Najboljši podjetniki imajo na telefonu najmanj aplikacij

Kljub vsem prednostim digitalizacije, imajo mnogi podjetniki in zaposleni občutek, da jih tehnologija še dodatno obremenjuje, namesto da bi stvari poenostavljala. Na telefonih in računalnikih se kopiči vedno več aplikacij, vsaka s svojim namenom, prijavo, načinom dela in obvestili. Posledica je okolje, v katerem imajo zaposleni nešteto aplikacij in ogromno časa izgubijo že samo z iskanjem informacij in preklapljanjem med različnimi sistemi.

Tipičen delovni dan v številnih podjetjih je videti tako: računi so v enem programu, podatki o strankah v drugi, projektno vodenje v tretji, dokumenti na skupnem disku ali v oblaku, komunikacija pa poteka prek več različnih kanalov. Ko zaposleni potrebuje eno samo informacijo, mora pogosto odpreti več različnih orodij, preveriti različne verzije dokumentov ali iskati podatke po elektronski pošti. V praksi to pomeni manj osredotočenosti in več administrativnega dela.

Veliko aplikacij / programov pomeni več šuma

Čeprav se zdi logično, da več aplikacij pomeni več možnosti in večji nadzor nad poslovanjem, se v resnici pogosto zgodi ravno nasprotno. Vsako novo orodje prinese dodatna pravila, nove procese in potrebo po usklajevanju. Podatki se začnejo podvajati, ekipe uporabljajo različne verzije informacij, pomembni podatki pa ostanejo razpršeni po različnih sistemih. Namesto večje učinkovitosti nastane več šuma.

Ključ je v urejenosti in ne v količini

Uspešna podjetja zato vse pogosteje ugotavljajo, da konkurenčna prednost ni v številu digitalnih rešitev, ampak v jasnosti in preglednosti procesov. Najbolj učinkovite organizacije praviloma nimajo največ aplikacij, temveč najbolj urejene sisteme. Ključno je, da zaposleni natančno vedo, kje se nahajajo podatki, kdo je odgovoren za posamezne naloge in kako potekajo procesi.

MANJ ORODIJ NE POMENI MANJ DIGITALIZACIJE.
Večjo učinkovitost pogosto prinesejo povezani procesi in boljši pregled nad podatki.

Tak pristop zmanjšuje nepotrebno administracijo in omogoča, da se ekipe bolj posvetijo delu, ki ustvarja dejansko vrednost. Ko podjetje uporablja povezan sistem, informacije ni treba več vnašati v več različnih programov. Podatek se vnese enkrat in nato samodejno potuje skozi celoten proces – od ponudbe in naročila do računa, zaloge ali poročil. To zmanjšuje možnost napak in prihrani veliko časa.

Pomemben del sodobnega poslovanja zato postaja integracija procesov v enotno okolje. ERP-sistemi so se iz orodij za večja podjetja razvili v platforme, ki jih uporabljajo tudi mala in srednje velika podjetja. Njihova največja prednost ni zgolj digitalizacija poslovanja, ampak predvsem povezovanje različnih področij v celoto.

PANTHEON – ko stvari postanejo smiselne

V praksi to pomeni, da imajo podjetja na enem mestu pregled nad financami, prodajo, nabavo, skladiščem, dokumenti in odnosi s strankami. Namesto nenehnega preklapljanja med aplikacijami lahko zaposleni delajo v enotnem okolju, kjer so podatki med seboj povezani in vedno dostopni.

Med rešitvami, ki jih podjetja v regiji pogosto uporabljajo za takšno povezovanje procesov, je tudi PANTHEON. Podjetja, ki so pred tem uporabljala več različnih programov za posamezne naloge, pri PANTHEON-u pogosto izpostavljajo predvsem večjo preglednost brez preklapljanja med okni in napravami ter manj izgubljenega časa. Računovodstvo, prodaja, upravljanje zalog, dokumenti in podatki o strankah so združeni v enem sistemu, zato je dela z ročnim prenašanjem informacij bistveno manj. Podatke vnesejo enkrat in ti se avtomatsko povežejo z vsemi procesi.

Takšne rešitve prinašajo tudi večjo varnost pri delu. Ko vsi uporabljajo enoten sistem, je manj možnosti, da bi zaposleni delali z zastarelimi podatki ali napačnimi verzijami dokumentov. Vodstvo podjetja pa lažje spremlja poslovanje in hitreje sprejema odločitve, saj ima ključne informacije na voljo v realnem času.

Sistem, ki povezuje in poenostavlja delo

Digitalna orodja bodo v prihodnje še pomembnejša, vendar strokovnjaki opozarjajo, da uspeh ni odvisen od količine tehnologije. Podjetja, ki želijo delati učinkovito, morajo predvsem zmanjšati kompleksnost. Namesto zbirke nepovezanih aplikacij potrebujejo sistem, ki procese povezuje, poenostavi delo in zaposlenim omogoča boljši pregled.

Več najdete na spletni strani www.datalab.si (P.R.)