Študija primera: Ko se papirničarji digitalizirajo

Radeče papir je podjetje z dolgoletno tradicijo v proizvodnji papirja in papirnih izdelkov. S sodobnimi tehnologijami, okoljsko odgovornim pristopom in stalnimi vlaganji v kakovost se podjetje uvršča med pomembne proizvajalce papirja v regiji.

Izziv

Podjetje je pri svojem poslovanju obvladovalo veliko količino dokumentacije – od finančnih dokumentov, kadrovske dokumentacije, interne korespondence, do pogodb in aneksov. Zaradi rasti poslovanja in zahtev po skladnosti je postajalo obstoječe upravljanje dokumentov neučinkovito.
Med glavnimi izzivi so bili:

• nepregledna hramba in dolgotrajno iskanje dokumentov,
• neenotno shranjevanje v različnih mapah in sistemih,
• omejena sledljivost in varnost dokumentov,
• potreba po digitalizaciji in avtomatizaciji procesov.

Rešitev

Konica Minolta Slovenija je pri Radeče papir implementirala inteligentni dokumentni sistem M-Files, ki omogoča enotno, varno in učinkovito upravljanje vseh vrst dokumentacije.

V okviru projekta so vzpostavili:

• finančne dokumente – avtomatiziran zajem, obdelava in odobritve,
• HR dokumentacijo – elektronske kadrovske mape, pogodbe o zaposlitvi in anekse,
• interno dokumentacijo – centralna hramba in kontroliran dostop,
• osnovna sredstva – digitalna evidenca in sledljivost sprememb,
• pogodbe in anekse – upravljanje življenjskega cikla z opomniki,
• vhodno pošto – digitalni zajem in usmerjanje na odgovorne osebe,
• QMS (Sistem vodenja kakovosti) – enotno obvladovanje vseh standardov in skladnost z zahtevami ISO.

Rezultati

Z implementacijo M-Files je Radeče papir pridobil:

• centraliziran in varen dostop do vseh dokumentov,
• večjo preglednost in sledljivost,
• hitrejše obdelave dokumentov in manj napak,
• avtomatizirane poteke dela,
• izboljšano skladnost in podporo sistemu kakovosti.

Izjava direktorja

“Z implementacijo M-Files smo v Radeče papir naredili pomemben korak v smeri digitalne preobrazbe. Dokumenti so danes dostopni hitreje, pregledneje in varneje, kar nam omogoča bolj učinkovito delo in lažje sprejemanje odločitev. Posebej pomembno je, da imamo sedaj celovit pregled nad finančnimi dokumenti, kadrovsko dokumentacijo, pogodbami ter sistemom kakovosti, kar krepi našo konkurenčnost in skladnost z zakonodajo. V sodelovanju s Konica Minolta Slovenija smo dobili partnerja, ki razume naše potrebe in nam pomaga pri dolgoročni digitalni strategiji.”

Leopold Povše, direktor Radeče papir

Večja preglednost, učinkovitejše poslovanje

Digitalna transformacija z M-Files je podjetju Radeče papir omogočila učinkovitejše poslovanje, večjo preglednost in dolgoročno zanesljivo podporo pri doseganju strateških ciljev. Konica Minolta Slovenija je s svojim strokovnim znanjem zagotovila rešitev, ki je prilagojena potrebam podjetja in utrla pot k sodobnemu, inteligentnemu načinu dela.

Več lahko najdete na www.konicaminolta.si. (P.R.)