Ob odhodu iz podjetja proaktivno poskrbimo za prenos dokumentov

Po odhodu zaposlenega iz podjetja se samodejno pobrišejo dokumenti iz računalnika in OneDrive-a

Po odhodu zaposlenega se njegov Microsoft 365 račun najprej onemogoči, po določenem času, ki ga določi podjetje, pa v celoti izbriše, vključno z nabiralnikom e-pošte ter z vsemi podatki, ki se nahajajo v OneDrive-u. Dokumenti, ki jih je zaposleni naložil v Teams ekipe, se ohranijo.

Dokumente, ki jih je z vami delil sodelavec, ki je odšel, morate prenesti sami

Če je zaposleni že pred odhodom iz podjetja neposredno iz svojega OneDrive-a s posameznimi sodelavci delil določene podatke, bodo ti obveščeni, da bo z njimi deljena vsebina kmalu pobrisana in da si jo naj, če jo potrebujejo, prenesejo. Po preteku 30-ih dni pa tudi tisti, ki jim je bila vsebina deljena, ne bodo več mogli dostopati do nje.

Primopredaja in ohranjanje pomembnih dokumentov je dolžnost vsakega zaposlenega

Treba se je zavedati, da mora zaposleni vse posle – vključno s pomembnimi dokumenti – predati, preden podjetje zapusti. Za pridobitev dokumentov po odhodu se ne moremo zanašati na sistemskega administratorja ali domnevati, da so “nekje neke varnostne kopije”, saj to nikakor ne drži. Do podatkov na OneDrive-u posameznega zaposlenega, pred ali po odhodu, nima dostopa nihče. V izjemnih primerih, kot so po navadi opisani v Informacijski varnostni politiki podjetja, je dostop omogočen sistemskemu administratorju, vendar izguba dokumentov zaradi odhoda zaposlenega ni tak primer in dokumentov ni možno povrniti po izbrisu.

Dokumentov, ki so pomembni za podjetje, nikoli ne hranimo samo v lastnih arhivih

1. Identificirati je potrebno, kateri podatki ali dokumenti na našem lokalnem disku ali OneDrive-u, so takšni, da so za podjetje pomembni in jih je nujno ohraniti.
2. Teh dokumentov nikoli ne hranimo samo na disku ali lastnem OneDrive-u. Vedno jih delimo tudi s tistimi, ki te dokumente potrebujejo (ne nujno samo po našem odhodu).
3. Predlagamo, da take dokumente odlagate v Teams ekipe. Na splošno je priporočljivo, da se vsa vsebina, ki je pomembna za podjetje, hrani v Teams ekipah, in ne na OneDrive-u.