Kako pripraviti zakonsko skladen potni nalog?

Potni nalog je računovodska listina, ki omogoča spremljanje in dokazovanje službenih potovanj zaposlenih ter izkazuje upravičenost povračila stroškov, ki so nastali pri službenem potovanju.

SRS (Slovenski računovodski standardi) predpisujejo obliko in vsebino nalogov za izvajanje in knjigovodskih listin, kamor spadajo tudi potni nalogi in obračuni potnih stroškov. Potni nalog tako spada med naloge za izvajanje, obračun potnih stroškov pa predstavlja knjigovodsko listino.

Izdajanje in izpolnjevanje potnih nalogov se velikokrat povezuje z nepotrebnim delom in predstavlja zaposlenim predvsem zoprno in zamudno delo. Vendar je potni nalog in njegova pripadajoča dokumentacija zelo pomemben dokument, ki lahko vpliva na obdavčitev tako posameznikov kot tudi podjetij in je tudi zakonsko obvezen.

Kakšne so lahko posledice neurejenih potnih nalogov?

• Dodatna dohodnina,
• dodatni prispevki za socialno varnost,
• zamudne obresti,
• kazni za prekršek in
• dodatni davek od dohodkov pravnih oseb.

Kdaj je potrebno izdati službeni nalog?

Potni nalog za službeno pot se izda v pisni obliki pred predvideno potjo, obvezno pa ga mora podpisati direktor oz. pooblaščena oseba. Izjemoma se lahko službeno pot odredi tudi ustno oz. po telefonu, vendar se v takšnem primeru potni nalog izda najkasneje v dveh dneh po odhodu upravičenca na službeno potovanje.

Katere podatke morate izpolniti na potnem nalogu?

Eden izmed pomembnejših elementov potnega naloga je podatek o namenu potovanja. Tukaj lahko napišete, ali gre za obisk poslovnega partnerja, sejma, prireditve, sestanek z dobavitelji ipd.

Pri navedbi namena potovanja bodite pozorni in natančni, saj ne bo dovolj le zapis »službena pot«, temveč inšpektorji zahtevajo podrobnejši opis, npr. »Poslovna pot – obisk Datalab d.d., podpis pogodbe«.

Poleg navedenega točnega razloga in namena potovanja je obvezno navesti tudi zaporedno številko izdanega potnega naloga in datum izdaje, točne podatke osebe, ki opravlja službeno pot, njeno delovno mesto in naslov bivanja, datum potovanja z uro pričetka potovanja, kraj potovanja, kratek opis naloge in dela na službeni poti, čas trajanja potovanja, odobritev uporabe prevoznih sredstev plačnika potnih stroškov, višino dnevnice in morebitnih posebnih dodatkov.

Če se za službeno potovanje izplačuje predujem, je treba njegovo višino zabeležiti v potnem nalogu.

Pravilno izpolnjen nalog za službeno potovanje mora podpisati odredbodajalec (direktor oz. pooblaščena oseba).

Kako poteka obračun potnih stroškov?

Zakon o delovnih razmerjih v 130. členu določa, da mora delodajalec delavcu med drugimi zagotoviti tudi povračilo stroškov, ki jih ima pri opravljanju določenih del in nalog na službenem potovanju.

Kdaj je potrebno oddati obračun potnih stroškov?

Po vrnitvi s službenega potovanja je treba v čim krajšem času (pisno ali elektronsko) izpolniti obračun potnih stroškov in ga predložiti svojemu nadrejenemu ali računovodstvu. Priporočljivo je, da je rok predložitve obračuna določen v internem pravilniku o službenih potovanjih. Obračun stroškov, nastalih na službenem potovanju v tujino, se po določilih 20. člena Uredbe o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino predloži nadrejenemu naslednji dan po končanem službenem potovanju, najpozneje pa v 7 dneh po končanem potovanju. Nadrejeni je dolžan celotno dokumentacijo in morebitni ostanek sredstev predložiti računovodstvu v roku 7 dni po prejemu obračunov.

PANTHEON Web Light – priprava in izdaja potnih nalogov preko spleta

Spletni program PANTHEON Web Light omogoča hiter in preprost vnos potnega naloga, tudi preko mobilnega telefona. Vsebuje vse potrebne podatke, ki jih narekuje zakonodaja, vam pa omogoča, da enostavno vnesete potni nalog.  S spletnimi potnimi nalogi boste poenostavili postopek vnašanja, obračunavanja, izpisovanja in analiziranja službenih poti.

PANTHEON Web Light omogoča:

• enostaven vnos potnega naloga kar v brskalniku (preko pametnega telefona, tablice, prenosnika) in pregled v realnem času,
• dodajanje relacije preko zemljevida Google Maps in pregled potovanja na zemljevidu,
• samodejno dodajanje dnevnic in kilometrine, brez ročnih vnosov,
• enostavno dodajanje dokumentov za obračun potnih stroškov,
• povezavo s programom PANTHEON.

Več informacij na spletni strani www.datalab.si. (P.R.)