SAVA d.d. z e-Računi med pionirji elektronskega poslovanja

Vinko Perčič

V Portorožu bo od 18. do 20. aprila potekal 39. simpozij o sodobnih metodah v računovodstvu, financah in reviziji, ki ga prirejata Zveza ekonomistov Slovenije in Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije. Pokrovitelj simpozija je tudi kranjska SAVA d.d., ki je kot eno prvih slovenskih podjetij uvedlo elektronsko poslovanje v finančno računovodstvo. V Savi so namreč že leta 2000 uvedli rešitev e-Računi podjetja Genis, za elektronski vnos in likvidacijo prejetih računov, s katero so izboljšali proces likvidacije računov ter za deset dni skrajšali čas za izdelavo mesečnih bilanc.

V Savi so dobre prakse elektronskega poslovanja v finančnem računovodstvu pričeli uporabljati v letu 2000, ko so skupaj z Genisom izvedli delno prenovo informacijskih rešitev. Glavni pobudnik uvedbe elektronskega poslovanja v finančno računovodstvo je bil Vinko Perčič, član uprave, odgovoren za računovodstvo, organizacijo in IT. “Projekt elektronskega vnosa prejetih faktur smo po zaslugi Genisa osvojili zelo hitro, v treh do štirih mesecih” je povedal Perčič. Tako so v Genisu poskrbeli tudi za tesno integracijo rešitve e-Računi s poslovnim informacijskim sistemom SAP, ki je omogočila popolnoma povezan proces od skeniranja oziroma zajema računov, do knjiženja v poslovnih knjigah.
Kot pravi Vinko Perčič, so v Savi izboljšali proces likvidacije prejetih računov na ta način, da vsak prejeti račun dobavitelja na vhodu evidentirajo kot elektronski dokument, ki se ne more izgubiti. Skenirani računi po elektronskih medijih hitro pridejo do podpisnika, ki bodisi preveri račun in ga odobri bodisi ga zavrne. Odobrene račune nato v finančnem računovodstvu razknjižijo v poslovne knjige. “Kontrole so enostavne, takojšnje in brezhibne. Odgovorni zaposleni na različnih ravneh imajo tudi takojšen vpogled v pravilnost samega postopka likvidacije vhodnih dokumentov, ali je ta v skladu s poslovnikom, ter v pripadajočo dokumentacijo.” pravi Perčič.

“Najbolj pomembna pridobitev je hitrost in skoraj absolutna točnost obdelave prejetih računov, saj odgovorni za stroške dobijo dokumentacijo po elektronski pošti v odobritev takoj po vnosu v sistem,” pravi Perčič. “Čas poročanja za zaključeni mesec smo tako skrajšali za najmanj deset dni, kar je prednost predvsem za direktorje družb oziroma programov, ki potrebujejo hitre in točne informacije.” Z rešitvijo e-Računi so v Savi na področju likvidacije prejetih računov pridobili popolnoma pregleden proces, saj se za vsakega odgovornega ve, kdaj je prejel račun in kdaj ga je odobril, ter kakšen je vzrok stroška. “Vzpostavili smo red, saj zaradi preglednosti točno vemo, kdo je zaslužen, da poslovna poročila niso pravočasno in kakovostno izdelana. Sedaj imamo lahko mesečne informacije že deveti dan v mesecu, naš cilj pa je, da bi imeli kvalitetne podatke za zaključeni mesec že peti delovni dan,” je še poudaril Perčič.

Z uvedbo rešitve e-Računi v Savi d.d. tako že danes izvajajo brezpapirno poslovanje pri likvidaciji prejetih računov, istočasno pa so pripravljeni tudi na jutrišnje elektronsko poslovanje med podjetji.