Dober dokumentni sistem – dobra praksa, Asistent DMS

Z uvedbo dokumentnega sistema Asistent DMS je podjetje Vivapen d.o.o. pridobilo dnevno ažuren vnos celotne vhodne in izhodne pošte, neprimerno manj porabljenega časa za podpisovanje in potrjevanje dokumentov ter hiter krogotok potovanja dokumentov (od vložišča – nabave oz. komerciale – računovodstva – vodstva – hrambe). Asistent DMS omogoča tudi takojšen vpogled v prikaz originalnega dokumenta, brez njegove fizične prisotnosti in iskanja po rednikih in mapah.Zanimiva je tudi funkcija vpogleda in potrjevanja dokumentov, ki deluje tudi na daljavo, saj lahko avtorizirani uporabniki do dokumentov dostopajo na poslovnem potovanju ali izven pisarne.

Hiter in enostaven je tudi prenos finančnih dokumentov v ERP Pantheon sistem za nadaljnje delo v računovodstvu (kniženje), sistem obenem omogoča tudi kreiranje virmanov iz Asistent DMS dokumentnega sistema.

Asistent DMS je olajšal delo in optimiziral čas upravljanja z dokumenti. Povečal varnost hrambe svoje dokumentacije in onemogočil vpogled vanje neavtoriziranim osebam. Priporočamo ga vsem, ki razmišljajo o optimizaciji pisarniškega in računovodskega poslovanja.

“Kot uporabnici, ki vsak dan uporablja DMS aplikacijo, lahko rečem, da je enkratno, saj ni več zamudnega dela z vpisovanjem pošte v knjigo Prejete pošte, ni skakanja okrog, po podjetju in iskanju dokumentov fizično v registratorjih. Je preprost za uporabo, možnost iskanja po subjektih, ključnih besedah…. Brez DMS-ja si ne predstavljam biti. Vse odgovore, lahko najdem takoj in na enem mestu, seveda če je vse skenirano in arhivirano.” je povedala poslovna sekretarka podjetja VIVAPEN ga. Suzana Krasniči.