Računalništvo, telefonija
Digitalizacija
Tiskalniki in skenerji
Poslovne rešitve
12.02.2024 07:09

Deli z drugimi:

Share

Personalizirano varno skeniranje

Zajem dokumentov občutljive narave je podjetjem z uvedbo GDPR postavil nove izzive, katerih posledice so lahko usodne tako za podjetje kot za osebo, katere dokumenti so bili zlorabljeni.
Aplikacija deluje tako, da se uporabnik prijavi v sistem s pomočjo kartice ali PIN kode. Po uspešni prijavi se uporabniku glede na pooblastila, ki se preverjajo s strežnikom DMS, prikažejo dostopni profili in možnosti za skeniranje.. Vir: COPIA BIRO
Aplikacija deluje tako, da se uporabnik prijavi v sistem s pomočjo kartice ali PIN kode. Po uspešni prijavi se uporabniku glede na pooblastila, ki se preverjajo s strežnikom DMS, prikažejo dostopni profili in možnosti za skeniranje.. Vir: COPIA BIRO

Varnostna tveganja pri tiskanju in zajemu dokumentov, pomanjkanje njihovih revizijskih sledi ter okorni in zastareli dokumentni procesi, so izzivi MPDS (Managed Print and Document Services), s katerimi se v podjetjih nenehno srečujejo.

Podjetjem lahko omenjene izzive sicer odpravimo s standardnimi rešitvami določenega proizvajalca, vse večkrat pa podjetja naletijo na zahteve posebnega značaja, kar se izkaže tudi pri zajemu dokumentacije občutljive narave. Ta predstavlja podjetjem zahteven problem, k čemur je dodatno pripomogla tudi uvedba GDPR. Standardni načini skeniranja v skupne mape ali na elektronsko pošto niso dovolj varni ali pa imajo zamuden proces prenašanja v elektronske dokumentne sisteme (DMS).

Takšne izzive posebnega značaja lahko v podjetjih rešimo z uporabo razvojnih orodij.

Aplikacija zagotavlja visoko varnost osebnih podatkov

V podjetju Copia biro so s pomočjo razvojnih orodij izdelali  aplikacijo, ki omogoči varen zajem dokumentov, s personalizacijo pa tudi njihovo revizijsko sled. Prav zaradi izpolnitev zahtev glede varnosti in skladnosti z GDPR, je aplikacija pisana na kožo organizacijam, kjer so varnostne zahteve visoke in ki upravljajo z občutljivimi in zaupnimi dokumenti, kot so različne vrste pogodb z uporabniki (kreditne pogodbe, naročniške pogodbe, pogodbe o zaposlitvi itd.) in druge oblike dokumentov, kjer so navedeni osebni podatki.

Aplikacija se prilagaja DMS-ju

Aplikacija, ki se izvaja na multifunkcijski napravi, zagotovi popolno varnost pri zajemu dokumentov in njihovem direktnem prenosu v elektronski dokumentni sistem (DMS), s personalizacijo pa je zagotovljena tudi revizijska sled dokumentov. Celoten postopek je za uporabnika hiter in enostaven.

Aplikacija deluje tako, da se uporabnik prijavi v sistem s pomočjo kartice ali PIN kode. Po uspešni prijavi se uporabniku glede na pooblastila, ki se preverjajo s strežnikom DMS, prikažejo dostopni profili in možnosti za skeniranje. Če se na primer prijavi uporabnik z manjšimi pravicami v podjetju, mu sistem posledično prikaže omejeno število profilov oziroma gumbov na napravi in obratno.

Vstavljen dokument se skenira in varno posreduje direktno v strežnik podjetja oziroma oblak, brez kakršnih koli vmesnih dokumentnih odlagališč, kot so mape računalnika ali elektronska pošta.

Strežnik bo ime skeniranega dokumenta opremil s podrobnejšimi podatki, pripel ID uporabnika, po njegovem zapisu pa z njim avtomatsko zagnal pripadajoči proces.

Primer dobre prakse – VZAJEMNA

https://copia-biro.si/studija-primera-vzajemna/

Aplikacija podpira dokumentne sisteme Business Connect, Goverment Connect, Justice Connect in IndocEDGE, prilagodijo pa jo lahko tudi ostalim DMS.

Glavne prednosti:

  • Popolna varnost pri zajemu in pošiljanju občutljivih dokumentov
  • Zagotavljanje revizijske sledi dokumentov
  • Hitri in enostavni procesi zajema in pošiljanja dokumentov
  • Nižji stroški poslovanja
  • Varovanje podatkov in s tem manjše poslovno tveganje

Prijavi napako v članku
Vas zanima več iz te teme?
dokumentni sistemi

Članek je pripravljen v sodelovanju s partnerjem COPIA BIRO d.o.o.
Za več informacij so vam na voljo pri COPIA BIRO d.o.o.
Ob kontaktu povejte, da ste objavo zasledili v Računalniških novicah.

Želite biti obveščeni o novostih, ki jih pripravljamo s partnerjem COPIA BIRO d.o.o.? Vpišite svoj e-mail in se prijavite na BREZPLAČNE e-novice, od katerih se lahko kadarkoli odjavite.




Kaj berejo drugi?

Partnerji Računalniških novic Prikaži vse

TISKARNA SILVECO

PE Stegne, Stegne 3, 1000 Ljubljana, Tel: 031 707 667
Ali iščete način za preboj komunikacijske ovire med vami in vašimi potencialnimi strankami ali partnerji? V današnji digitalni dobi je trg enostavno prenasičen s spletnimi oglasi ... Več

GRID d.o.o.

Cesta v Šmartno 49a, 1000 Ljubljana, Tel: 040 299 901

PRANA 3STIL d.o.o.

Opekarniška cesta 15a, 3000 Celje, Tel: 051 807 390
Podjetje Prana 3stil je specializirano za računalniške stortve, kot so razvoj Windows/Linux programske opreme, prodaja, servis in podobno. Več
Zlati partner

GENIS d.o.o.

Likozarjeva 1a, 4000 Kranj, Tel: 04 251 93 00
Podjetje Genis je eden vodilni slovenskih proizvajalcev informacijskih rešitev za poenostavitev in digitalizacijo delovnih postopkov v srednjih in velikih podjetjih. Njegove ... Več