Povežite upravljanje vsebine v podjetju z Microsoft 365

Microsoft 365 je bil v času pandemije pravi razcvet za številne organizacije, Microsoft Teams pa se je izkazal kot odlično orodje za digitalno sodelovanje. Zdaj lahko to zmožnost nadgradite s povezavo rešitve za upravljanje vsebine (na primer M-Files) v podjetju z Microsoft Teams. S tem odpravite informacijske silose in zagotovite, da imajo uporabniki hiter in enostaven dostop do informacij, ki jih potrebujejo, ne glede na to kje so shranjene.

Ko so na začetku pandemije številne organizacije določile za “delo od doma”, so svoje zaposlene skoraj čez noč preusmerile na rešitve v oblaku, kot je Microsoft 365. Storitve, kot je Microsoft Teams, zagotavljajo orodja za komunikacijo in sodelovanje, ki zaposlenim omogočajo delo od doma. Zato ni presenetljivo, da ima danes Microsoft Teams 145 milijonov uporabnikov po vsem svetu.¹

Čeprav je Microsoft Teams odličen za sodelovanje, bodo organizacije morda še vedno morale reševati povezane izzive v zvezi z upravljanjem informacij. Zlasti morajo zagotoviti, da lahko uporabniki ob pravem času dostopajo do pravih podatkov in informacij.

Najbolje bi bilo, če bi imeli uporabniki na voljo iskalno orodje, ki bi delovalo podobno kot Google in bi jim omogočalo:

• nemoteno iskanje po vseh “skladiščih” podjetja,
• priklic vseh ustreznih informacij in podatkov (tako strukturiranih kot nestrukturiranih) za izpolnjevanje poslovnih potreb,
• vidljivost: da bi na enem mestu videli vse, kar potrebujejo, ne glede na to, kje se nahajajo sami ali posamezni viri in vsebine.

Ko programsko opremo za upravljanje vsebine (na primer M-Files) v podjetju povežete z Microsoft Teams, uporabnikom omogočite, kar želijo. Hkrati sistem za upravljanje vsebin pomaga vaši organizaciji izboljšati varnost in upravljanje informacij, racionalizirati upravljanje dokumentov in poenostaviti skladnost z zakonodajo.

INTELIGENTNO UPRAVLJANJE INFORMACIJ (INTELLIGENT INFORMATION MANAGEMENT – IIM)

STORITVE UPRAVLJANJA VSEBIN ZA PODJETJA >>> VEČ INFORMACIJ

Čas, da prevzamete nadzor nad svojimi informacijami

Preden so organizacije prešle na delo na daljavo ter povečale svojo odvisnost od storitve Microsoft Teams, je bilo upravljanje informacij in vsebin običajno bolj zahtevno.

Pri nekaterih organizacijah – zlasti tistih, ki še niso imele jasnih pravilnikov o shranjevanju dokumentov in upravljanju življenjskega cikla vsebine – je prehod na Microsoft Teams povzročil, da so ga nekatere uporabljale kot arhivsko strukturo.

Nedavna raziskava družbe Konica Minolta² je pokazala, da v 66% organizacij shranjevanje dokumentov še vedno ni dobro organizirano. Na primer:

• 9% se zanaša na priponke elektronske pošte in osebne lokalne diske,
• 34% jih je že v oblaku, vendar imajo več slabo organiziranih delitev v oblaku (cloud-share),
• 23% jih uporablja eno samo omrežno skupno rabo datotek, ki pa je do neke mere kaotična,
• le tretjina organizacij (33%) ima razmeroma dobro organizirano omrežno skupno rabo datotek.

Žal lahko nepovezan in decentraliziran pristop k upravljanju vsebin, shranjevanju informacij in arhiviranju privede do različnih težav, vključno z naslednjimi:

• da bi izpolnili poslovne potrebe ali zahteve delovnega procesa, zaposleni predolgo iščejo prave informacije, kar ovira učinkovitost in produktivnost,
• nezmožnost pridobivanja polne vrednosti informacijskih virov podjetja,
• pomanjkanje nadzora nad različicami, zaradi česar se zastarele informacije delijo, se nanje zanašajo in se celo pošiljajo strankam,
• tveganje podvajanja obstoječih dokumentov, kar pomeni izgubo časa in truda,
• neučinkovito upravljanje vsebine in informacij,
• tveganje neskladnosti s predpisi o varstvu podatkov (GDPR).

Z M-Files kot orodjem za upravljanje vsebine je dostop do informacij odobren prek enotne prijave v imenik (Azure Active Directory). M-Files uporablja arhitekturo, ki temelji na metapodatkih, kar omogoča samodejno in dinamično varovanje strukturiranih in nestrukturiranih podatkov, ter dostop do njih v pravem kontekstu, ne glede na njihovo shrambo ali lokacijo.

Vgrajena umetna inteligenca omogoča, da M-Files analizira dokumente, da jih razvrsti; ustvari vpogled v vsebino, vrednost in občutljivost informacij, ki jih vsebujejo, ter zagotovi, da se občutljivi podatki (kot so osebni podatki) obravnavajo pravilno in v skladu z ustreznimi predpisi kot je GDPR. M-Files uporabnikom zagotavlja tudi dodatna navodila za uporabo informacij ter avtomatizira procese za vzdrževanje upravljanja informacij in skladnosti s predpisi.

Kako težko je najti prave informacije?

– Zaposleni v povprečju porabijo 18 minut za iskanje dokumenta.³
– 93% zaposlenih ne more najti dokumenta, ker je bil ob vložitvi slabo poimenovan ali označen.³
– 82% vprašanih meni, da iskanje po različnih sistemih, da bi našli najnovejšo različico dokumentov, zmanjšuje njihovo produktivnost.⁵

Rešitev za upravljanje vsebine, ki je enostavna za uporabo in ne povzroča motenj

Na srečo lahko vse te izzive rešite s sistemom za upravljanje vsebine v podjetju kot je M-Files – brez selitve podatkov in dokumentov ali siljenja uporabnikov v učenje novega sistema. M-Files podjetja Konica Minolta zagotavlja inteligentno platformo za upravljanje vsebine, ki:

• uredi shranjevanje podatkov in upravljanje dokumentov v vseh vaših skladiščih, sistemih za shranjevanje in poslovnih aplikacijah,
• poenostavlja upravljanje informacij ter z avtomatizacijo podpira in racionalizira vaša prizadevanja za skladnost s predpisi,
• prihrani čas in trud uporabnikom, ki lahko hitro in enostavno najdejo ključne poslovne informacije, ki jih potrebujejo,
• zagotavlja vedenje, da so informacije vedno posodobljene, zavarovane in zaščitene pred naključnim izbrisom v celotnem življenjskem ciklu.

Z integracijo z Microsoft 365, M-Files omogoča, da Microsoft Teams postane enotna točka dostopa do vseh informacij vašega podjetja. Tako lahko zaposleni, da najdejo kar želijo, uporabljajo znani uporabniški vmesnik Microsoft Teams.

Prednosti takšne implementacije za zaposlene so:

• neposreden dostop do podatkov iz samega sistema Teams, ne glede na to, kje so shranjeni – ni treba preklapljati med različnimi aplikacijami,
• inteligentni iskalnik, ki zaposlenim omogoča hitro in učinkovito iskanje informacij, ki jih potrebujejo za podporo vsakodnevnim poslovnim procesom, delovnim procesom in opravilom – najdejo lahko celo podatke in dokumente, ki so se prej izkazali za izgubljene,
• zaupanje, da vsi uporabljajo, izmenjujejo in delajo z najnovejšo različico vseh informacij ali podatkov.

Dolgoročna sprememba

Ko programsko opremo za upravljanje vsebine M-Files vključite v Microsoft 365, svojim zaposlenim omogočite večjo učinkovitost in produktivnost. Brez učenja novega sistema ali preklapljanja med aplikacijami lahko prek znanega vmesnika najdejo vse informacije, ki jih potrebujejo, pri tem pa se še naprej osredotočajo na opravljeno nalogo.

Številne organizacije pričakujejo, da bo delo na daljavo osrednji element njihovega mešanega ali hibridnega dela v prihodnosti. Zato je smiselno, da rešitev M-Files uvedete zdaj – in začnete izkoriščati dolgoročne prednosti enostavnega dostopa do informacij prek storitve Microsoft Teams, izboljšanega upravljanja informacij in pametnejšega upravljanja vsebine v podjetju.

Povezave in viri:

¹ https://www.businessofapps.com/data/microsoft-teams-statistics/ ² https://www.konicaminolta.eu/eu-en/news/konica-minolta-research-reveals-the-status-of-digital-transformation-in-european-companies ³ ⁴ ⁵