V iskanju razlogov za elektronsko arhiviranje

Slovenija je zakonsko že poskrbela za pravno veljavnost dokumentov shranjenih v elektronskem arhivu. Storitve in rešitve za dolgoročno hrambo elektronskih vsebin bodo po pričakovanjih že v prihodnjem letu postale pomemben del trga informacijskih rešitev in storitev. Kljub pričakovanju skorajšnjega razcveta novega tržnega segmenta, je okrogla miza z naslovom “Na poti v dobo e-arhiviranja”, ki je potekala v okviru prireditve “Genisvet 2006 – Inovacije v poslovanju” pokazala, da za pričetek smotrne uporabe elektronskega arhiviranja ni dovolj samo sprejeta zakonodaja. Glavne ugotovitve omizja so bile, da bodo morale organizacije najprej prečistiti in prenoviti svoje poslovne procese, standardizirati poslovanje in ustrezno povezati svoje informacijske sisteme s storitvami elektronskih arhivov, če bodo hotele izkoristiti vse prednosti elektronskega arhiviranja.

“Elektronsko arhiviranje ne pomeni le opustitve uporabe papirnatih dokumentov pri poslovanju, temveč predvsem možnost za izboljšanje poslovanja z avtomatizacijo in skrajšanjem procesov,” je povedal Stane Štefančič, direktor podjetja Genis. Kljub temu, da pomenijo izboljšave v poslovanju največje prihranke in dodano vrednost elektronskega arhiva, podjetja z njegovo uvedbo oklevajo predvsem zaradi razmeroma visokih začetnih naložb v organizacijo poslovanja in tehnologijo.

Znižanje stroškov za papir in papirnati arhiv je res neposredna prednost elektronskega arhiviranja, vendar bistveno večjo vrednost predstavlja odprava oportunitetnih stroškov, ki nastajajo pri iskanju in uporabi papirnatih dokumentov. “Podjetja v splošnem nimajo dovolj časa in sredstev, da bi pravilno ocenila skupne stroške uporabe papirnatih dokumentov,” opozarja Stane Štefančič. Tovrstne raziskave so namreč drage in zamudne, tako da podjetja še ne prepoznavajo poslovnih priložnosti za povečanje produktivnosti in učinkovitosti organizacije, ki jih odpira elektronsko arhiviranje. Elektronski arhiv kot sestavni del infrastrukture za elektronsko poslovanje namreč omogoča avtomatizacijo poslovanja z vključevanjem storitev e-arhiva v povezane poslovne procese. Pri razvoju novih izdelkov in storitev pa omogoča hitro uporabo že akumuliranega znanja, s čimer povečuje konkurenčne sposobnosti.

Okrogla miza je tudi pokazala, da pomeni elektronski arhiv evolucijo informacijske podpore poslovanju, podobno kot uporaba poslovnih informacijskih sistemov. Podjetja, ki bodo vztrajala pri uporabi papirnatih dokumentov bodo namreč pričela zaostajati v razvoju, tako da bodo postala nezanimiva za visoko usposobljene kadre, investitorje in poslovne partnerje, stroški rabe papirnatih dokumentov pa se bodo bistveno povečali. “Kljub razmeroma visokim stroškom informatizacije, je elektronsko arhiviranje cenejše od papirnatega arhiva, še posebej pri uporabi storitev elektronskega arhiviranja, ki organizacije razbremenjuje začetnih naložb,” je pojasnil Štefančič in poudaril, da je le še vprašanje časa, kdaj bodo podjetja začela poslovati brez uporabe papirnatih dokumentov.

Izobraževalna prireditev “Genisvet 2006 – Inovacije v poslovanju, je potekala 30. novembra 2006 v Golf hiši v Volčjem potoku in je bila namenjena predstavitvi dobrih praks pri elektronskemu arhiviranju, obvladovanju elektronskih poslovnih vsebin, elektronskih računih in uvedbi evra ter pri obvladovanju in optimizaciji poslovnih procesov. Udeleženci prireditve so spoznali pravno podlago za elektronsko arhiviranje, Genisove inovacije v nabavnem procesu z elektronskim arhiviranjem dokumentacije za DDV, Genisovo informacijsko rešitev za elektronsko arhiviranje e-Arhivar ter pristope k oblikovanju notranjih pravil in sistema za upravljanje z informacijsko varnostjo.

Na prireditvi so potekale tudi tri delavnice in sicer z naslovi Pravni nasveti vrhunskega strokovnjaka, GENIS inovacije v nabavnem procesu z e-Arhiviranjem DDV dokumentacije – uporaba e-podpisovanja, e-žigosanja in e-kriptografiranje ter Spletni portal in e-arhiviranje spletnih vsebin.