Kako začeti z brezpapirnim poslovanjem?

Delovno okolje brez papirja nedvomno zveni privlačno, mar ne? Samo zamislite si, kako bi potekalo vaše poslovanje in komunikacija med zaposlenimi v svetu brez papirja. To dejansko pomeni, da vsi papirji, ki pridejo k vam s strani kupcev, prodajalcev in dobaviteljev, se že pri vhodu »spremenijo« v digitalno obliko. Nato se ti v digitalni obliki razširijo po celotnem vašem podjetju, kar seveda poveča učinkovitost in hitrost poslovanja.

Ker so prvi koraki v brezpapirno poslovanje pogosto težki in nerazumljivi, si v nadaljevanju poglejmo tri ključne korake, kako postaviti na noge brezpapirno poslovanje v vaše podjetju:

1. Popišite vse papirnate dokumente. Prvi korak k oblikovanju brezpapirnega poslovanja je nedvomno popis vseh papirjev, s katerimi imamo opravka pri vsakdanjem poslovanju. Ku je pomembno pridobiti predvsem informacijo o tem, kaj hraniti in za koliko časa. S klasifikacijo papirnate dokumentacije bomo dejansko pridobili občutek, kateri so tisti dokumenti, ki so pomembni za naše poslovanje in katere je potrebno hraniti za dalj časa. Ta korak je ključen predvsem zaradi tega, ker bo upravljanje z digitalnimi dokumenti moralo potekati na povsem enak način kot poteka s papirnatimi.

2. Povežite vaše dokumente s poslovnimi procesi. Ko imamo seznam dokumentov je ključnega pomena, da jih povežemo z ustreznimi poslovnimi procesi, saj v nasprotnem primeru ne bo pozitivnih učinkov pri uvedbi brezpapirnega poslovanja. Povezava dokumentov s poslovnimi procesi je pomembna predvsem zaradi tega, da lahko kasneje optimiziramo dokumentni sistem in pripomoremo k izboljšanju poslovanja ter posredno k povečanju zadovoljstva strank in poslovnih partnerjev.

3. Optimizacija poslovnega procesa za digitalno okolje. Ker ima brezpapirno poslovanje svoje zakonitosti je ključnega pomena, da naše obstoječe poslovne procese prilagodimo poslovnemu okolju. Tu gre predvsem za izločitev tistih korakov v postopku, ki niso več potrebi zaradi uvedbe brezpapirnega načina poslovanja. S tem bomo še dodatno pohitrili sam poslovni proces.

Če bomo sledili predhodno omenjenim korakom pred samim pričetkom projekta brezpapirnega poslovanja, bomo veliko pripomogli k sami uspešnosti projekta. Pri tem se moramo vedno zavedati, da je uvedba tovrstnega načina poslovanja v podjetje z velikim številom zaposlenih in poslovnih procesov kompleksno, zaradi tega pa so pozitivni učinki na poslovanje toliko bolj izraziti.

Če želite vedeti še več glede sistemov za upravljanje z dokumenti in kako bodo ti rešili vašo poslovno težavo vam priporočamo, da se obrnete na strokovnjake podjetja Vibor d.o.o (http://www.vibor.si/).