Kakšna bo usoda elektronske pošte?

Ugibanja o tem ali je elektronska pošta izumirajoča tehnologija, na poti do elektronske pozabe skupaj s faksom, telefaksom in 56k modemom so verjetno pretirana. Kljub temu, da danes ni pripravljen opustiti elektronske pošte, glavni informacijski vodja pri Fujitsu Technology Solutions, Benno Zollner, pravi “nikoli ne reci nikoli”, saj bi lahko današnja komunikacijska tehnologija v razvoju nadomestila elektronsko pošto v prihodnosti.

Moderne korporacije ne morejo preživeti brez elektronske pošte. Večina glavnih informacijskih vodij bi se danes s tem brez dvoma strinjalo. Že sedaj imamo dovolj zgodovinskih primerov v katerih so bile določene napovedi tako daleč od resnice, da so ravno zaradi tega postale slavne: Napoved Bill Gatesa, da bo 640kb računalniškega spomina dovolj za vsakogar in ocena Gottlieb Daimler-ja, da ne bo globalno povpraševanje po avtomobilih nikoli preseglo 1 milijona, zaradi omejenega števila voznikov. To so izjave na katere se lahko spomnimo ob razvoju novih tehnologij, ki bodo morda nadomestile elektronsko pošto – še posebej, ker menim, da bo v prihodnosti zagotovo prišlo do obdobja “po elektronski pošti”, ko bomo uporabljali veliko večje število naprav in protokolov za komuniciranje, kot le elektronsko pošto.

V prihodnosti bo konvergenca glasu in podatkov pri napravah kot so pametni telefoni še naprej spodbujala sinergije, ki bodo izboljšale mobilne storitve – kar bo začelo spodkopavati našo odvisnost od elektronske pošte. Pravzaprav bi morali pričakovati temeljne spremembe v načinu na katerega bomo komunicirali v prihodnosti. Ne bomo se le navadili na uporabo spletnih strani, ki bodo komunicirale med seboj, na skupno uporabo dokumentov ter informacij v realnem času – vendar bomo tudi uživali koristi, kot so sposobnost prejemanja takojšnjih odgovorov in sodelovanja v razpravah brez zastoja sporočil, ki se nabirajo v našem elektronskem nabiralniku.

Veseliti bi se morali tudi novih naprav, ki nam bodo pomagale ostati pri zdravi pameti z racionalizacijo komunikacij (odkrito, ali kdo zares uživa pri delu z več kot 150-imi elektronskimi sporočili na dan?) in tudi zdrave s tem, ko bomo ostali povezani z zdravstvenimi storitvami, ki nas lahko opozorijo na potrebno akcijo ali celo pokličejo medicinsko oskrbo v našem imenu. Mislite, da je to preveč neverjetno? No, v naših podatkovnih centrih – in naših avtomobilih – že uporabljamo tovrstno tehnologijo.

Vse to se nahaja v prihodnosti. Danes bi znova ponovil mnenje, navedeno zgoraj: elektronska pošta je osnovno poslovno orodje, ki je brez dvoma spremenilo naša življenja – tako zasebna kot profesionalna. Mnogi med nami imajo več elektronskih naslovov, ki jim moramo posvečati pozornost, če želimo ostati v stiku z našim družbenim okoljem, prav tako pa se na elektronsko pošto zanašamo na delovnem mestu. To velja za Fujitsu, kot tudi za katerokoli drugo podjetje, ki ga poznam. Naši zaposleni vsak dan pošljejo več kot 400,000 sporočil.

Trenutno nismo sposobni delovati brez elektronske pošte, zato se moramo prepričati, da lahko obvladamo obseg sporočil, ki jih prejemamo. Fujitsu je za dobrobit svojih zaposlenih po vsem svetu podal smernice za lažje obvladovanje službene elektronske pošte, kot so na primer priporočila v obliki »10 zlatih pravil«. Ta vključujejo prekinitev verige (odstranitev vsakega, ki je naveden v »Kp:« polju) in meni najljubše priporočilo, telefonski klic za rešitev problema. Ta način je hitrejši in bolj oseben.

Jasno je, da ne bi smeli postati sužnji naše elektronske pošte. Vse je odvisno od postavljanja prioritet in sprejemanja odločitev na temelju vrednot. Vsi vemo, da včasih branje in odgovarjanje na najnovejša sporočila v našem elektronskem nabiralniku ni tudi naša najvišja prioriteta – vendar se na nek nenavaden način še vedno počutimo prisiljeni, da to storimo.

Ob zaključku bi želel deliti nekaj osebnih nasvetov za obvladovanje dnevne poplave elektronskih sporočil – delujejo zame in morda bodo delovala tudi za vas.

• Ob trenutkih, ko ste resnično prezaposleni uporabite samodejni odgovor o odsotnosti iz pisarne, tudi če ste v pisarni.
• Za hitra, da/ne vprašanja uporabite program za instantno pošiljanje sporočil, namesto pošiljanja elektronskega sporočila.
• Ne bodite preveč pod stresom, če ste v zaostanku v prebiranju in odgovarjanju na vaša elektronska sporočila postavite prioritete.
• In nenazadnje, moj najljubši nasvet: dvignite telefon!