom poraja kar nekaj vprašanj, kaj storiti s svojim OneDrive računom ob odhodu iz podjetja?

Za brisanje datotek ali map v storitvi OneDrive obstaja več načinov, nas pa predvsem zanima, kako izklopiti, onemogočiti ali odstraniti storitev OneDrive. Za začetek se bomo posvetili ključnim korakom, katere mora PRED odhodom iz podjetja opraviti vsak zaposleni.

• Vsak uporabnik OneDrive-a mora pred odhodom nujno poskrbeti, da vsebine, ki jih potrebujejo sodelavci, prenese na lokacijo, ki ni vezana na njegov Microsoft 365 račun (vsi dokumenti v skupni rabi, ki se izvorno nahajajo na OneDrive lokaciji uporabnika v odhodu, se torej prekopirajo na lokacijo, ki ni njegov račun);
• zapomniti si je potrebno, da se podatki uporabnika na OneDrive-u hranijo še 30 dni po avtomatskem izbrisu (onemogočanju) računa – ta čas ni nikakor namenjen operativnemu delu ali prenosu vsebin, temveč zgolj izrednim dogodkom in posegom;
• administrator, brez delavčeve predhodne, svobodne in nedvoumne osebne privolitve, nima pravice vpogleda v OneDrive uporabnika, razen, če gre za izredne primere, ki so po navadi opisani v Informacijski varnostni politiki za uporabnike informacijskega sistema podjetja.

Najpogostejša vprašanja uporabnikov

Vprašanje (Teams)
Ali je dovolj, da se spremeni lastnik skupine in bo pri tem vsa vsebina ostala celovita in razpoložljiva? Predvsem so pomembne datoteke, ki so bile odložene za širšo skupino ljudi. Datoteke je odložila sodelavka, ki odhaja in je lastnica teh dokumentov.

Odgovor
V Teams skupini se doda dodatni lastnik. V Teams-ih je lahko uporabnik lastnik ali član. S tem vsa vsebina ostane, obstaja pa tudi vsaj en lastnik skupine. Tudi v splošnem je dobro, da imajo vse Teams skupine vsaj dva lastnika, če pa so to enakovredni člani, so seveda vsi lahko lastniki.

Vprašanje (OneDrive)
Kako je z vsebino na OneDrive-u? Je dovolj, da je vsebina deljena s posameznikom iz oddelka oz. ali je potrebno vsebino v celoti prenesti na posameznikov OneDrive? Datoteke potrebujemo za nadaljnje delo.

Ali bo vsebina posameznikovega OneDrive-a po odhodu zaposlene oz. ukinitvi njenega uporabniškega računa na voljo kot varnostna kopija? Sprašujem za primer, da ugotovimo, da ni bila deljena celotna vsebina. Če da, kakšni so postopki za pridobitev vsebine posameznega računa?

Odgovor
Vsebina na Onedrive-u se z izbrisom uporabnika (kar se zgodi pri odhodu) izbriše po enem mesecu. Opciji ohranitve sta dve: ali se vsebina, ki je relevantna za podjetje, preseli v Teams skupino (lahko jo ustvarite na novo) ali pa si relevantno vsebino eden od ostalih kolegov, kateremu je vsebina deljena, skopira k sebi. Na splošno je priporočljivo, da se vsa vsebina, ki je pomembna za podjetje, hrani v Teams skupinah in ne na OneDrive-u.