Kako lahko prihranite čas z dobrim dokumentnim sistemom?

Dokumentni sistem oziroma sistem za upravljanje dokumentov je vrsta programske opreme, ki zajema, shranjuje, pridobiva in distribuira elektronske dokumente. Na najvišji ravni omogoča zaposlenim, strankam in prodajalcem hiter in preprost vpogled v informacije, ki jih potrebujejo. Dokumentni sistemi ponujajo številne izboljšave pri učinkovitosti in produktivnosti. Ti sistemi so prav tako tesno povezani z ostalo IT infrastrukturo, kar pomeni, da lahko prihranijo čas in stroške v celotnem podjetju.

Z dokumentnim sistemom, kot je na primer DocuWare, lahko poskrbite tudi za avtomatizacijo nekaterih poslovnih procesov in posledično na enostaven način povečate splošno produktivnost zaposlenih.

Katere so prednosti kakovostnega dokumentnega sistema?

Začnimo na začetku: iskanje dokumentov. Sodeč po raziskavi IDC povprečni zaposleni vsak teden porabi 3 ure in pol za iskanje dokumentov. Pogosto se zgodi, da jih na koncu niti ne najde. Z digitalnim upravljanjem dokumentov se čas, porabljen za iskanje, zmanjša na sekunde. Če vaš sistem podpira samodejno indeksiranje, vam res ni treba skrbeti, da bi izgubili dokumente ali jih brezglavo iskali.

Ne glede na to, ali ste poslali zahtevek v potrditev, obdelujete vlogo ali kaj podobnega, ti projekti zahtevajo zaporedno in hkratno sodelovanje. Potrebujete orodje za usmerjanje dokumentov v odobritev na eni ali več ravneh. Po podatkih analitičnega podjetja IDC ročne odobritve dokumentov v povprečju tedensko terjajo 4,3 ure na enega zaposlenega. Z avtomatiziranimi delovnimi tokovi lahko ta čas znatno skrajšate.

Z avtomatizacijo procesov boste prav tako zmanjšali čas, potreben za komunikacijo med oddelki in možnost nastanka napak med izmenjavo podatkov. Digitalni potek dela vam omogoča uporabo poslovnih pravil za avtomatizacijo določenega procesa. Ustvarite lahko na primer pravilo, ki samodejno preusmeri vse račune z višjimi zneski vodji oddelka, manjše zneske pa ostalim zaposlenim v računovodstvu. Rezultat je manj napak, boljša preglednost in večja učinkovitost.

Skoraj vsak zaposleni vsak dan izvaja rutinske in ponavljajoče naloge, ki bi jih lahko občutno hitreje razrešil z avtomatizacijo. Z uporabo avtomatiziranega sistema se lahko podatki delijo med dokumentnim sistemom, ERP in računovodskim sistemom, pri čemer se odpravi podvojeni vnos podatkov. Vložitev in pridobivanje dokumentov je možno opraviti v nekaj sekundah. To pomeni, da je na vprašanja strank in prodajalcev mogoče odgovoriti skoraj takoj. Zbiranje dokumentov za revizije, ki je včasih trajalo več dni, se sedaj lahko izvede v nekaj urah. Razbremenili boste zaposlene, ki bodo prihranjen čas in energijo vložili v bolj pomembne naloge.

Dokumentni sistem olajša in pohitri delo pri skupinskih projektih in nalogah, kjer je izmenjava informacij nujno potrebna. Kako? Z integracijo vseh vrst dokumentov, vključno z e-pošto in skeniranimi papirnatimi dokumenti. Če na primer delate v inženirskem podjetju, lahko vaš projekt vključuje Word dokument, CAD risbo in preglednico. Preden v pogovor vključite stranko, lahko te dokumente združite skupaj in jih pošljete različnim oddelkom v pregled. Tudi če zaposleni nimajo dostopa do na primer CAD programa, imajo vseeno omogočen dostop do CAD datotek.

Katere dokumentne sisteme priporočamo?

DocuWare je svetovno uveljavljen dokumentni sistem, ki je že več desetletij v podporo številnim podjetjem po vsem svetu. Namenjen je predvsem srednje velikim in velikim podjetjem, ki vsakodnevno opravijo več zahtevnih procesov. Poleg zgoraj omenjenih prednosti dobrega dokumentnega sistema DocuWare odlikuje še prilagodljivost že ustaljenim tokovom in infrastrukturi.

Več o dokumentnih sistemih na spletni strani www.vibor.si.