Skriti stroški tiskanja: zakaj nakup tiskalnika ni več najpomembnejša odločitev

To so povsem normalna vprašanja. Vsak želi dobiti čim več za svoj denar. A v praksi se izkaže, da je to šele začetek zgodbe – in pogosto tudi najbolj zavajajoč del.

Tiskalnik namreč ni izdelek, ki ga kupimo in nanj pozabimo. Je naprava, ki jo podjetje uporablja vsak dan, več let zapored. In prav v tem dolgem obdobju se začnejo pojavljati stroški, ki jih ob nakupu skoraj nihče ne upošteva.

V resnici je začetna cena pogosto le majhen del celotnega zneska, ki ga podjetje porabi za tiskanje skozi življenjsko dobo naprave.

Ko tiskalnik postane »neviden strošek«

Predstavljajte si tipičen delovni dan v pisarni. Nekdo tiska pogodbo za stranko, nekdo drug pripravlja račun, tretji skenira dokumente za računovodstvo. Tiskalnik je ves čas v uporabi – skoraj neopazno, podobno kot elektrika, internet ali službena elektronska pošta.

Dokler deluje, ga nihče ne opazi. Ko pa se ustavi, se ustavi tudi del procesa.

Morda zmanjka tonerja ravno v trenutku, ko mora sodelavec nujno oddati ponudbo. Morda se papir zagozdi. Morda naprava preprosto ne deluje in je treba čakati servis. Na prvi pogled gre za manjše nevšečnosti, toda če se takšni dogodki ponavljajo, začnejo vplivati na delo celotne ekipe.

In tukaj se začne pravi strošek – ne v evrih za popravilo, ampak v minutah in urah, ki jih zaposleni izgubijo.

Če en zaposleni izgubi deset minut na dan zaradi težav s tiskanjem, to na letni ravni pomeni več kot štirideset ur. To je cel delovni teden. Če enake težave občuti več ljudi, se številke hitro pomnožijo.

Zanimivo je, da večina podjetij teh stroškov sploh ne meri. Vidijo račun za toner ali servisni poseg, ne vidijo pa izgubljenega časa zaposlenih, zamujenih rokov ali dodatnega stresa.

Zakaj »najcenejši tiskalnik« pogosto ni najcenejši

Veliko podjetij še vedno izbere napravo po načelu: »Vzemimo cenejšo, saj vsi tiskalniki delajo isto.«

Toda razlika se pokaže šele po nekaj mesecih uporabe.

Cenejše naprave imajo pogosto manj zmogljive komponente, nižje kapacitete tonerjev, počasnejše delovanje ali večjo verjetnost okvar. Na začetku se zdi nakup ugoden, kasneje pa se pojavijo stroški, ki jih nihče ni predvidel.

Podobno kot pri avtomobilu tudi pri tiskalniku ni najpomembnejše, koliko stane ob nakupu, ampak koliko stane uporaba skozi leta. Če naprava potrebuje pogostejše vzdrževanje, dražje potrošne materiale ali povzroča več izpadov dela, se lahko začetni prihranek zelo hitro stopi.

Zato podjetja vse pogosteje uporabljajo koncept skupnega stroška lastništva oziroma TCO (Total Cost of Ownership). Pri tem ne ocenjujejo samo nakupne cene, temveč tudi stroške tonerjev, servisiranja, električne energije, administracije in časa zaposlenih.

Ko seštejemo vse te dejavnike, se pogosto izkaže, da naprava, ki je bila ob nakupu nekoliko dražja, dolgoročno predstavlja bistveno boljšo investicijo.

Ko tiskalnik postane del problema – ali del rešitve

Največji skriti strošek pa ni niti toner niti servis. Največji strošek je neučinkovit proces.

V številnih podjetjih se še vedno vsak dan odvija enak scenarij. Dokument se natisne, podpiše, ponovno skenira, pošlje po elektronski pošti in nato ročno shrani v ustrezno mapo.

Vsak posamezen korak vzame le nekaj sekund ali minut. Težava nastane zato, ker se ta opravila ponavljajo vsak dan, pri vsakem dokumentu in pri vsakem zaposlenem.

Sodobne multifunkcijske naprave lahko danes velik del teh opravil avtomatizirajo. Dokument se lahko že ob skeniranju samodejno shrani v ustrezno mapo, pošlje v dokumentni sistem ali poslovno aplikacijo ter hkrati postane dostopen vsem pooblaščenim uporabnikom.

Namesto da zaposleni dokument večkrat obdeluje, ga sistem obdela sam.

Razlika se morda zdi majhna, vendar lahko na ravni celotnega podjetja pomeni več sto prihranjenih ur letno.

Ko se izgubljeni čas začne seštevati

Pri poslovnih procesih pogosto podcenjujemo moč majhnih prihrankov.

Če vsak zaposleni prihrani le pet minut na dan, se to ne sliši kot pomembna številka. Toda v podjetju z dvajsetimi zaposlenimi to pomeni skoraj dve uri prihranka vsak delovni dan.

V enem mesecu se to pretvori v več kot štirideset ur. V enem letu pa v več kot petsto ur produktivnega časa.

To je ekvivalent večmesečnega dela ene osebe.

Podjetja zato vse bolj ugotavljajo, da digitalizacija dokumentnih procesov ni le tehnološka nadgradnja, ampak poslovna odločitev. Namen ni kupiti nove naprave, temveč ustvariti okolje, kjer zaposleni manj časa porabijo za administracijo in več časa za naloge, ki ustvarjajo vrednost.

Servis, ki ga ne opazimo – dokler ga ne potrebujemo

Ena izmed stvari, ki jih podjetja pogosto spregledajo, je servisna podpora.

Ko tiskalnik deluje brezhibno, o njem nihče ne razmišlja. Ko se pokvari, pa nenadoma postane najpomembnejša naprava v pisarni.

V podjetjih, kjer vsakodnevno tiskajo pogodbe, naročila, dobavnice ali račune, lahko že nekaj ur nedelovanja povzroči precejšnje nevšečnosti. Če je odzivni čas servisa dolg, se težave hitro prenesejo na zaposlene, stranke in poslovne partnerje.

Zato postaja kakovost servisne podpore eden ključnih kriterijev pri izbiri poslovnih rešitev.

Mnoga podjetja danes izbirajo modele upravljanega tiskanja, kjer so servis, vzdrževanje in dobava potrošnega materiala vključeni v celotno storitev. Tak pristop omogoča boljšo predvidljivost stroškov in bistveno manj skrbi za uporabnike.

Stroški, ki jih podjetja pogosto spregledajo

Ko govorimo o tiskanju, večina najprej pomisli na papir in toner. V resnici pa obstaja še vrsta drugih stroškov.

Vsak tiskalnik potrebuje administracijo. Nekdo mora spremljati zalogo tonerjev, naročati potrošni material, organizirati servisne posege in reševati težave uporabnikov.

V manjših podjetjih to pogosto počne direktor ali administracija. V večjih organizacijah pa se s tem ukvarjajo IT-oddelki.

Čeprav teh stroškov ni mogoče neposredno povezati z eno samo napravo, predstavljajo pomemben del celotnega sistema. Čim bolj avtomatizirano je upravljanje, tem manj časa je treba namenjati rutinskim opravilom.

Energija, ki je ne vidimo na računu

Še en pogosto spregledan strošek je električna energija.

Sodobne multifunkcijske naprave so bistveno učinkovitejše od starejših modelov. Hitreje preidejo v stanje mirovanja, porabijo manj energije v pripravljenosti in se hitreje aktivirajo, ko jih uporabnik potrebuje.

Pri eni napravi razlika morda ni velika. Če pa ima podjetje deset, dvajset ali več naprav, se lahko letni prihranki hitro poznajo tudi na stroških električne energije.

Poleg tega številne organizacije vse več pozornosti namenjajo trajnostnemu poslovanju. Manjša poraba energije, manj odpadkov in učinkovitejša uporaba virov niso več samo okoljski cilji, ampak tudi poslovna prednost.

Varnost – nova tema v svetu tiskanja

Mnogi še vedno razmišljajo o tiskalniku kot o preprosti pisarniški napravi. V resnici gre danes za omrežno napravo, ki je povezana z informacijskim sistemom podjetja.

To pomeni, da lahko predstavlja tudi varnostno tveganje.

Na sodobnih napravah se pogosto obdelujejo občutljivi podatki: pogodbe, osebni podatki zaposlenih, finančna dokumentacija in poslovna korespondenca.

Zato postajajo funkcije, kot so prijava uporabnikov, šifriranje podatkov, varno tiskanje in nadzor dostopa, vse pomembnejše.

Podjetja se zavedajo, da varnost ni več tema zgolj za strežnike in računalnike. Del celotne varnostne slike so postale tudi multifunkcijske naprave.

Tiskalnik kot del digitalnega podjetja

Največja sprememba pa se dogaja v načinu dela.

Tiskalnik danes ni več izolirana naprava, ki stoji v kotu pisarne. Povezan je z oblakom, poslovnimi aplikacijami, sistemi za upravljanje dokumentov in digitalnimi delovnimi tokovi.

Postaja del širšega ekosistema, v katerem informacije potujejo hitreje, varneje in z manj ročnega dela.

Ko zaposleni skenira dokument, ta ne konča več v fizičnem registratorju. Shranjen je v sistemu, kjer ga lahko najdejo vsi, ki ga potrebujejo. Iskanje traja nekaj sekund, ne več nekaj minut ali celo ur.

Takšen način dela zmanjšuje možnost napak, izboljšuje preglednost poslovanja in omogoča hitrejše sprejemanje odločitev.

Na koncu ni pomembna cena – ampak zgodba za njo

Ko podjetje izbira tiskalnik, v resnici ne izbira zgolj naprave.

Izbira način dela za naslednjih nekaj let. Izbira raven podpore, ki jo bo imelo ob težavah. Izbira količino časa, ki ga bodo zaposleni porabili za administrativna opravila. In izbira, kako učinkovito bo upravljalo svoje dokumente.

Zato najcenejša ponudba pogosto ni najboljša odločitev.

Včasih je naprava, ki stane nekoliko več na začetku, tista, ki podjetju v naslednjih letih prihrani največ denarja, časa in živcev.

V času, ko organizacije iščejo nove načine za povečanje produktivnosti in optimizacijo stroškov, tiskalnik ni več zgolj kos pisarniške opreme. Postal je pomemben del poslovne infrastrukture in eden izmed gradnikov uspešne digitalne preobrazbe.

In prav zato se pravo vprašanje danes ne glasi več: »Koliko stane tiskalnik?«

Pravo vprašanje je: »Koliko bo podjetju pomagal prihraniti v prihodnjih letih?«

Koliko lahko podjetje dejansko prihrani?

Poglejmo poenostavljen primer pisarne z desetimi zaposlenimi, ki vsak mesec natisne približno 3.000 črno-belih in 2.000 barvnih strani. To je povsem običajen obseg za računovodski servis, manjše proizvodno podjetje, nepremičninsko agencijo ali trgovsko podjetje.

Podjetje se odloča med cenejšo napravo in sodobno poslovno multifunkcijsko rešitvijo z vključeno servisno podporo ter avtomatiziranim upravljanjem dokumentov.

Na prvi pogled je cenejša naprava privlačnejša, saj je začetna investicija nižja za približno 1.500 evrov. Vendar se slika hitro spremeni, ko pogledamo obdobje dveh let.

Pri obsegu 5.000 strani mesečno razlika v strošku potrošnega materiala pogosto znaša med 80 in 120 evrov na mesec. V dveh letih to predstavlja približno 2.400 evrov dodatnega stroška.

Dodajmo še servisne posege, menjave potrošnih delov in občasne izpade delovanja. Če zaposleni zaradi težav s tiskanjem, iskanjem dokumentov in ročnim arhiviranjem izgubijo povprečno le pet minut na dan, to za deset zaposlenih pomeni skoraj 17 ur izgubljenega časa mesečno.

Pri povprečnem strošku dela 20 evrov na uro podjetje na ta račun izgubi približno 340 evrov mesečno oziroma več kot 8.000 evrov v dveh letih.

Skupni stroški so tako lahko videti precej drugače, kot se je zdelo na začetku:

• nižja začetna investicija: prihranek približno 1.500 €
• višji stroški potrošnega materiala: približno +2.400 €
• izgubljen čas zaposlenih: približno +8.000 €
• dodatni servisni posegi in administracija: približno +1.000 €

V tem primeru lahko podjetje v dveh letih zaradi izbire manj učinkovite rešitve porabi tudi več kot 10.000 evrov več, kot bi jih sicer.

Zato se vse več podjetij ne osredotoča več na ceno naprave, ampak na skupni strošek lastništva in vpliv na produktivnost zaposlenih. Pri večini organizacij se namreč največji prihranki ne skrivajo v tonerjih ali papirju, temveč v času, ki ga ljudje porabijo za opravila, ki bi jih lahko avtomatizirali.