Je čas za uvedbo dokumentnega sistema?

Vendar se storitvena podjetja prepogosto zadovoljijo le s privzeto, vnaprej naloženo Microsoft rešitvijo SharePoint in si pozabijo zastaviti vprašanje: Ali SharePoint res ustreza našim potrebam?

Večina organizacij se zanaša na paket Microsoft 365 preprosto zato, ker so ob nakupu osnovnih aplikacij Microsoft Word, Excel in PowerPoint tudi druge aplikacije vključene v isto naročnino. In Microsoft rešitve so večinoma odlične – orodja je enostavno uporabljati in ne zahtevajo veliko nastavitev ali usposabljanja.

Z izboljševanjem in še lažjo uporabo teh orodij pa postaja izziv učinkovitega upravljanja vhodnih in izhodnih dokumentov in vsebin še večji. Tveganja za razpršenost dokumentov, razdrobljene informacije in vrzeli v skladnosti se povečujejo, saj je vsakemu članu organizacije lažje hitro na novo ustvariti, podvojiti in deliti določeno vsebino.

Če dodamo še veliko storitveno podjetje z zahtevnejšimi potrebami, se začnejo resnične težave. Storitvena podjetja na primer pogosto delujejo v reguliranih panogah s strogimi pravili za zaupnost in hrambo podatkov. Čeprav ima Microsoft v premijskih naročninah zmogljivosti, ki podpirajo nekatere od teh zahtev, je zelo malo podjetij usposobljenih za uporabo teh zmogljivosti. In če nekdo na primer investira v upravljanje dokumentacije, želi imeti orodje, ki je temu namenjeno.

Drugi velik izziv pri uporabi Microsoftovih aplikacij za upravljanje informacij se vrti okoli dejstva, da se Microsoft ne osredotoča na organizacijo podatkov. Informacije v storitvi Microsoft 365 se zelo enostavno razpršijo po osebnih OneDrive računih, Teams skupinah, različnih strežnikih in mapah na računalnikih. Pri ustvarjanju novih dokumentov in njihovem shranjevanju v Microsoft 365 ni lahko vedeti, kam naj bi se posamezni podatki uvrstili. In ker običajno ni predpisano kam naj se informacije shranijo, se te informacije pogosto izgubijo – kar vodi v podvajanje in nočno moro pri nadzoru različic. Če k temu dodamo še starejše omrežne diske in druge poslovne aplikacije, kot je CRM, nastane popoln informacijski kaos.

Nauk? Samo zato, ker je SharePoint ob nakupu storitve Microsoft 365 brezplačen še ne pomeni, da je to najboljša rešitev za upravljanje dokumentov in druge poslovne vsebine. SharePoint se verjetno ne more prilagoditi vašim spreminjajočim se poslovnim potrebam ne, da bi veliko vlagali v razvoj za spreminjanje ali dodajanje – kar je nevzdržna rešitev, ki vodi v nezadovoljstvo.

Pravzaprav so rezultati Global IT Survey 2022 globalne raziskave pokazali, da je le 35,6 odstotka zaposlenih v storitveni panogi zelo zadovoljnih z rešitvijo za upravljanje dokumentov/vsebin, ki jo uporabljajo.

Rešitev, zasnovana za povečanje učinkovitosti zaposlenih

Rešitve, ki so specializirane za upravljanje dokumentov, vsebin in informacij, kot je M-Files, so namensko zasnovane posebej za povečanje učinkovitosti zaposlenih, večjo doslednost, zmanjšanje napak in izboljšanje izkušenj zaposlenih.

M-Files omogoča brezhibno kategoriziranje in enostavno označevanje informacij za prepoznavo, hkrati pa uveljavlja poslovna pravila in varnostne politike. Uporablja metapodatke, da izboljša organizacijo, iskanje in skupno rabo dokumentov, ter se samodejno uči in pomaga pri označevanju dokumentov, kar zaposlenim omogoča, da se osredotočijo na resnično delo.

Najboljši del? M-Files se brezhibno integrira v paket Microsoft 365 in ponuja učinkovitejši način shranjevanja informacij v različnih repozitorijih. Stranke tako varujejo svoje informacijske procese in zagotavljajo skladnost ne, da bi pri tem žrtvovale prednosti produktivnosti, ki jih prinaša naložba v Microsoft 365.

33 odstotkov storitvenih podjetij, ki so bila anketirana v raziskavi, je navedlo, da se njihove organizacije zanašajo na integracije med sistemi. To potrjuje potrebo po platformah za upravljanje dokumentov in drugih poslovnih vsebin, ki se zlahka integrirajo z današnjimi vodilnimi platformami za digitalno delovno mesto, kar zaposlenim omogoča, da vsakodnevno delo opravljajo z uporabo želenih aplikacij.

Storitvena podjetja, ki poleg paketa Microsoft 365 uporabljajo tudi M-Files:

• rešijo izziv razpršenih informacij in nadzora različic,
• avtomatizirajo procese, ki zajemajo celoten življenjski cikel dokumentov – ob upoštevanju spreminjajočih se skupin deležnikov – brez podvajanja vsebine,
• ohranijo strukturo upravljanja informacij, ki služi celotni organizaciji in se lahko razvija v skladu s spreminjajočimi se zahtevami,
• zagotovijo skladnost z zahtevami za indeksiranje, usposabljanje, hrambo in drugimi zahtevami za upravljanje dokumentacije,
• zaščitijo informacije z dinamičnimi pravicami dostopa na ravni dokumentov, ki omogočajo revizijsko preverljiv začasni dostop brez kopiranja vsebine,
• preprečijo podvajanje in “upravljanje vsebine zunaj podjetja” z orodji za sodelovanje,
• se povezujejo s poslovnimi aplikacijami zunaj Microsoft ekosistema za povezovanje in obogatitev dokumentov z njihovimi primerljivimi dokumenti v zbirki podatkov (npr. dokumentacija o določenem projektu z ustreznimi ERP oznakami).

Več na www.konicaminolta.si

*V raziskavi M-Files Global IT Survey 2022 so sodelovali anketiranci iz Severne Amerike, zahodne Evrope in azijsko-pacifiške regije v panogah, kot so znanstveno/tehnično svetovalno raziskovanje, finančne storitve, investicijske storitve in upravljanje premoženja, poslovno svetovanje in računovodstvo.