Je vaš multifunkcijski tiskalnik slepa pega kibernetske varnosti?

Ko podjetje razmišlja o kibernetski varnosti, so običajno prvi na seznamu računalniki, strežniki, omrežje, uporabniški računi in oblak. Multifunkcijski tiskalnik precej redkeje.

Toda sodobni MFP ni več samo naprava, s katero tiskamo in skeniramo. Povezan je v omrežje, sodeluje z različnimi informacijskimi sistemi ter vsak dan obdeluje poslovne dokumente in podatke. Pogodbe. Račune. Osebne podatke. Finančne informacije. Kadrovsko dokumentacijo. Poslovne načrte.

Zato vprašanje varnosti multifunkcijskega tiskalnika že dolgo ni več samo vprašanje tiskanja. Je del informacijske in kibernetske varnosti podjetja.

Tiskalnik je postal del IT-infrastrukture

Pred desetletji je bila naloga tiskalnika precej preprosta: iz računalnika je prejel dokument in ga natisnil. Današnje multifunkcijske naprave delujejo drugače. Povezane so z uporabniki, omrežjem, strežniki, oblakom, dokumentnimi sistemi in poslovnimi aplikacijami. Dokumente sprejemajo, obdelujejo, skenirajo, posredujejo in v določenih primerih tudi začasno shranjujejo. Prav zaradi te povezanosti jih moramo obravnavati kot del informacijskega okolja podjetja.

Ko je MFP vključen v digitalno okolje organizacije, ga ni več smiselno obravnavati kot izoliran kos pisarniške opreme. Vprašanje zato ni samo: »Ali tiskalnik deluje?« Ampak tudi: »Kako dobro je zaščiten?«

Varnost naprave sama po sebi ni dovolj

Varnost sodobnega okolja za poslovno tiskanje ima več plasti.

Začne se pri sami napravi in načinu, kako je zasnovana in zaščitena. Nadaljuje se pri upravljanju uporabnikov, dostopov in dokumentov. Konča pa šele pri načinu, kako je naprava vključena v varnostne politike organizacije.

V Konica Minolta svoj pristop opisujemo kot security by design, pri katerem so zaščitni mehanizmi vključeni v naprave, programsko opremo in storitve. Med drugim zagotavljamo endpoint zaščito z antivirusnimi in antimalware funkcijami, vključno s tehnologijo Bitdefender.

Toda tehnologija je samo en del enačbe.

Enako pomembno je vprašanje, kdo napravo uporablja, do katerih funkcij ima dostop ter kaj se dogaja z dokumentom pred tiskanjem, pri skeniranju in med prenosom v naslednji poslovni proces.

Tri plasti varnega okolja za poslovno tiskanje

1. Naprava

Prva plast je sama multifunkcijska naprava. Pomembni so njena varnostna arhitektura, konfiguracija, zaščita pred zlonamerno programsko opremo, posodabljanje ter način vključitve v omrežje podjetja.

2. Dokument in podatki

Druga plast je informacija, ki skozi napravo potuje. Pomembno je, kako so podatki zaščiteni med obdelavo in prenosom, kdo lahko dostopa do dokumentov in kako zmanjšujemo možnost, da občutljiva vsebina pride v napačne roke.

3. Uporabnik in proces

Tretja plast je pogosto najzahtevnejša: uporabnik. Avtentikacija, pravice dostopa in nadzor posameznih funkcij pomagajo zagotoviti, da lahko uporabniki dostopajo samo do tistih dokumentov in funkcionalnosti, ki jih dejansko potrebujejo.

Konica Minolta večplastni model je prilagodljiv glede na okolje organizacije, uporabljene naprave, vrste dokumentov in zahteve glede skladnosti.

“Pri varnosti poslovnega tiskanja ni več dovolj vprašanje, ali je naprava zaščitena. Pomembno je, kdo lahko dostopa do dokumenta, kaj se z njim dogaja med obdelavo in kako je naprava vključena v celotno IT-okolje podjetja.” – Boštjan Papež, direktor prodaje, Konica Minolta Slovenija

Neodvisna ocena varnostnega pristopa

Prav širši pogled na varnost tiskalniškega in dokumentnega okolja je tudi razlog, zakaj je zanimiva najnovejša analiza IDC MarketScape.

V poročilu IDC MarketScape: Worldwide Print Security Solutions and Services Hardcopy 2025–2026 Vendor Assessment je bila Konica Minolta uvrščena v kategorijo Leaders. Analiza je zajela enajst globalnih ponudnikov ter njihove strategije, zmogljivosti in varnostne arhitekture.

IDC v svojem priporočilu med drugim izpostavlja nadzor Konice Minolte nad zasnovo, razvojem in varnostnimi operacijami njenih produktov, zavezanost globalnim standardom in certifikatom ter širši nabor tiskalniških in netiskalniških storitev.

Pomembno pa je, kaj to pomeni za uporabnika.

Varnost tiskanja ni izoliran problem. Povezana je z omrežjem, IT-infrastrukturo, dokumentnimi procesi, identitetami uporabnikov in vse pogosteje tudi z oblakom.

Zato v Konica Minolta področje varnosti tiskanja povezujemo tudi z upravljanjem IT in kibernetskih storitvev, infrastrukturnimi in omrežnimi storitvami, dokumentnimi rešitvami, oblakom ter upravljanjem delovnih tokov.

Šest vprašanj, ki jih je vredno zastaviti

Pri naslednjem pregledu informacijske varnosti zato poleg računalnikov, strežnikov in uporabniških računov poglejte tudi okolje za poslovno tiskanje. Za začetek si zastavite šest vprašanj:

1.     Kako se uporabniki identificirajo oziroma avtenticirajo na multifunkcijskem tiskalniku?

2.     Kdo ima dostop do posameznih funkcij in dokumentov?

3.     Kako so zaščiteni dokumenti in podatki med obdelavo in prenosom?

4.     Kako se naprave varnostno posodabljajo in vzdržujejo?

5.     Kako zaznavamo in obravnavamo varnostna tveganja v tiskalniškem okolju?

6.     Ali so multifunkcijski tiskalniki vključeni v širšo politiko informacijske varnosti podjetja?

Če na katero od teh vprašanj ni jasnega odgovora, to še ne pomeni, da imate varnostni incident. Pomeni pa, da ste našli področje, ki ga je vredno preveriti.

Varnost tiskanja je del informacijske varnosti

Sodobni multifunkcijski tiskalnik je postal stičišče med fizičnim dokumentom in digitalnim svetom. Prav zato se mora spremeniti tudi način, kako razmišljamo o njegovi varnosti. Ne kot o dodatni funkciji tiskalnika, ampak kot o delu varnosti informacij, ki vsak dan potujejo skozi organizacijo.