Povečanje prepoznavnosti in pismenosti na področju podatkov v celotni organizaciji

Poslovni podatki se še naprej množijo. Z vsako novo sprejeto storitvijo v oblaku pride nova podatkovna zbirka ali niz datotek z metapodatki, z digitalizacijo oddelkov v okviru poslovnih pobud v oblaku pa širjenje podatkov vpliva na vse delavce. Zato morajo odgovorni za podatke zagotoviti preglednost in pismenost, ki sta ključnega pomena za uspešno upravljanje in izboljšanje procesov ter vodenje podjetja naprej.

Ker je vodstvo podjetij osredotočeno na izpolnjevanje ključnih ciljev, ekipe IT pa na ohranjanje prižganih luči in nalaganje starih aplikacij v oblake, se pogosto manj pozornosti nameni očitni težavi v pisarni, in sicer starejšim poslovnim podatkom.

Oddelki so leta gradili svoje aplikacije, se navajali na storitve v oblaku neodvisno od IT – tako imenovani IT v senci – in se pri tem zanašali na starejše aplikacije in podatke, ki so jih drugi oddelki že zdavnaj pozabili. Podjetje se lahko zanaša tudi na podatke tretjih oseb, pridobljene od partnerjev ali zunanjih storitev, za namene trženja, obračunavanja ali za druge namene v celotnem podjetju, ki imajo vrednost ali zahtevajo skrbno upravljanje.

Vse to predstavlja tveganje za podjetje, zato je potrebna večja preglednost v vseh oddelkih in skupen pristop k upravljanju podatkov. Tako se zagotovi, da lahko ekipe dostopajo do podatkov, jih uporabljajo za pridobivanje vpogleda v poslovanje in oblikujejo na podatkih temelječo strategijo za usklajeno prihodnost.

V okviru teh prizadevanj morajo podjetja zaposlenim omogočiti samopostrežno dostopnost do podrobnosti in konteksta, ki so potrebni za razumevanje podatkov, vodenje njihove uporabe z upravljanjem in pametno uporabo. Kot pravi Gartner: »Podatkovna pismenost je bistveni del kulture, ki temelji na podatkih.«

Prepoznavanje in upravljanje temnih podatkov

Nedavna poročila kažejo, da je od 50 % do 90 % podatkov »temnih podatkov« – informacij, ki se jih vodstvo podjetja ne zaveda in jih IT oddelek ni zajel, kar povzroča operativno tveganje in pomeni, da podjetje nima na voljo vseh orodij za pridobivanje vpogleda, razlikovanje in strateško delovanje.

Ena od rešitev za to naraščajočo težavo je revizija podatkov ali katalogizacija podatkov, ki je bistvena kot del prizadevanj za skladnost. Prav tako lahko pomaga odkriti nove načine, kako lahko podjetje uporabi podatke za povečanje vrednosti in pridobitev novih operativnih vpogledov.

Včasih je bil to pretežno ročni postopek, vendar sedaj programska oprema za podatkovno inteligenco prevzema večino težkega dela, saj prepoznava skrite podatke in pridobiva uporabne metapodatke, ki pomagajo podatkovni ekipi pridobiti ključne vpoglede, s čimer pomaga opredeliti »resnico« o poslovanju.

Z izboljšano vidljivostjo in formalno metodo demokratizacije podatkov bo podjetje lahko ekipam in zaposlenim omogočilo samopostrežbo podatkov, ohranitev varnosti in skladnosti ter razumevanje in izboljšanje primernosti podatkov. Naslednje najboljše prakse bodo pomagale povečati vidnost in jasnost podatkov v celotnem podjetju:

5 najboljših praks za učinkovito upravljanje podatkov

1. Imejte enoten vir resnice

Kot pri številnih pobudah, ki temeljijo na podatkih, je cilj imeti enotno različico resnice, na katero se lahko podjetje zanese pri zagotavljanju vpogledov in doseganju napredka na trgu. Ne glede na podatke in orodja, ki se uporabljajo za njihovo zajemanje, mora biti končni rezultat ta enotna različica, ki zagotavlja pravočasne in točne podatke, zaradi katerih sta tako vsakodnevno poslovanje kot tudi strateško načrtovanje manj stresna.

2. Razvrstite podatke na občutljive, pomembne ali zastarele

Obstaja lahko še veliko drugih kategorizacij, vendar te takoj opredelijo podatke, ki zahtevajo posebno pozornost. Za občutljive podatke je treba uporabiti pravila upravljanja, ki zagotavljajo, da so shranjeni v skladu z uredbo GDPR ali drugimi pooblastili. Pri pomembnih podatkih je treba redno preverjati točnost, veljavnost in aktualnost, medtem ko se je treba zastarelih podatkov čim prej znebiti, da se na njih ne bi zanašala katera koli ekipa ali oddelek.

3. Izkoristite vizualizacijo podatkov

Vizualizacija podatkov postaja samostojna znanost, vaše podjetje pa potrebuje prave vloge in talente, ki bodo zagotovili, da boste dobili najboljše informacije, obdelane z najprimernejšimi orodji. Rešitve, kot je erwin, lahko identificirajo podatke v podjetju, jih kategorizirajo in zagotovijo metapodatke, grafične pripomočke za opismenjevanje (podatkovne linije in miselni grafikoni znanja), ter sposobnost integracije z naprednimi orodji za vizualizacijo, ki zagotavljajo pametne vpoglede.

4. Vključite ljudi v podatkovni krog

Tudi ljudje so del podatkovnega kroga. Vse od višjih vodij, strank in podatkovnih arhitektov do uporabnikov mora podjetje opredeliti deležnike, ki so odgovorni za upravljanje in uporabo podatkov. Zagotoviti mora, da je vsaka vloga ustrezno usposobljena in da poleg upoštevanja pravil o skladnosti upošteva tudi postopke spremljanja, nadzorovanja in sledenja podatkov v podjetju. Poleg tega bi moralo podjetje obvestiti ustrezne vodje, ko se podatkovna sredstva ali procesi, ki vplivajo na uporabnike ali podatke, spremenijo. Platforme za upravljanje podatkov ponujajo možnosti upravljanja in skrbništva podatkov ter možnosti upravljanja politik in socializacije podatkov, ki zagotavljajo, da so vsi uporabniki na isti strani.

5. Ugotavljanje vrzeli v podatkih

Prepoznavanje vrzeli v vaših podatkih je še ena ključna praksa. Ali so morda podatki v neidentificirani črni luknji? Ali pa se nekateri podatki preprosto ne beležijo? Če so ključnega pomena ali koristni za poslovna prizadevanja, jih je treba zajeti in uporabiti.

Ko ti postopki in obseg dela postanejo jasni v fazi preiskave, se lahko zgodi, da odkritja zlahka uidejo izpod nadzora. Vzpostaviti je treba center odličnosti ali drugo strukturo skupine in s tem zagotoviti, da ima prizadevanje za vidnost podatkov ustrezno sponzorstvo, financiranje orodij ter jasen nabor ciljev in metrik za zagotavljanje uspeha za podjetje.

Zaključki za vodje podatkov

Ko gre za vaše potrebe po vidnosti in pismenosti podatkov, razmislite o storitvi erwin Data Intelligence za vzpostavitev vidnosti podatkov na ravni podjetja z upravljanjem podatkov in najboljšimi podatkovnimi praksami.

Ker so vsa podjetja vse bolj odvisna od svojih podatkov, so upravljanje, kontekst in dostopne informacije o sredstvih ključne lastnosti, ki bodo vodjem IT in podjetij omogočile, da razumejo uporabo svojih podatkov in iz njih pridobijo največjo vrednost.

Več informacij o podatkovni opolnomočenosti lahko dobite pri podjetju ADM-Adria na spletni strani www.adm-adria.si. (P.R.)