Kaj sploh je dokumentni sistem?

Z dokumentnim sistemom poskrbimo za avtomatizacijo poslovnih procesov in posledično večjo produktivnost.

Pozabimo lahko na »fascikle«, saj je vsak dokument, shranjen v dokumentnem sistemu, tudi varno elektronsko arhiviran. Pozabimo lahko tudi na dolgotrajno iskanje dokumentov, ker so vsi dokumentni oddaljeni le en klik stran, dostopni tudi preko pametnega telefona ali tablice. Vse dokumente praktično nosimo v žepu.

Dokumentni sistem DocuWare

DocuWare je svetovno priznam dokumentni sistem, ki je že več desetletij v podporo številnim podjetjem po vsem svetu. DocuWare je prisoten v več kot 90 državah po vsem svetu, uporablja ga več kot 14.000 podjetij, dnevno pa se v DocuWare vpiše preko 600.000 uporabnikov.

Komu je namenjen dokumentni sistem DocuWare?

DocuWare je namenjen srednjim in velikim podjetjem, ki se soočajo z zahtevnimi poslovnimi procesi. S svojo prilagodljivostjo poskrbi, da so poslovni procesi urejeni in pregledni, dokumenti pa oddaljeni le en klik stran. Dosegljivost je zagotovljena kjerkoli in kadarkoli, dostop pa preko osebnega računalnika, pametnega telefona ali tablice.

Povezljivost z drugimi informacijskimi sistemi

DocuWare je odprt za povezovanje z drugimi informacijskimi sistemi, ki jih uporabljajo številna podjetja. Povezan je s številnimi računovodskimi sistemi, kot npr. Pantheon, Largo, Microsoft NAV, Microsoft AX, Meta kocka ter številni drugi tuji in slovenski računovodski sistemi.

Za najzahtevnejša podjetja in uporabnike, ki uporabljajo SAP, DocuWare zagotavlja že pripravljeno povezljivost s SAP.

Skladnost

DocuWare je skladen s slovensko in evropsko zakonodajo, akreditiran je pri Arhivu Republike Slovenije za varno elektronsko hrambo in je skladen tudi z novo GDPR uredbo.

Poslovni procesi

Dokumentni sistem DocuWare rešuje zahtevnejše poslovne procese v podjetjih, s svojimi številnimi funkcionalnostmi pa poskrbi tudi za najzahtevnejše poslovne procese in zadovolji najbolj zahtevne uporabnike.

Avtomatizacija delokrogov

Z urejenimi delokrogi je pot dokumentov hitra, pravočasna in v celoti avtomatska. DocuWare omogoča številne zajeme dokumentov v dokumentni sistem, od klasičnega skeniranja, virtualnega tiskanja do naprednejših eObrazecev in zajema s pametnim telefonom direktno v dokumentni sistem.

Ko je dokument shranjen v DocuWare, se samodejno aktivira delokrog, ki poskrbi, da vsi uporabniki prejmejo dokumente.

Kaj sploh je dokumentni sistem?

Če povemo na kratko, je to informacijski sistem, katerega naloga je, da z dokumenti upravlja elektronsko, kar pomeni, da ni več fizičnega prenašanja dokumentov po podjetju. Poleg tega dokumentni sistem poskrbi tudi za avtomatizacijo poslovnih procesov in posledično boljšo produktivnost.

Obenem pa lahko pozabimo na »fascikle«, saj je vsak dokument, shranjen v dokumentnem sistemu, tudi varno elektronsko arhiviran. Pozabimo lahko tudi na dolgotrajno iskanje dokumentov, ker so vsi dokumentni oddaljeni le en klik stran, dostopni tudi preko pametnega telefona ali tablice. Vse dokumente praktično nosimo v žepu.

Zakaj je dokumentni sistem pomemben?

Z vzpostavitvijo sistema za upravljanje z dokumenti so ob zaključku procesa vsi dokumenti digitalizirani in dostopni vsem avtoriziranim osebam, kadar koli in od kjer koli. Z elektronskim vložiščem se možnost izgube dokumentov ali prepočasne distribucije na drugo lokacijo zmanjša do minimuma.

Vsaka vzpostavitev sistema za upravljanje z dokumenti s seboj prinese pozitivne rezultate optimizacije poslovnih procesov, zmanjšanje rutinskih opravil pri izdelavi oziroma spremembi dokumentov in hkrati manjše možnosti za napake, ki pri tovrstnem načinu dela nastajajo. Zmanjša se tudi obremenitev zaposlenih, saj na podlagi uvedbe sistema lahko več časa namenijo projektnemu delu.

Več na www.vibor.si.

POSEBNA PONUDBA

Dokumentni sistem DocuWare je dosegljiv vsakemu podjetju. Pred nakupom lahko opravite brezplačno 30-dnevno testiranje in se tako prepričate o vseh funkcionalnostih dokumentnega sistema. Manjšim podjetjem je dokumentni sistem dosegljiv že za 190,00 EUR/mesec in vključuje vse potrebne funkcionalnosti, vključno z napredno mobilno aplikacijo, s pomočjo katere imate vse dokumente na dlani.