SAP bo leta 2027 prenehal s podporo SAP Business Suite 7, ki vključuje SAP ECC 6. Za IT ekipe, ki so dolga leta izpopolnjevale svoja znanja na ECC področju in prilagajale svoje sisteme, da so popolnoma ustrezali poslovnim potrebam podjetja, prehod na S/4HANA postavlja zapletena vprašanja. Organizacije se sprašujejo ali naj ostanejo pri sistemu, ki ga poznajo in mu zaupajo, ali naj se odločijo za modernizacijo na najnovejšo verzijo – SAP S/4HANA.

SAP ECC 6.0 se približuje koncu svoje življenjske dobe. Kljub temu, da je v celoti podprt do leta 2027 z možnostjo podaljšanja do leta 2030, je tehnologija že zastarela. Uporabniki ne morejo v celoti izkoristiti prednosti pametnih tehnologij, ki izboljšujejo in avtomatizirajo poslovne procese, zmogljivost sistema ter agilnost in inovativnosti, ki jih ponuja rešitev S/4HANA.

Ta premik k modernizaciji bo ločil vodilne od tistih, ki zaostajajo, zlasti ko se bo hitrost sprememb stopnjevala. Toda tisti, ki so se odločili za prehod na SAP S/4HANA, morajo že med pripravo strategije za prehod sprejeti nekaj odločitev.

Poglejmo si ključne štiri odločitve.

1 Licence

Če ste se odločili za prehod na S/4HANA, boste morali sprejeti nov licenčni model. Na voljo je več možnosti konverzij, ki so odvisne od posebnih okoliščin in pogojev, za katere ste se dogovorili v trenutni licenčni pogodbi ECC ali Suite on HANA. Lahko pretvorite celotno pogodbo ali pa samo posamezne komponente pogodbe. Gre za kar zapleteno nalogo, ki predstavlja priložnosti za izkoriščanje neuporabljenih predhodno kupljenih licenc (ang. shelfware) ali optimizacijo pogodbenih pogajanj s SAP-om.

Poleg tega se bodo organizacije soočile z izbiro tradicionalnega modela lastniških (ang. perpetual) licenc ali naročniškega modela najetih licenc (ang. subscription). Slednji združuje tako IaaS kot SaaS. Primer tega je licenčni model RISE with SAP.

1.1 Kaj je Rise with SAP?

RISE with SAP poenostavlja pogodbe, podporo in SLA-je (ang. Service Level Agreements). Za manjše in manj kompleksne organizacije lahko RISE with SAP zmanjša breme IT ekip, ki so v organizacijah zadolžene za SAP. Vaše obstoječe lastniške licence bo nadomestil naročniški model. Ne glede na to, ali uporabljate celoten obseg RISE with SAP ali ne, boste najverjetneje pri tem modelu tudi obstali. To pa vam lahko povzroči nepotrebno potrošnjo.

2 Infrastruktura

Veste, da želite migrirati na SAP S/4HANA, vendar se morate odločiti, kje želite to rešitev gostovati. SAP S/4HANA lahko deluje na lokaciji (ang. on-premises) in v zasebnem ali javnem oblaku.

Če so podatki posebej občutljivi ali imajo posebne zahteve glede zmogljivosti, ki niso združljive z oblačnim okoljem, je verjetno bolje, da organizacije ohranijo svoje lokalno okolje. Medtem ko se za zasebni oblak lahko odločijo v primerih, ko je geografska lokacija prioritetna in ali je ta bolj primeren zaradi posebnih določil pogodbe.

Javni oblak podjetjem omogoča, da zmanjšajo svoj trud v IT oddelkih, prilagodljivo nadgrajujejo in prihranijo denar. Poslovni izračuni kažejo, da se lahko infrastrukturni in operativni stroški bistveno znižajo s selitvijo SAP okolja k SAP S/4HANA certificiranim ponudnikom javnih oblakov, kot so Microsoft Azure, Amazon Web Services (AWS) ali Google Cloud Platform (GCP).

Če se sprašujete, ali so Azure, AWS ali GCP najprimernejši, je to odvisno od posameznega primera in poslovnih zahtev. Vsakdo, ki že uspešno sodeluje z določenim ponudnikom oblačnih storitev, morda želi tja preseliti tudi SAP, saj bo na ta način lažje integriral SAP platformo z ostalimi aplikacijami in delil podatke. Po drugi strani bo morda za vas primernejša strategija, ki vključuje več oblakov, da se izognete preveliki odvisnosti od enega ponudnika in lahko združite prednosti različnih ponudnikov.

Pri kateremkoli od teh ponudnikov storitev v oblaku lahko podjetja optimizirate svojo infrastrukturo ter imate možnost prilagajanja infrastrukture »navzgor ali navzdol«. SAP obenem ponuja možnost gostovanja v lastnih podatkovnih centrih, kar je tudi ena izmed alternativ. Podjetja boste morala dobro poznati svoje potrebe, da se boste lahko na podlagi tega odločili tudi za najboljšo infrastrukturno rešitev.

3 Pristop k implementaciji

Definirati morate ključen aspekt – pristop k implementaciji pri prehodu na SAP S/4HANA. Se boste prehoda lotili postopoma ali boste zajeli vse na enkrat?

V nasprotju s slednjim najbolj agresivnim pristopom (ang. big bang approach), pri katerem se podjetje loti prehoda v oblak in prehoda na SAP S/4HANA v enem zamahu, je pri postopnem uvajanju pristop bolj previden in manj tvegan. To lahko pomeni, da najprej migrirate v oblak in pozneje še na SAP S/4HANA ali pa da pred celotnim projektom izvedete pilotni projekt, da se bolje pripravite na dejansko migracijo, kar lahko zmanjša stroške in prihrani čas.

Običajno se izvajajo naslednji koraki:

• Oblikovanje poslovnega primera: pri tem zajamemo trenutne vrzeli in boleče točke ( pain points) poslovanja.
• Vključevanje poslovnih subjektov: s pomočjo rezultatov, ki se jih dobi iz poslovnega primera, lahko predstavimo prednosti prehoda na SAP S/4HANA, pri čemer se opiše aktualne in prihodnje scenarije ter prednosti modernizacije poslovanja.
• Racionalizacija okolja: pri tem potrdimo načrt, ocenimo potrebne nadgradnje, ki jih je potrebno opraviti pred konverzijo, kot tudi racionalizacijo in pripravo kode po meri.
• Podatki: v tej fazi obravnavamo težave z matičnimi podatki, ugotovljenimi med pilotnim projektom, in arhiviramo odvečne matične podatke.
• Testiranje: tu testiramo vpliv prehoda na zunanje vmesnike s celostnim testiranjem poslovnih procesov.
• Ekipa za transformacijo: oblikujemo ekipo za transformacijo, ki bo imela odgovorno osebo za oblikovanje poslovnega primera, za arhitekturo in načrtovanje, za uvajanje sprememb in za vključevanje poslovnih subjektov.

Pristop, ki ga boste izbrali, bo običajno odvisen od agende poslovne transformacije in rezultatov, ki jih želite doseči tako kratkoročno kot dolgoročno.

4 Potrebne storitve, znanja in spretnosti

Prehod na SAP S/4HANA je velik podvig za vašo ekipo. Večina podjetij se želi prehoda lotiti sama, a običajno potrebuje zaupanja vrednega neodvisnega partnerja za izvedbo in/ali podporo, ki bo zagotovil strokovne smernice in učinkovito pomagal razporediti delo med več akterji.

Pri tem je ključnega pomena, da najdete partnerja s posebnimi znanji, ki jih boste potrebovali. Kaj je potrebno upoštevati?

• Ali si želite, da vse naloge opravi sistemski integrator – kar pomeni, da je na voljo širok nabor znanj, a ne nujno globina posebnih znanj, specifičnih za SAP S/4HANA ali oblačno platformo – ali bi izbrali več specializiranih ponudnikov, ki vam lahko zagotovijo vsak drugačno specifično znanje? Če povemo drugače, predstavljajte si, da imate enega učitelja, ki pokriva celotno paleto učnih predmetov, v primerjavi z učitelji, ki so specializirani za posamezne predmete, se lahko bolj poglobijo in zagotovijo boljša znanja pri posameznih predmetih. Kaj mislite, da vam bo prineslo boljše rezultate?
• Si želite le partnerja za implementacijo, ki bo opravil operativno delo in vam prepustil upravljanje nove rešitve, ko bo ta vzpostavljena, ali bi raje imeli partnerja, ki vam lahko pomaga tako pri implementaciji kot stalnem upravljanju za izkoriščanje vseh prednosti novega sistema? Ker gre za nov sistem, je večja verjetnost, da boste s pomočjo pri vzdrževanju, optimizaciji dosegli tudi boljši izkoristek naložbe.
• Kakšno vlogo imajo po vašem mnenju pri projektih SAP storitve? SAP običajno ponuja storitve zagotavljanja kakovosti, vse pogosteje pa ponuja tudi storitve implementacije in tehnično vodene storitve.

Za razliko od nekaterih velikih sistemskih integratorjev je SoftwareONE specializiran za SAP S/4HANA v oblaku. V pomoč smo vam lahko pri licenciranju, migraciji v oblak, SAP S/4HANA pilotnih konverzijah v oblak, celostnih konverzijah ter vam pomagamo vzdrževati vaš oblačni portfelj. Pomembno je razumevanje kakšnih rezultatov si želi organizacija pri izbiri svojega partnerja in kakšna znanja ta ima.

Kot ja zapisano v tem članku, prehod na SAP S/4HANA zahteva veliko odločitev. Vodstvu boste morali migracijo argumentirati s trdnimi poslovnimi razlogi. Vključiti boste morali vse dejavnike, tako prihodnje poslovne zahteve, strategijo »cloud-first«, prednosti agilnosti, skalabilnost in stroškovno učinkovitost, obstoječe sistemske izzive in vrzeli kot tudi potrebe po modernizaciji poslovnih procesov in s tem povezanih koristi.

Oblikovati boste morali načrt, okvir naložbe, časovni okvir, zahteve in koristi, ki jih želite doseči. Že samo priprava tega poslovnega primera je pomemben del in področje, kjer lahko poiščete podporo, saj bo vključevalo več dejavnikov. Ni pravilnega ali napačnega odgovora, gre za iskanje prave poti za potrebe vaše organizacije. Na tej poti pa vam lahko pomaga SoftwareONE tako, da vam postavi prava vprašanja, oceni vaš položaj in vam pomaga pri oblikovanju poslovnega primera, da boste lahko zagotovili potrebna sredstva.

Kontaktirajte nas, da vidimo, kje lahko najdemo skupne interese in se odpravimo na skupno pot.