Kako izkoristiti učinkovite postopke digitalnega tiska

Od prejema naročila do naročila materiala in končnega tiskarskega izdelka: tiskarji, ki digitalizirajo svoje procese, delajo bolj učinkovito.

Delovni postopki so se spremenili. Delovni scenariji so postali bolj dinamični. Različne rešitve, storitve in ponudbe je treba kombinirati. Čas je, da tiskarne digitalizirajo svoje delovne procese, da bodo lahko znotraj podjetja delovale bolj produktivno in učinkovito. Osrednje vprašanje je: kako lahko digitalizacija uspe v zaledju tiskarn? Odgovore razkrivamo v tem prispevku.

Najprej si oglejmo digitalno tiskarno, ki že uporablja sodobne, spletne programske rešitve. Za stranke, ki oddajo posamezno povpraševanje na spletnem portalu, to v zaledju obdela inteligentni spletni informacijski sistem (Management Information System – MIS). Ta samostojno izračuna najboljšo proizvodno pot, ustrezna stroškovna mesta, potrebne materiale, proizvodne stroške in prodajno ceno. Zaposleni v tiskarni na podlagi teh informacij s klikom miške oblikujejo ponudbo, jo nemudoma pošljejo. Programska oprema samodejno prepozna manjkajoči material in aktivira predloge naročil, predlog tiskarskega stroja za izvedbo, posreduje vse trenutne podatke o naročilu, načrtovanje proizvodnje pa samodejno izračuna razporeditev ustreznih sodelavcev.

Prednosti digitalnega delovnega postopka za tiskarno so očitne: postopki so digitalno avtomatizirani, delovni postopek poteka učinkovito, brez človeških posegov, ki lahko povzročijo veliko napak, naročila pa so obdelana hitro in stroškovno učinkovito. Tako se lahko zaposleni osredotočijo na svetovanje strankam.

Nasvet 1: Uporabite spletne MIS sisteme

Tradicionalni tiskarji pogosto še vedno računajo individualno, kar je zamuden postopek. Načelo obrtnika, ki vsako delo obravnava kot enkratno, je zastarelo. Danes vse več strank cene za svoje tiskarske izdelke izračunava prek spleta v nekaj sekundah s pomočjo MIS spletnih rešitev, ki so dostopne v oblaku. Na ta način lahko izboljšate procese v podjetju. Obdelava naročil, sistem predtiska, tiskarski stroji in finančno računovodstvo si med seboj izmenjujejo podatke in hkrati komunicirajo z zunanjimi sistemi pošiljateljev paketov, spletnega bančništva, plačilnih storitev ali kalkulatorjev CO2 itd. Digitalizirani procesi tako brez prekinitve potekajo na več platformah in pokrivajo celotno vrednostno verigo in sistem delovnih tokov.

Nasvet 2: Povezovanje vseh udeležencev v delovnem postopku

Kot tiskar se morate osredotočiti na povezano komunikacijo med ljudmi in stroji. Proizvodne procese digitalnega delovnega toka lahko nadzorujete po vsem svetu prek prenosnega računalnika in interneta, naročila lahko izvajate in posredujete druge informacije, povežete procese naročil in komunikacije s strankami, ki jih prejemate prek trgovine, portalov za naročila in vmesnikov za delovna mesta, neposredno z MIS spletnim sistemom. Programsko opremo in zbirke podatkov, ki jih uporabljajo stranke, na primer sistem za upravljanje sredstev za spletni tisk, je prav tako treba vključiti v sistem upravljanja, da se racionalizirajo proizvodni procesi. Dobavitelji materialov so lahko prav tako neposredno povezani z vašo tiskarno. Takoj ko surovina v skladišču doseže raven ponovnega naročila, se lahko iz sistema pošlje samodejno naročilo neposredno dobavitelju. Notranji proces dopolnjuje in zaključuje samodejni prenos podatkov ponudnikom plačilnih storitev, logističnim podjetjem, dobaviteljem ali bonitetnim portalom. Samodejni nadzor procesov med vsemi vključenimi osebami in sistemi znatno poveča produktivnost, hkrati pa zmanjša stroške tiskarskih operacij. Koristi imajo tudi vaše stranke in ponudniki storitev, saj uživajo v popolni nakupovalni izkušnji ter gladkem in nemotenem delovnem procesu.

Nasvet 3: Pametnejša uporaba osebja

Izračun, nalaganje, urejanje ali naročanje in plačevanje zahtevajo nove procese in digitalne delovne tokove znotraj podjetja. Z uvedbo MIS spletnega sistema morate zato prilagoditi in standardizirati operativne procese, da bi izboljšali produktivnost. Zaposleni morajo od naročanja do dostave tiskovin izvajati le dejavnosti, pomembne za odločanje. Enostavna opravila, kot so generiranje in tiskanje dokumentov, obveščanje po elektronski pošti ali prenos podatkov, lahko opravi sistem sam.

Poleg nižjih stroškov postopka na naročilo imajo zaposleni več časa za prodajo in svetovanje strankam. Te poenostavitve niso opazne le v tiskarski produkciji; tudi finančno računovodstvo, nabava in sodelavci v odpremi imajo koristi od avtomatiziranega računovodstva in obračunavanja, samodejnega ponovnega naročanja, sledenja in tiskanja odpremnih nalepk.

Nasvet 4: Razmišljajte in delujte agilno

Predpogoj za izvajanje digitaliziranih procesov niso le tehnične rešitve, temveč predvsem zaposleni v podjetju. Bolj in hitreje kot je mogoče digitalni delovni proces prilagoditi notranjim zahtevam in pričakovanjem stranke, bolj prilagodljivo se morajo nanje odzivati zaposleni v podjetju. Stroge smernice in navodila so stvar preteklosti. Tiskarna se mora vedno znati prilagoditi. To je mogoče le z agilnimi delovnimi metodami, ki jih je treba v podjetju dosledno uvesti.

Nasvet 5: Digitalizacija je stvar šefa

Tisti, ki uvajajo digitalizirane procese, pogosto preoblikujejo podjetje od temeljev. Nujno je, da vodstvo določi smer teh sprememb – le to lahko s seboj potegne zaposlene in določi smernice za uspešno digitalizacijo. Zaposleni poznajo zahteve strank, zahteve po kakovosti in storitvah, učinkovitosti in optimizaciji stroškov. Vodstvo ima notranji interes za uspeh podjetja in odgovornost za razvoj novih poslovnih modelov in digitalnih storitev. Strateška digitalizacija ni naloga oddelka IT, kot morda še vedno mislijo mnogi. In žal se trajnostne spremembe v podjetjih pogosto pojavijo šele takrat, ko vodstvo doživi eksistenčno grožnjo s strani konkurence in tako prepozna nujnost sprememb. Najpozneje takrat je čas za ukrepanje, zamenjavo preizkušenega z nečim novim in pozorno spremljanje trga.

Pogum za digitalizacijo

Tiskarska podjetja, ki želijo ustvariti več prihodkov in zmanjšati stroške, se ne morejo izogniti integriranim in digitaliziranim procesom. To je edini način za doseganje boljših marž in večje cenovne elastičnosti na trgu. Z vključevanjem strank v procese podjetja in z izboljšano komunikacijo lahko strankam ne ponudite le vizitk in letakov, temveč rešitve, dodano vrednost in edinstvene prodajne ponudbe. S tem se boste na spletu jasno razlikovali od konkurence.