Kako do najbolj učinkovite digitalizacije prejetih računov

• Izvajanje procesa likvidacije prejetih računov na osnovi dinamičnih in statičnih delovnih tokov.
• Prilagodljivo nastavljanje delovnega toka za posamezne vrste računov.
• Večja preglednost nad dejavnostmi uporabnikov v vsaki fazi potrjevanja računov.
• Enostavnejše usklajevanje procesa s spremembami in izboljšavami v organizaciji.

Najboljše prakse digitalizacije kažejo, da morajo podjetja uvesti tehnologije, s katerimi lahko izvajajo poslovne procese in vodijo organizacijo na unikaten način. S tem okrepijo svojo primerjalno prednost in povečajo dodano vrednost. V podjetju Genis so v zadnjih petih letih pospešene digitalizacije izvedli vrsto zahtevnih projektov digitalizacije poslovanja, od obvladovanja pogodbenih odnosov in nabave do upravljanja vodstvenih sistemov in poslovnih standardov v podjetjih različnih velikosti in dejavnosti.

Na osnovi uporabniških potreb so ponudili novo generacijo vodilne rešitve za upravljanje s prejetimi računi e-Računi 4.0, ki kot glavno novost prinaša popolnoma nov sistem upravljanja z delovnimi tokovi potrjevanja računov. Novi e-Računi namreč uporabnikom omogočajo, da potrjevanje računov brez programiranja povsem prilagodijo svojim organizacijskim potrebam.

Informacijska rešitev e-Računi je v zadnjih letih doživela vrsto pomembnih dopolnitev, ki so bile usmerjene predvsem na digitalizacijo sodelovanja z dobavitelji ter povezovanje z ostalimi internimi delovnimi postopki in dokumentacijo, na primer pri naročanju ter prevzemanju blaga in storitev, pri upravljanju proračunov ter pri spremljanju projektne dokumentacije. Zadnja novost pa se osredotoča na delotok potrjevanja oziroma likvidacij, ki je ključen del procesa upravljanja prejetih računov. Četrta generacija informacijske rešitve e-Računi sicer povzema več kot 50 novih zmožnosti in izboljšav.

Samostojno ustvarjanje delovnih tokov potrjevanja računov je glavna zvezda nove generacije

Upravljanje potrjevanja prejetih računov v informacijski rešitvi e-Računi 4.0 poteka na dva načina. Pri prvem lahko uporabniki izkoristijo preizkušen zmogljiv sistem pooblastil in odgovornosti, s katerim maksimalno avtomatizirajo usmerjanje računov v delovne procese na osnovi opisnih podatkov.

Drugi, novi način jim omogoča, da za posamezne skupine računov samostojno upravljajo delovne tokove potrjevanja, in sicer od ustvarjanja novega delovnega toka in vnaprejšnjega določanja prejemnikov do spreminjanja delotoka in prenehanja uporabe. Tako pripravljeni delovni tokovi so tudi revizijsko sledljivi, kar pomeni, da organizacija ohranja preglednost nad celotnim življenjskim ciklom posameznega delovnega toka.

Novi sistem za kreiranje statičnih delovnih tokov je uporabniku prijazen in mu omogoča, da vse korake potrjevanja in pravila enostavno poklika. Po drugi strani odgovornim za potrjevanje računov v finančno-računovodskih službah izboljšuje tako vidnost delovnih postopkov kot tudi razumevanje njihovega delovanja, ki se po daljšem času običajno izgubi.

V Genisu ocenjujejo, da je način upravljanja potrjevanja računov s statičnimi delovnimi tokovi primeren za organizacije, kjer ne prihaja do pogostih sprememb podpisnikov in pregledovalcev, ter za kreiranje ad-hoc postopkov, na primer pri investicijskih projektih.

Večja preglednost poteka delovnih tokov omogoča lažje posodabljanje in izboljševanje postopkov glede na spremembe v organizaciji, kar je še posebej pomembno v okoljih, kjer poslujejo v skladu s standardi poslovne odličnosti ISO 9001. Nova zmožnost se izkaže tudi v primerih, ko organizacija za potrjevanje posameznih skupin računov zahteva kompleksnejši postopek potrjevanja. Takšnih postopkov namreč ni več treba dodatno programirati, temveč jih lahko ustvarijo usposobljeni uporabniki pri stranki oziroma jim pri tem pomagajo Genisovi poslovni analitiki.