MyAnalytics: storitev, s katero prihranimo čas in pametneje razporedimo svoje delo

Microsoftova storitev MyAnalytics omogoča, da uporabniki programskega okolja Office 365 raziščemo svoje delovne navade in spoznamo več načinov za pametnejše delo – izboljšamo svoj fokus, dobro počutje, delo v omrežju in sodelovanje. MyAnalytics – sledilnik delovnih navad – je (bo) na voljo vsem uporabnikom storitve Office 365 in zbirk Microsoft 365 Enterprise ter Business, ki vključujejo Exchange Online.

Aplikacija MyAnalytics prek osebne nadzorne plošče, Outlookovega dodatka, in tedenske e-pošte povzema, kako preživljamo svoj delovni čas in nam nato svetuje, kako postati bolj učinkoviti, vključno s krajšanjem časa neproduktivnih srečanj in krajšanjem nadur. Uporablja celo umetno inteligenco (AI), s pomočjo katere smo lahko ves čas na tekočem s svojimi opravki, saj nas nanje opominja z označevanjem obveznosti iz naše e-pošte.

Popolnejša predstava o tem, kako preživljamo čas na delovnem mestu

Natalie McCullough, General Manager za Workplace Analytics in MyAnalytics pri Microsoftu pravi, da so med razvojem izdelka poskrbeli tudi za bolj zaokrožene vpoglede storitve MyAnalytics. MyAnalytics trenutno ponuja vpoglede glede na čas, ki ga porabimo za Outlookovo e-pošto in srečanja ter klice in klepete v aplikaciji Microsoft Teams, pa tudi signalih iz dokumentov, ki jih urejamo in ki so shranjeni v storitvi OneDrive ter aplikaciji SharePoint. Ker 329.000 organizacij in 87 podjetij s seznama Fortune 100 uporablja aplikacijo Teams (podatki iz januarja 2019), je Microsoft korak bliže k zagotavljanju popolnejše predstave o tem, kako zaposleni preživljamo čas na delovnem mestu.

Zakaj uporabljati MyAnalytics?

– Pridobite vpoglede v osebno storilnost med delom;

– izboljšajte odnose s sodelavci;

– izboljšajte svoje delovne vzorce;

– izboljšajte »work-life« ravnotežje;

– privzeta zaščita zasebnosti.

V Outlooku nam lahko MyAnalytics ob podpori umetne inteligence ponudi predloge, s katerimi razporedimo svoj čas v fokusu, še preden ga zapolnimo s srečanji, redno spremljamo zadolžitve, e-pošto ter smo povezani s pomembnimi ljudmi. Aplikacija nam pomaga razumeti in izboljšati svoje delovne vzorce – pridobiti neprekinjeni čas v fokusu in s tem možnost, da se odklopimo in ponovno napolnimo baterije ter za uspešno delo v omrežju in sodelovanje. Vse to s pomočjo nadzorne plošče storitve MyAnalytics in tedenskega povzetka e-pošte. Kar pa se tiče zasebnosti, si lahko le mi ogledamo osebne podatke in vpoglede na osnovi delovnih vzorcev v e-poštnih sporočilih, srečanjih, klicih in klepetih. MyAnalytics je zasnovana tako, da varuje našo zasebnost.

Dve tretjini redno zaposlenih na delovnem mestu čuti preobremenjenost

V študiji podjetja Gallup sta dve tretjini redno zaposlenih delavcev izjavili, da se na delovnem mestu spopadata z občutki preobremenjenosti. Preobremenjenost je moč pripisati različnim dejavnikom – na primer, pospešenemu opravljanju delovnih nalog, povečanju količine skupnega dela, na primer klepetov, srečanj in ravnanja z e-pošto, ter vztrajnemu trendu, ki kaže, kako tehnologija počasi briše meje med poklicnim in zasebnim življenjem. Stranke se spopadajo s temi izzivi tudi tako, da zaposlenim pomagajo najti čas za fokus, izboljšanje ravnovesja med poklicnim in zasebnim življenjem, ustvarjanje boljših navad za srečanja ter globljih povezav s sodelavci. Zdaj, ko so funkcije storitve MyAnalytics na voljo milijonom Microsoftovim uporabnikov, si bodo prizadevali, da delovni dnevi povsod po svetu postanejo bolj uravnoteženi in izpopolnjujoči.

Vam številka 1440 pove kaj posebnega? Toliko minut imamo vsak dan na voljo, da počnemo karkoli si želimo. Ljudje, ki si znajo dobro razporediti čas, so bolj uspešni pri doseganju zastavljenih ciljev. Dejstvo pa je, da na našo uspešnost najbolj vpliva zavestno konsistentno vzdrževanje ritma življenja in obvladovanje rutin ter na drugi strani eliminacija distrakcij.

Še nekaj zanimive (in zaskrbljujoče) statistike:

– Zaposleni delamo neprekinjeno 3 minute, preden nas nekaj zmoti;

– 47% časa, ki ga porabimo za sestanke, je neproduktivnega;

– v povprečju imamo naenkrat odprtih 8 oken;

– 28% delovnega časa porabimo za upravljanje elektronske pošte;

– 30-krat na uro preverimo svoj poštni predal;

– 30% dopusta ostane neporabljenega.

MyAnalytics nam nudi podatke o tem, kako porabimo svoj čas in s kom, dve pomembni komponenti Office 365 okolja. Uporaba aplikacije je zelo enostavno. Poiščemo jo med svojimi Office 365 aplikacijami in korak za korakom sledimo napotkom glede uporabe.