Multifunkcijski tiskalnik v hibridni pisarni: od tiskanja do digitalnih delovnih procesov

Še pred desetletjem smo ga ocenjevali predvsem po hitrosti tiskanja, kakovosti izpisa, formatu papirja in strošku na stran. Ti kriteriji ostajajo pomembni, vendar danes povedo le del zgodbe.

Sodobni multifunkcijski tiskalnik oziroma MFP vse bolj postaja povezovalna točka med papirnimi dokumenti, zaposlenimi, oblakom in digitalnimi poslovnimi procesi.

In podatki kažejo, zakaj.

Poslovno tiskanje se spreminja, skeniranje pridobiva pomen

Raziskava Quocirca State of the Industry 2025 kaže očiten premik. Kar 73 % vprašanih predstavnikov panoge pričakuje nadaljnje zmanjševanje obsega tiskanja, v povprečju za 8,4 %. Po drugi strani jih 76 % pričakuje rast obsega skeniranja, v povprečju za 8,3 %. Toda to ne pomeni, da papir izginja.

Quocirca je v raziskavi Future of Work 2030 ugotovila, da je popolnoma brez papirja le 18 % organizacij. Še bolj zanimiv je podatek, da 47 % organizacij pričakuje povečanje naložb v posodobitev infrastrukture za tiskanje.

Na prvi pogled sta podatka skoraj protislovna. A nista. Kažeta na to, da se vloga poslovnega tiskanja spreminja.

Papir in digitalni dokumenti v večini organizacij še vedno obstajajo drug ob drugem. Za uporabnika zato ni ključno samo kako dokument natisne, temveč tudi, kako ga zajame, digitalizira, poišče, deli in vključi v naslednji poslovni proces. Tu multifunkcijski tiskalnik dobiva novo vlogo.

Od tiskalnika do povezave med papirjem in digitalnim svetom

Predstavljajmo si podpisano pogodbo. V klasičnem procesu jo uporabnik skenira, dokument pošlje na svoj e-poštni naslov, ga prenese na računalnik, ustrezno poimenuje ter nato shrani na pravo mesto.

Toda zakaj bi moral biti postopek tako zapleten? V sodobnem dokumentnem okolju je mogoče fizični dokument zajeti na multifunkcijskem tiskalniku in ga vključiti v nadaljnji digitalni proces. Pomemben postaja predvsem tok dokumenta, ne samo posamezna funkcija naprave.

Dokument se lahko začne na papirju in nadaljuje v digitalnem okolju. Drug dokument nastane digitalno, vendar je zaradi narave dela potreben tudi v fizični obliki. MFP stoji prav na stičišču teh dveh svetov. Zato vprašanje pri načrtovanju novega okolja za poslovno tiskanje ni več samo: Kako hitro naprava tiska? Vedno pomembnejše je vprašanje: Kako dobro se naprava vključuje v način, kako naša organizacija dejansko dela z dokumenti?

Hibridno delo zahteva dostop do dokumentov ne glede na lokacijo

Hibridno delo je to potrebo samo še povečalo. Dokument ne sme biti uporaben samo zaposlenemu, ki trenutno sedi poleg multifunkcijskega tiskalnika. Informacije morajo biti dosegljive tudi sodelavcu, ki dela od doma, na drugi lokaciji ali na poti. Zato postajajo povezave med napravami za tiskanje in skeniranje ter digitalnimi okolji vse pomembnejši del uporabniške izkušnje.

To spreminja tudi način razmišljanja o infrastrukturi za poslovno tiskanje. Naprava ni več samostojen otok. Je del širšega informacijskega okolja organizacije.

Varnost MFP je zato tudi vprašanje informacijske varnosti

Povezljivost pa ima svojo drugo plat. Če multifunkcijski tiskalnik sprejema, obdeluje, skenira, shranjuje ali posreduje poslovne dokumente, je treba njegovo varnost obravnavati kot del širše informacijske varnosti organizacije. Med pomembnimi področji so avtentikacija uporabnikov, nadzor dostopa do funkcij in dokumentov, zaščita podatkov ter sledljivost dogodkov. To je posebej pomembno pri dokumentih, ki vsebujejo osebne, poslovno občutljive ali druge zaupne informacije.

V Sloveniji je pomemben tudi širši zakonodajni kontekst. Zakon o informacijski varnosti (ZInfV-1) med drugim določa ukrepe za obvladovanje tveganj za informacijsko in kibernetsko varnost ter obveznosti določenih zavezancev. Zakon v slovenski pravni red prenaša evropsko direktivo NIS 2. To seveda ne pomeni, da je vsak multifunkcijski tiskalnik ali vsako podjetje avtomatično predmet obveznosti po NIS 2. Pomeni pa nekaj precej bolj praktičnega: povezanih naprav, ki obdelujejo poslovne informacije, ni smiselno obravnavati ločeno od celotnega informacijskega okolja organizacije.

Naslednji korak: od digitalizacije do avtomatizacije

Toda digitalizacija papirja je šele prvi korak. Resnična vrednost nastane takrat, ko digitaliziranega dokumenta ni treba ročno prenašati iz sistema v sistem.

Quocirca med ključnimi trendi za leto 2026 izpostavlja nadaljnjo digitalizacijo papirnih delovnih tokov, Intelligent Document Processing (IDP), avtomatizacijo ter povezovanje z rešitvami CRM in ERP. Dve tretjini odločevalcev s področja IT po njihovih podatkih pričakuje povečanje obsega skeniranja.

Naslednja stopnja razvoja zato ni zgolj skeniraj dokument, temveč: zajemi dokument, prepoznaj njegovo vsebino in podatke ter ga vključi v ustrezen digitalni proces.

Pri vhodnem računu na primer prava poslovna vrednost ni v PDF-datoteki, ki nastane po skeniranju. Vrednost nastane, ko potrebni podatki postanejo uporabni v nadaljnjem procesu obdelave računa. To je bistvena razlika med digitalizacijo papirja in digitalizacijo procesa.

Kaj to pomeni pri izbiri naslednjega multifunkcijskega tiskalnika?

Hitrost tiskanja, kakovost izpisa, zanesljivost in stroški seveda ostajajo pomembni. Toda seznam vprašanj je smiselno razširiti.

·       Kako se bo MFP vključil v naše obstoječe digitalno okolje?

·       Kako enostavno bodo uporabniki zajemali dokumente?

·       Kam bodo digitalizirani dokumenti potovali?

·       Kako bodo zaščiteni dokumenti in podatki?

·       Kako bomo upravljali identiteto uporabnikov in njihove pravice?

·       Katere ročne korake pri delu z dokumenti lahko zmanjšamo?

·       Ali infrastruktura podpira način dela, ki ga bomo potrebovali čez nekaj let?

Prav zadnje vprašanje utegne biti pomembnejše, kot se zdi. Multifunkcijski tiskalnik praviloma kupujemo ali najemamo za večletno obdobje. Zato ne izbiramo samo naprave za današnje potrebe, ampak del dokumentne infrastrukture za prihodnja leta.

“Pri izbiri multifunkcijskega tiskalnika danes ni več dovolj primerjati samo hitrosti in stroška izpisa. Pomembno je razumeti, kako se bo naprava vključila v dokumentne procese, varnostno okolje in način dela uporabnikov. Prava vrednost nastane, ko tehnologija poenostavi delo in varno poveže papirne dokumente z digitalnimi procesi.” – Boštjan Papež, Direktor prodaje, Konica Minolta Slovenija

Multifunkcijski tiskalnik ne izginja. Spreminja svojo vlogo.

Prihodnost poslovnega tiskanja zato verjetno ni zgodba o izbiri med papirjem in digitalnim svetom. Organizacije uporabljajo oba. Pomembnejše vprašanje je, kako učinkovito ju znamo povezati.

Sodobni multifunkcijski tiskalnik lahko pri tem postane stična točka med fizičnimi dokumenti, digitalnimi informacijami in poslovnimi procesi.

Zato pri naslednji izbiri ne vprašajte samo: Kako dobro ta naprava tiska? Vprašajte tudi: Kako dobro se bo vključila v način, kako bomo delali jutri?