Kako z javnimi razpisi do digitaliziranega poslovanja podjetja

Vsako leto skladi Republike Slovenije objavijo več deset razpisov in pozivov za nepovratna in povratna sredstva, ki jih lahko gospodarstvo izkoristi za investicije in tekoče poslovanje. Malo je slovenskih podjetji, ki ne bi vsaj enkrat poskusila kandidirati na enem izmed javno objavljenih razpisov. Nekaj jih je pri črpanju evropskih sredstev zelo uspešnih, večina drugih pa se zaradi neizpolnjevanja pogojev, neznanja o pripravi projekta za prijavo na razpis ali kakšnih podobnih razlogov, po prvi neuspeli prijavi odločijo za večno opustiti željo po pridobitvi sofinanciranja projektov.

Finančna sredstva za izvedbo javnih razpisov v večini zagotavlja Evropska Unija na podlagi prednostnih področij razvoja Slovenije. V t.i. »Slovenski strategiji pametne specializacije« si je Slovenija zadala nacionalne strateške razvojne prioritete ter si postavila temelje za izvedbo več svežnjev ukrepov. Ti se vežejo na podporo različnim inovacijam v gospodarstvu, med drugim tudi na področje digitalizacije gospodarstva, ki si v zadnjih letih res zasluži naziv »buzzworda«.  

Razpisi za digitalizacijo – kako izgledajo, kaj zajemajo, kdo lahko kandidira

Digitalizacija je bila kot prednostno področje razvoja slovenskega gospodarstva do sedaj deležna kar nekaj pozornosti razpisovalcev javnih razpisov za nepovratna sredstva. Največkrat smo javne razpise na omenjeno temo lahko zasledili preko Slovenskega podjetniškega sklada (v nadaljevanju SPS), zadnji večji javni razpis pa je objavilo Ministrstvo za gospodarski razvoj in tehnologijo (v nadaljevanju MGRT).

Med bolj znane spodbude za digitalizacijo podjetji sodijo t.i. »digitalni vavčerji«, kjer gre za nepovratna sredstva manjših vrednosti (do 9.999 evrov oziroma do 60 % sofinanciranja) in jih lahko podjetja izkoristijo za prve korake na poti do digitaliziranega poslovnega okolja. Slednje že nekaj let zapored razpisuje Slovenski podjetniški sklad. Na tem mestu govorimo o vavčerjih za postavitev spletnih strani, izdelavo digitalne strategije podjetja, izdelavo varnostnih poročil in izboljšavo kompetenc svojih zaposlenih. V kolikor podjetje čuti potrebo po celostni digitalizaciji svojega poslovanja, pa je isti sklad nekaj let zapored razpisoval odličen javni razpis P4D REACT EU – Spodbude za digitalno transformacijo MSP. Pri slednjem javnem razpisu so podjetja lahko prejela kar do 100.000 evrov nepovratnih sredstev, kar v večini zadostuje za celovito digitalno prenovo podjetja.

Javni razpisi, omenjeni v prejšnjem odstavku, naslavljajo zgolj podjetja, opredeljena kot MSP (mikro, mala in srednje velika podjetja). Po merilih Evropske Unije so to podjetja, ki imajo skupno do 250 zaposlenih, njihov letni promet ne presega 50 milijonov evrov ali letna bilančna vsota ne presega 43 milijonov evrov. V letošnjem letu pa je MGRT razsvetlil tudi podjetja, ki presegajo te kriterije in jim omogočil prijavo na javni razpis, imenovan »Digitalna preobrazba gospodarstva«. Večja podjetja bodo za projekte na področju digitalnega razvoja lahko prejela vse do 70 % sofinanciranja oziroma do 2,2 milijona evrov nepovratnih sredstev, vendar bo morala digitalizacija izkazati naklonjenost in dodano vrednost tako kupcem kot dobaviteljem (veriga vrednosti).

Ali izpolnjujete pogoje, da kandidirate na javnih razpisih digitalizacije?

Pogosto podjetja slišimo, da želijo izkoristiti financiranje države, ker imajo super idejo. Smiselna ideja in izvedljiv načrt izvedbe je seveda več kot polovica celotnega projekta, vendar pa javni razpis za nepovratna sredstva nikoli ne sme biti glavni povod za razmišljanje o digitalizaciji lastnega poslovanja. Na prvem mestu je pomembno, da v podjetju začutite, da vam pri trenutnem poslovanju nekaj manjka oziroma se zavedate, da brez avtomatizacije procesov in proizvodnje, dodatne pomoči računalnika ali nove spletne strani enostavno ne boste napredovali.  

Kot podjetje, ki se že nekaj let ukvarja zgolj s prijavami na javne razpise in se pri temu srečuje z ogromno podjetji prav na področju digitalizacije poslovanja, vam v nadaljevanju dajemo nekaj izhodišč, ki vam lahko pomagajo pri ustvarjanju projekta digitalne transformacije vašega podjetja:

1. CELOVITA DIGITALIZACIJA PROCESOV – Pri izdelavi idejne zasnove projekta, ki bi bil primeren za prijavo na enega izmed javnih razpisov digitalizacije, vedno postopajte celovito in glejte na svoje celotno poslovanje. Digitalizacija podjetja ni zgolj uvedba ERP sistema, ampak proces, ki lahko traja več let in zajema vse procese v vašem podjetju.
2. NIKOLI ZARADI NEPOVRATNIH SREDSTEV – Nikoli ne pričenjajte projekta samo zaradi prejetja nepovratnih sredstev. Tak projekt bo imel slabe temelje, največkrat pa ocenjevalcev ne bo prepričal.
3. »FULL IN« PROJEKT – Če imate pred sabo dober, celovit projekt in se v tem času odpre javni razpis za digitalizacijo – preglejte svoj projekt in ga nato implicirajte na točkovnik javnega razpisa. Vaš projekt po potrebi dodelajte do te mere, da bo zadostil maksimalnemu številu točk.
4. ZELENO IN TRAJNOSTNO – Strategija Evropske Unije se v večini veže na trajnostni razvoj. Vaš projekt mora biti naravnan trajnostno in zeleno. Poskušajte vplesti elemente krožnega gospodarstva in pri tem upoštevajte vse tri vidike trajnostnega razvoja: okoljski, socialni in ekonomski vidik.

Prijavili ste dober projekt, prejeli odobren sklep o financiranju, kaj pa zdaj?

Pri večini podjetij velja zmotno prepričanje, da se njihovo delo konča po prijavi projekta na razpis oziroma ob pridobitvi pozitivnega sklepa s strani ministrstva ali sklada. V resnici pa je sama prijava le manjši del celotnega procesa pridobitve nepovratnih sredstev.

Pomembno je, da si ob pridobitvi pozitivnega sklepa zastavimo časovnico projekta in način, kako se bo projekt vodil in evidentiral, ter da se vsi udeleženi v projektu držijo enotnega dogovorjenega sistema. Ker lahko projekti trajajo več let, je zelo pomembno sprotno evidentiranje dokumentacije in pisanje poročil in časovnic zaposlenih. Večkrat se namreč zgodi, da ob oddaji zahtevka podjetje nima evidence računov za stroške, povezane s projektom, in nima spisanih poročil oziroma časovnic za aktivnosti, ki so bile narejene znotraj podjetja. Tako se marsikatero podjetje v dnevih pred oddajo zahtevka ukvarja z iskanjem računov, pisanjem poročil o napredku projekta in časovnic zaposlenih, namesto da bi se ukvarjalo s oddajo kakovostnega zahtevka za izplačilo nepovratnih sredstev. Ker se zahtevke navadno oddaja na 6 oziroma 12 mesecev, je pisanje časovnic in poročil za nazaj zelo težavno, saj so navadno prav zaradi tega zelo površna in nesmiselna. Pri takšnem načinu kampanjskega dela v večini pride s strani sklada ali ministrstva do več zahtev po dopolnitvah in razlagah, ki še dodatno zamaknejo izplačilo nepovratnih sredstev.

Poleg samega evidentiranja dokumentacije je potrebno paziti, da so stroški, ki jih imamo na projektu, skladni s prijavljeno vlogo, ter da so stroški upravičeni po razpisni dokumentaciji. Za vse stroške zunanjih izvajalcev oziroma nakupa opreme moramo upoštevati načelo gospodarnosti, kar pomeni, da moramo pridobiti vsaj tri ponudbe ter narediti zapisnik o izboru, v katerem se opredelimo, zakaj smo izbrali določenega ponudnika. Vsi računi in vsa plačila morajo biti izdani znotraj časovnega okvirja, ki je opredeljen v razpisni dokumentaciji, v nasprotnem primeru so stroški neupravičeni.

Kako je najbolj učinkovito postopati pri prijavi na javne razpise?

Prijava in vodenje samega projekta ter skrb za skladnost dokumentacije so največkrat velik zalogaj za podjetje, ki mora ob izvedbi prijavljenega projekta skrbeti tudi za sprotno poslovanje. Zato je smiselno, da se podjetja obrnejo na zunanjega strokovnjaka ali zaposlijo nekoga, ki poskrbi za popolnost dokumentacije in vodenje projekta na strani javnega razpisa.

Zunanje agencije imamo ogromno izkušenj iz različnih projektov in lahko s tem primerno svetujemo, v katero smer je pametno zapeljati projekt glede na razpisano dokumentacijo.

Ste opazili primeren javni razpis, ampak se ne znate prijaviti? Ste dobili odobreno vlogo, pa ne veste, kako naprej? Obrnite se na EUDACE in pomagali vam bomo pri izvedbi.

Avtor: Matej Voršnik, Vodja prodaje in marketinga

matej@eudace.eu, 051/681-552

Soavtor: Tomi Ukmar, Operativa

www.razpis.eu
www.iso-standard.si
www.pravo-kadri.si