10 nasvetov, da bodo vaši neplačani računi poravnani prej

Dejstvo je, da se neplačil verjetno nikoli ne bomo povsem znebili. Vseeno pa obstaja nekaj (preventivnih in kurativnih) ukrepov, s katerimi jih lahko bistveno zmanjšamo.

Kaj lahko naredimo pred izdajo računa?

1. Izdaja računov naj bo prioriteta

Podjetja po vsej verjetnosti niste ustanovili zato, da bi izdajali račune in zato se na ta del pogosto pozabi, ali pa se kaj kmalu znajde med opravili z nizko prioriteto. Prej, ko boste račun poslali, prej bo plačan. Zato s pripravo računa ne odlašajte, ampak ga izstavite takoj po opravljeni storitvi oz. predaji izdelka. Izdan račun je namreč sestavni (in pričakovani) del vaše storitve ali izdelka. Kadar je mogoče, poskusite dogovoriti (vsaj delno) plačilo vnaprej.

V primeru, da delo oz. projekt traja dlje časa, račune izdajajte sproti. Stranke bodo bolj dovzetne za plačilo več manjših računov, kot pa enega velikega zneska ob zaključku projekta. Ob sprotnem izdajanju računov bo tudi manjši časovnih razmak med opravljenim delom in izdanim računom – na ta način pa delo tudi bolj sveže v strankinem spominu.

Večji kot je račun, kasneje bo plačan. In starejši kot je račun, manjša je verjetnost, da bo sploh poravnan.

2. Spoznajte svoje stranke

Marsikateri neplačani račun lahko preprečite že s tem, da se ne odločite za sodelovanje z določeno stranko. Včasih se preprosto ne vzpostavi pravi odnos, ni prave “kemije”, ali pa začutimo bistveno odstopanje pri vrednotah.

Še najbolj oprijemljiv podatek o morebitnem tveganju pri poslu pa lahko dobite s pomočjo poslovnih imenikov, kot sta npr. Bizi.si in Dun & Bradstreet Bonitete. Na ta način lahko pridete do številnih podatkov o poslovanju (potencialnih) strank, vključno z indeksi tveganj, plačilno disciplino, ipd.

Če torej ugotovite, da ima stranka blokirane poslovne račune, ali pa da plačuje s 60 dnevno zamudo … se boste lažje odločili o (ne)sodelovanju.

3. Jasno in opazno komunicirajte plačilne roke (in jih skrajšajte)

Marsikatero uspešno podjetje že na izdanem računu opozarja na stroške opomina oz. neplačanega računa. Nasploh je v vašem interesu, da (skupaj z računom) kupcu podate čim več informacij, ki jim bodo omogočile pravočasno plačilo. Če strankam ponudite možnost kasnejšega plačila, jo bodo izkoristile. Krajši rok pomeni, da bo račun plačan prej.

Uvedbe plačljivih opominov ali obresti se sicer razumljivo bojimo – neradi bi se stranki zamerili in si tako zmanjšali možnost za ponovno sodelovanje. A ob jasnih in vnaprej znanih pogojih je to povsem razumljiva poteza.

Še več, vaše podjetje v tem primeru lahko izpade bolj profesionalno. Niste dobrodelna ustanova, ampak morate zagotoviti svoje preživetje in kvaliteten nivo storitve tudi za ostale stranke. Če ste dogovorjeno storitev dobro in pravočasno opravili, si zaslužite tudi plačilo.

Računi, ki ob neplačilu prinašajo posledice, so plačani hitreje od tistih, ki jih ne. Na ta način si torej pri stranki zagotovite prioriteto pri plačilu – če ima pred seboj dva računa, med katerima en prinaša zamudne obresti, drugi pa ne, kateri bo plačan prej?

Vseeno pa pri zaračunavanju obresti ohranite nekaj čuta za situacijo in ne vztrajajte slepo pri plačilu.

4. Pomemben je izgled računa

Profesionalen izgled računa povečuje kredibilnost vašega podjetja, posledično pa si lahko izborite višje mesto na seznamu prejetih računov pri stranki.

Poleg tega ima podoba izdanega računa še nekaj drugih prednosti in koristi – o tem smo pisali tukaj.

5. Uporabljajte namensko rešitev za izdajo računov

Word in Excel sta super orodji, a imata pomembne pomanjkljivosti, če jih želite uporabiti za izdajo računov. Hkrati pomenita, da dokument sicer lahko pripravite, vendar ga morate vseeno ročno številčiti, poslati, slediti plačila, posredovati v računovodski servis, itd. Hitreje pride tudi do napak, postopek priprave računa traja dlje (glej točko 1, posledično bo kasnejše tudi plačilo).

Pomembno je, da strankam karseda poenostavite postopek plačila. Ne obremenjujte jih z birokracijo, ampak jim omogočite, da vam plačajo na način, ki jim najbolj odgovarja. Brez nepotrebnih ovir in dodatnih korakov. Vsi podatki za izvedbo naj bodo lahko dostopni in jasni.

Čim manj omejujte tudi načine plačila – če bi stranka rada plačala preko PayPal, ji ponudite tudi to možnost. Tudi plačilo ob (visokih) stroških transakcije je boljše od neplačila.

Kaj lahko naredimo, ko izdan račun ni plačan?

Za manjša podjetja je že sama izdaja računov zamuden proces, ki jemlje pozornost in čas od ključnih dejavnosti – tistih, ki dejansko prinašajo prihodke.

A tudi, ko so računi izdani, pa še vedno ni zagotovila, da bodo stranke zares plačale … kaj šele znotraj definiranih plačilnih rokov. Na tej povezavi smo zbrali še 5 ukrepov, s katerimi lahko zagotovite hitreje plačane račune.