6 stvari, ki jih omogoča Microsoft Teams in za njih niste vedeli

Microsoft Teams uporablja 145 milijonov dnevno aktivnih uporabnikov in velika verjetnost je, da orodje uporabljate tudi vi. Od video klicev, tekstovnih sporočil, do sestankov in beležk, Teams omogoča marsikaj.

Kljub vsemu pa Teams določene stvari skriva oz. morda niso tako razširjene med splošnimi uporabniki, vendar so vseeno zelo uporabne. Pa si poglejmo, kaj še omogoča Microsoft Teams, pa za to morda niste vedeli.

Sodelujte na sestanku z orodjem Microsoft Whiteboard

Ena najboljših stvari pri fizičnih sestankih in druženjih v službi je, da smo s sodelavci skupaj in da ideje kar letijo po zraku. Na tak način se s sodelavci bolj povežemo, hkrati pa se poveča stopnja kritičneg razmišljanja. Ste vedeli, da lahko točno to naredimo tudi virtualno, z uporabo Microsoft Teams?

Microsoft Whiteboard je prostor v Teams sestanku, kjer lahko udeleženci skupaj zapisujemo ideje. Do funkcionalnosti Whiteboard v Teams sestanku pridemo tako, da kliknemo naikono Share na zgornjem robu Teams sestanka. Nato, v sekciji Whiteboard, izberemo Microsoft Whiteboard. Na tem mestu lahko vi in vaši kolegi skupaj oblikujete prazen prostor, zapisujete stvari itd.. Da bi začeli s pisanjem, izberite ikono Pen, izberite barvo in začnite s pisanjem, barvanjem in risanjem po “tabli”. Možno je v ta prostor dodati tudi tekst, in sicer preprosto izberete Note ali Text ikone in nato začnemo s tipkanjem.

Ko se Teams sestanek enkrat končna, lahko Whiteboard vidimo tako, da odpremo pogovor za ta isti sestanek in nato izberemo sekcijo Whiteboard.

Prihranite nekaj klikov z uporabo bližnjic

Prav tako, kot Microsoft Word, Windows 10 in ostali programi, tudi Microsoft Teams ponuja lastne bližnjice z uporabo tipkovnice. S pomočjo teh se izognemo klikom in iskanjem po različnih menijih znotraj Teams in sestankov, ko določene stvari potrebujemo zelo hitro.

Nekaj od teh bližnjic smo zapisali spodaj.

Ne glede na to, da so zgornje bližnjice v veliki večini namenjene namizni verziji Teams aplikacije, jih lahko preizkusite tudi v spletni verziji. Microsoft je za dodatna pojasnila uporabe bližnjic postavil tudi posebno podporno spletno stran, ki je dostopna tukaj: https://support.microsoft.com/en-us/office/keyboard-shortcuts-for-microsoft-teams-2e8e2a70-e8d8-4a19-949b-4c36dd5292d2#PickTab=macOS.

Shranite Teams sporočila med zaznamke

Ste prejeli pomembno sporočilo od vašega šefa? Ali ste morda prejeli sporočilo, ki se vam je posebej zatisnilo v spomin? Enako, kot lahko shranite spletne strani med zaznamke, lahko naredite zaznamke za Teams sporočila, do katerim imate potem hiter dostop.

Za to, da bi si v aplikaciji Teams shranili sporočilo med zaznamke, se postavite na sporočilo in nato izberete Save this message. Potem pa se premaknemo na ikono profila v Teams aplikaciji in izberemo Saved. Vsa shranjena sporočila se pojavijo na tem seznamu. Vedno, ko bomo odprli ta seznam in potem izbrali določeno sporočilo, nas Teams vrne tja, kjer je sporočilo bilo poslano.

Sodelujte na Office dokumentih direktno v Teams

Če vam šef ali sodelavec v Teams pogovoru pošlje Word, Excel ali PowerPoint dokument, lahko na tem dokumentu sodelujete direktno v aplikaciji. S sodelovanjem mislimo na možnost izmenjave komentarjev in popravkov – brez, da bi bilo potrebno odpreti posebno aplikacijo na računalniku.

V Teams ste verjetno že opazili, da se znotraj vsakega kanala skriva gumb Files na vrhu kanala. Če kliknete na ta gumb boste videli vse datoteke, ki so bile deljene z vami, ali pa ste jih delili vi. Za odpiranje teh datotek kliknemo na izbrane, ali pa odpremo novi dokument tako, da kliknemo New in nato izberemo še tip dokumenta. Vse datoteke v sekciji Files bodo na voljo za vse, ki imajo dostop.

Ko je datoteka naložena, jo lahko skupaj z vsemi, ki imajo dostop, urejamo in to celo istočasno. Spremembe lahko spremljamo v realnem času, prav tako pa lahko s pomočjo lastnosti Conversation ali Start Conversation začnemo pogovor ob strani dokumenta. To je po navadi namenjeno temu, da lahko med urejanjem takoj usklajujemo mnenja in ideje.

Pridružite se sestankom preko mobilne ali namizne aplikacije

Ste se že kdaj znašli v situaciji, ko ste se pridružili sestanku na računalniku ali prenosniku, vendar ste potem morali nadaljevati na poti? Če ste mislili, da morate za to zapustiti obstoječi sestanek in se ponovno pridružiti pozneje od začetka, ste se zmotili. Teams ima lastnost, ki nam pri tem lahko pomaga.

Preprosto povedano lahko sestanek, ki smo ga začeli na računalniku, preneseo na iOS ali Android aplikacijo. Na vrhu Teams aplikacije ob imenu sestanka se nam bo pojavilo sporočilo In progress. Za to, da bi se potem pridružili sestanku, izberete gumb Join, s čimer se sestanku pridružite na telefonu. Če želimo, lahko izberemo še Add this device, da bo naprava delovala, kot spletna kamera, ali pa zgolj kot avdio naprava, medtem pa bo sestanek na namizni aplikaciji še trajal. S klikom na Transfer to this device pa se na telefon prenese vse, hkrati pa se sestanek na namizni aplikaciji zaključi.

 Seveda pa se nam lahko zgodi, da je smer obratna, torej iz telefona na namizno aplikacijo. Spet je vse, kar moramo narediti, da se pridružimo obstoječemu sestanku s klikom na Join in sledimo korakom, ki smo jih predstavili zgoraj.

Prilagodite svoj pogled znotraj Teams sestanka

Microsoft Teams je po navadi dovolj pametno orodje, da samo prilagaja, kar si mi želimo gledati v času trajanja sestanka. Torej, če nekdo govori, je ta oseba v središču. Je pa seveda možno, da želimo gledati kaj drugega in Teams nam tukaj lahko pomaga. Lahko preskakujemo med osebami in vsebino.

Sestanki v teams so bili preoblikovani tako, da vsebino v skupni rabi odprejo v središču ter označujejo aktivne zvočnike. Ko se pridružite srečanju v teams, Teams pametno predvideva, kaj želite videti, in spremeni velikost sličic in vsebine udeležencev glede na scenarij.

Ko nekdo deli vsebino kot predstavitev, Teams optimizira postavitev tako, da je ta vsebina kar najbolj obsegana, hkrati pa prikaže tudi več udeležencev videa. V načinu »Skupaj« Teams poveča velikost videoposnetka, tako da si lahko ogledate obraze oseb in si ogledate vsebino v skupni rabi.

Če se želite osredotočiti na določene osebe v srečanju, jih usmerite v žarišče, da bodo videti večje za vse. To lahko naredite na več načinov: 

• Z desno tipko miške kliknite video osebe in v meniju izberite V žarišču.
• Izberete lahko tudi Pokaži udeležence v kontrolnikih srečanja, da si ogledate seznam vseh udeležencev srečanja. Na seznamu poiščite ime osebe, za katero želite označiti video, z desno tipko miške kliknite njeno ime in izberite V žarišču.

Ko želite končati žarišče, z desno tipko miške znova kliknite video osebe in izberite Ustavi žarišče.