Varnost kadrovskih podatkov ohranite z rešitvami za upravljanje dokumentov

Slabo varovana in upravljana shramba dokumentov in tveganje za kibernetsko varnost gresta z roko v roki. IBM je objavil v svojem poročilu, da so bile kršitve podatkov, odkar je popularno tako imenovano hibridno delo, dražje kot kdaj koli prej. Poročilo ocenjuje, da trenutni svetovni povprečni strošek vdorov in kraje podatkov znaša neverjetnih 4,35 milijona evrov. Za številna mala in srednje velika podjetja bi lahko tako velik izdatek pomenil stečaj in zaprtje. Na drugi strani pa tudi če organizacijam uspe obvladati finančni učinek, je izguba podatkov nepopravljiva, povzročena škoda za ugled ima dolgoročne posledice na poslovanje podjetja.

Predvsem v kadrovski službi je tveganje uhajanja podatkov veliko zaradi vsakodnevnega ravnanja z zaupnimi dokumenti. Ker številni zaposleni v kadrovski službi še vedno shranjujejo in upravljajo občutljive informacije o zaposlenih v stotinah map v omrežju svojega podjetja ali v upravitelju datotek Windows, se kaj hitro lahko zgodi katastrofa.

Investirajte v digitalna varnostna orodja

Ročno upravljanje dokumentov daje veliko prostora za napake. Človeške napake so glede na študijo IBM-a glavni vzrok za 95 % kršitev kibernetske varnosti. Mobilnost sodobnega strokovnjaka predstavlja velik izziv glede varnosti datotek. Zaposleni se premikajo med domenami ali nepravilno shranjujejo datoteke v svojem osebnem delovnem prostoru. Brez večplastnega pristopa k varnosti so te datoteke lahke tarče hekerjev.

Kristalno jasno je: kadrovski oddelki morajo vlagati v sodobno tehnologijo, ki bo njihove evidence o zaposlenih varno hranila in jih bo enostavno upravljati. Le tako bodo podjetja lahko prepričana, da so podatki o njihovih zaposlenih na varnem.

Od leta 1959 Kyocera svoje izdelke oblikuje tako, da strankam zagotavlja dolgoročne kakovostne rešitve. Današnji način poslovanja zahteva rešitve, ki omogočajo fleksibilno delo in povečujejo produktivnost ob poostreni varnosti.

Vodilni mnenjski voditelji v panogi delijo enako mnenje. Josh Bersin, analitik specializiran za upravljanje s kadri in ustanovitelj družbe Bersin by Deloitte, pravi, da “kadrovske službe in IT oddelki želijo nekaj, kar bi pomagalo standardizirati te aplikacije in jih združiti.” V tem članku bi vam radi predstavili Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), najnovejšo varnostno programsko opremo, ki jo vodje kadrovskih služb uporabljajo ne samo za reševanje svojih težav, temveč tudi za nadgradnjo in izboljšano učinkovitost svojega dela.

Centralizirana platforma: strokovnjaki za upravljanje s kadri vsak dan dostopajo do več tisoč dokumentov, ne glede na lokacijo od koder delajo. Po Bersinovih besedah nekateri strokovnjaki trenutno uporabljajo okoli 120 različnih orodij za opravljanje svojih nalog. S KCIM za upravljanje dokumentov potrebujejo samo enega! Programska oprema zagotavlja centralizirano platformo, do katere lahko uporabniki dostopajo in nalagajo, prenašajo ter delijo svoje dokumente, pri čemer so datoteke varno spravljene na enem mestu v oblaku, ne glede na njihovo obliko.

Standardizirani procesi: uporaba platforme KCIM je preprosta in intuitivna, uporabniki si lahko prilagodijo rešitev na svoj način dela. Dokumenti so organizirani v strukturo map, ki je priročna in varna za brskanje.

Zaščita z geslom in šifriranje: medtem ko je iskanje digitalnih in fizičnih dokumentov na poti povsem enostavno, Kyocera Cloud Information Manager skrbi tudi za njihovo varnost. Platforma shranjuje dokumente v šifriran strežnik, kjer si lahko uporabniki ogledajo dokumente, ko predložijo pravilne poverilnice. Uporabniki morajo na primer vnesti geslo za vstop v sistem. V nasprotnem primeru ne morejo urejati ali ogledovati dokumentov.

Upravljanje dokumentov v oblaku: po zaslugi inteligentne arhitekture v oblaku je KCIM mogoče hitro namestiti, odpadejo pa tudi morebitni dodatni stroški lokalnega strežnika. Poleg tega se težavam pri upravljanju in shranjevanju podatkov o zaposlenih v nezaščitenem datotečnem sistemu Windows vaše organizacije izognete tako, da imate vse svoje dokumente enostavno dostopne iz brskalnika.

Izjemna produktivnost: z vsemi dokumenti, shranjenimi na standardiziran način pod eno streho, lahko kadrovske ekipe delajo pametneje. Upravljanje dokumentov v KCIM deluje po principu išči in najdi, kar pomeni, da lahko strokovnjaki hitro najdejo na tisoče datotek z uporabo iskalne vrstice v slogu Googla.

Skladnost z GDPR: kadrovski strokovnjaki obravnavajo občutljive podatke. Evropska unija in neodvisni regulatorji nenehno zaostrujejo predpise GDPR, zato se morajo kadrovski strokovnjaki odzvati. S KCIM lahko preprosto prevzamejo nadzor nad upravljanjem informacij. Platforma ima večplasten pristop k varnosti, ki ščiti dokumente pred radovednimi očmi, hkrati pa uporabnikom omogoča, da ostanejo na tekočem z najnovejšimi različicami poslovnih datotek.

KCIM omogoča enostavno shranjevanje digitalnih in fizičnih dokumentov. Zaposleni v kadrovski službah se lahko povsem zanesejo na orodje, ki bo poskrbelo, da so podatki o zaposlenih varno shranjeni v centralnem digitalnem repozitoriju.

Sprejmite izziv in preskusite rešitev. Kliknite za več podatkov.