Kako pretvoriti sestanek v preprost email?

Vsi smo že kdaj bili na sestanku – virtualnem in v živo – kjer smo se spraševali, “kaj počnem tukaj”? V nedavni raziskavi SurveyMonkeyja je kar 32 % sodelujočih povedalo, da so že kdaj razmišljali, da bi določen sestanek lahko bil tudi preprost mail. Ne glede na vse se sestanki kljub temu kopičijo, zaposleni pa so jih že kar siti, pravi Brian Kropp, vodja raziskav pri Gartner HR.

“Naše raziskave potrjujejo, da so zaposleni, ki delajo po hibridnem modelu dela in so v večji meri deležni “ena-na-ena” sestankov, 1,37-krat bolj čustveno izčrpani pri svojem delu“, pravi Kropp. “Kar je še bolj zaskrbljujoče, 40 % tistih, ki delajo hibridno ali na daljavo, poroča o podaljševanju delovnika v zadnjem letu. Več sestankov vodi v izčrpanost zaposlenih“, še dodaja.

Preden kreirate naslednje povabilo na sestanek, se vprašajte, če je sestanek edini način, kako lahko delite informacije. Obstajajo štirje pogoji oz. okoliščine, ko je sestanek resnično najboljša izbira:

Ukrepanje

Poročanje o statusih in “FYI” obvestila ne potrebujejo sestankov. Če niste prepričani, lahko sami pri sebi preverite na naslednji način in se vprašate: “Kako bi predal neko sporočilo, predstavil delo, ali premaknil projekt naprej, če nihče od moje ekipe ali podjetja v tem trenutku ne bi bil buden?”.

Na tak način se izognemo bližnjicam, ali sklicevanju sestankov zgolj za to, da bi dobili nek “input”. Konec koncev bi naj vsak sestanek bil pregled konkretnih predlogov, prav tako pa bi naj bil sklican samo takrat, ko bi vodil v učinkovito rešitev, do katere ne bi bilo možno priti na asinhron način.

Povečevanje učinkovitosti

Katie Christie, glavna izvršna direktorica svetovalnega podjetja Time Stylers pravi, da lahko sestanke razdelimo v tri skupine: za pridobivanje informacij, za diskusijo in za odločevanje. Izmenjava informacij bi po njenem mnenju morala potekati preko elektronske pošte, medtem ko bi naj diskusija in sprejemanje odločitev potekali v obliki sestankov.

“Obstaja razlika med biti produktiven in biti učinkovit. Povedano čisto po domače, produktivnost je narediti več z manj, recimo izdelati več izdelkov z manj ljudmi. Učinkovitost pa pomeni narediti enako, z manj, torej proizvesti več v manj korakih“, razlaga Christie.

Podjetja si želijo, da so njihovi zaposleni produktivni, procesi in sistemi pa učinkoviti. “Gledano iz perspektive učinkovitosti so sestanki, kjer se diskutira o zahtevnih problematikah, dobra investicija časa. Bolje je zbrati ekipo za 30 minut v sejni sobi, ali na virtualnem sestanku, kot pa poslati več sporočil, na katere morajo ljudje odgovoriti, prebrati vse odgovore, zbrati končne odločitve, o katerih se je potem vseeno verjetno še potrebno pogovoriti“, dodaja Christie.

“Brainstorming” novih idej

Matt Burns, vodja “start-up” ekosistema pri produktivnostni platformi monday.com pravi, da so lahko sestanki med drugim učinkoviti pri generiranju novih idej. “Brainstorming” je lahko še kako produktiven v obliki sestanka, kajti dotićni formati ponuja možnost za deljenje novih idej, prav tako pa sodelujočim daje možnost reagiranja na ideje drugih v realnem času. Ekipe na tak način bolje razumejo, kako razmišljajo sodelavci, s tem pa lahko izboljšajo interne procese dela“, dodaja Burns.

Za to, da bi karseda izkoristili čas, ki ga vsak udeleženec prispeva v sestanek, je potrebno pripraviti dobro osnovo. “Ko organiziramo sestanek, bodimo jasni in celo pretirano komunikativni. Zagotoviti moramo, da vsak, ki pride na sestanek, točno ve, zakaj je tam in o čem bo tekla beseda ter kaj so cilji sestanka“, pravi Burns.

Reševanje občutljivih problemov

Strokovnjaki so si skladni, da je občutljive zadeve najbolje rešiti v živo. Četudi govorimo o virtualni komunikaciji, lahko ta poteka “iz oči v oči” in prinaša lažje razumevanje sporočil skozi glasovno komunikacijo. Kropp pravi, da so recimo videoklici najboljša opcija za teme, kjer veliko štejejo telesna govorica, ton govora itd. “Tukaj mislim predvsem na občutljive pogovore, kjer bi se lahko pomen tona glasu izgubil v pisani besedi. Recimo mentorstva, pogovori z nadrejeni ipd.“, dodaja Kropp.

Sestanek ali email?

“Če je na nekvalitetnem sestanku, ki traja šest minut, 10 udeležencev, je to ena ura zapravljene produktivnosti“, pravi Burns. Zdaj pa si predstavljajte slab 30-minutni sestanek s tremi ljudmi ali več. Zapomniti si moramo, da so sestanki prošnja za nekogarjšnji čas.

Preprosto moramo ponotranjiti razmišljanje, da sklicevanje sestankov enega za drugim ni najbolj optimalno početje. Samo spomnite se, koliko stvari ste uspeli rešiti, ko ste bili več v pisarni in ste čisto slučajno naleteli na sodelavca. Včasih je najhitrejša pot do rešitve, da preprosto dvignemo telefon, ali pa se fizično sprehodimo do kolega, če smo že več časa v pisarni.

Ko so organizirani na pravi način, lahko sestanki vodijo v močnejše ekipe. To velja za vse industrije, saj se na tak način gradi in vzdržuje pozitiven odnos med kolegi in ekipami, prav tako pa se izboljša pretok splošne komunikacije.