Kako upravljati z elektronsko pošto?

Verjetno vsi poznamo koga, ki se zavestno trudi, da ima v svojem elektronskem poštnem nabiralniku karseda malo neprebranih mailov, medtem ko drugi popolnoma brez težav preživijo z nekaj sto nakopičenimi maili, ki jih preprosto ignorirajo. Večina je razpeta med željami in realnostjo – želeli bi imeti prazen poštni predal in vse pod nadzorom, imajo pa več deset ali sto neprebranih mailov.

Ob nenehnem razmišjanju o elektronski pošti se je težko skoncentrirati na ostale aktivnosti, saj vam misli nenehno uhajajo k tistemu “kupu” neprebranih mailov. To je izredno pomembno že ko smo na delovnem mestu, pri delu od doma pa se pojavi še ena težava. Ne le, da razmišljanje o elektronskem predalu vpliva na našo produktivnost – dogaja se, da nanj mislimo tudi ko naj bi z delom že zaključili.

Nič ni vedno pravi odgovor

Strokovnjak na področju produktivnosti Merlin Mann je razvil rigorozni pristop k upravljanju elektronske pošte, ki se imenuje “Inbox Zero“. Najprej je potrebno izpostaviti, da “Zero” (slovensko nič) ne predstavlja števila mailov, ki se nahajajo v predalu elektronske pošte, temveč je to “čas, ki ga možgani posameznika preživijo v predalu elektronske pošte”, torej čas, ko mislimo na elektronsko pošto.

Mann je za vsako elektronsko sporočilo, ki ga dobimo, identificiral pet možnih aktivnosti, ki potencialno sledijo po prejemu: “izbriši, delegiraj, odgovori, odloži, naredi”. S tem ko vso nepomembno pošto izbrišemo, delegiramo ali odložimo, počistimo svoj predal in dosežemo zadovoljstvo, ko v prejetih mailih zagledamo številko “nič”. To pa ni bistvo zgoraj izpostavljene tehnike “Inbox Zero”, kajti naši možgani so lahko kljub “ničli” ob prejetih sporočilih še vedno ostali v poštnem predalu.

Pomembno je torej, da ne razmišljamo ves čas o tem, ali smo pravkar prejeli kakšen mail in kaj bomo z maili, ki nas čakajo v poštnem predalu.

Treba je razumeti psihologijo elektronske pošte

“Ko dobimo obvestilo o neprebrani elektronski pošti, programska oprema v resnici uporabi vedenjsko tehniko Zeigarnikov efekt,” razlaga Beatrice Andrew, znanstvenica in svetovalka pri Verj. Princip temelji na dejstvu, da ljudje radi dokončamo nedokončane stvari in ob tem občutimo zadovoljstvo.

“Namesto, da poštni predali upravljajo z nami, moramo najti način, kako bodo ti delali za nas na karseda učinkovit način,” izpostavlja Andrewsova. Prva stvar, ki si jo moramo zapomniti je, da imamo vsi svoje prioritete in moramo ljudem enostavno pustiti prostor, da elektronsko pošto upravljajo na sebi optimalen način.

Upravljajte s poštnim predalom – in ne obratno

“Elektronska pošta je za mnoge navada. Ali je ta navada konstruktivna ali destruktivna pa je odvisno od posameznikovih prioritet in odgovornosti,” pravi Andrewsova.

Kako poskrbeti, da ne bomo sužnji elektronske pošte.:

• pregledujemo elektronsko pošto samo ob določenih urah oz. terminih;
• izklopimo obvestila, ki nas stalno opominjajo nanjo;
• vklopimo “Out Of Office”, če vemo, da na določene maile ne bomo uspeli odgovoriti pravočasno ter s tem preprečimo stres in nestrpnost pri pošiljateljih.

Poleg teh nasvetov moramo drug do drugega biti solidarni in slediti nekim osnovnim pravilom komunikacije preko elektronske pošte. Za pisanje uporabimo jasen jezik, prav tako pa jasno izrazimo, ko je naloga usmerjena na določeno osebo v komunikaciji.

“Elektronsko pošto moramo dojemati kot orodje in ne nekaj, kar nas vodi. Uporabimo jo v svojo korist, pri tem pa si postavimo jasne meje. Če v elektronski pošti ne vidite dodane vrednosti, razmislite, kaj bi lahko spremenili za izboljšanje uporabniške izkušnje,” zaključi Andrewsova.

Razmislite, kateri način upravljanja z elektronsko pošto je za vas najbolj optimalen in nikakor ne dovolite, da je e-pošta tista, ki vam narekuje tempo življenja.