Inteligentno upravljanje vsebin in informacij

V podjetju nenehno ustvarjate dokumente, preglednice, e-poštna sporočila, predstavitve in druge dokumente. Ogromno teh tudi prejmete – v papirni in elektronski obliki. Ker vse več ljudi in podjetij po vsem svetu sodeluje, tudi na daljavo, je deljenje natančnih informacij postalo pomembnejše kot kdajkoli prej. Večina vsebine vašega podjetja je shranjena v e-pošti, neurejenih datotekah ali na mrežnih/lokalnih trdih diskih. Ne pozabite na omare s fascikli fizičnih dokumentov. Z naraščanjem obsega vsebin narašča tudi število virov, ki jih morate upoštevati pri njenem upravljanju.

M-Files organizira vsebine glede na tip vsebine in ne glede na lokacijo

Podjetja so v preteklosti upravljanje dela z dokumenti zaupala dokumentnim sistemom. A rast števila virov informacij, te se skrivajo tudi na družbenih omrežjih in v oblačnih storitvah, zahtevajo bolj celovit pristop. Tu nastopijo rešitve za inteligentno upravljanje informacij (IIM). Ena takšnih je M-Files – inteligentna platforma za upravljanje poslovnih informacij, ki jo ponuja podjetje Konica Minolta.

M-Files organizira vsebine glede na tip vsebine in ne glede na lokacijo. Lahko se celo povežete z obstoječimi mrežnimi mapami in sistemi in jih z vgrajenimi algoritmi umetne inteligence naredite inteligentnejše, saj M-Files samodejno kategorizira in varuje informacije. Inteligentno upravljanje informacij se začne z zajemom dokumentov, s čimer centralizirate shranjevanje in dostop do njih. Tako znatno zmanjšate količino časa in denarja, ki ste ju prej porabili za pripravo in upravljanje tako papirne kot elektronske dokumentacije.

“Inteligentno upravljanje dokumentov in poslovnih informacij je temeljni kamen digitalne preobrazbe poslovanja. Platforma M-Files lahko naredi več kot le to, da zmanjša količino papirja v vašem podjetju in racionalizira postopek arhiviranja. Rešitev za inteligentno upravljanje informacij izboljša tudi vaše poslovne odločitve. Z njeno pomočjo lahko podjetje enostavno pripravi sistemske analize in poročila o delovanju, kar omogoča večji nadzor in moč odločanja. Te ključne informacije lahko uporabite za izboljšanje poslovnih rezultatov in izkušenj strank,” pravi Boštjan Kavčnik, direktor podjetja Konica Minolta Slovenija in njen ambasador za digitalno preobrazbo.

6 stebrov uspeha
Za inteligentno upravljanje informacij je ključno:
1. Izboljšanje poslovnih procesov
2. Upravljanje poslovnih vsebin
3. Upravljanje primerov/zadev strank
4. Inteligentna avtomatizacija
5. Robotska avtomatizacija procesov
6. Digitalizacija dokumentov

Maksimalni izkoristek

Ekipa podjetja Konica Minolta pomaga številnim podjetjem premagovati najtežje izzive, povezane s poslovno vsebino. »S platformo M-Files bodo imeli vsi v vašem podjetju enostaven dostop do informacij, potrebnih za dokončanje projektov, bolj učinkovito opravljanje delovnih nalog in sprejemanje odločitev,« povzame Kavčnik.

Z IIM so zagotovljene napredne funkcije iskanja in digitalnega vnosa, ki poenostavijo postopek shranjevanja in priklica dokumentov. Ko centralizirate upravljanje vsebin, pridobite več dragocenega časa in dodate vrednost poslu.

M-Files med vizionarji
M-Files je že dve leti zapored v Gartnerjevem kvadrantu ocenjen kot največji vizionar. Platforma M-Files je na voljo za lokalno namestitev ali kot storitev iz oblaka. Podobno ugotavlja tudi analitsko podjetje Forrester Research, ki je M-Files označilo za eno najboljših platform za upravljanje informacij in poudarilo, da se poleg tega osredotoča tudi na avtomatizacijo administrativnih procesov in poslovanja. Ponuja namreč široko paleto storitev za upravljanje z vsebino, vključno z povezovanjem in inteligentno obdelavo vsebine.

ŠTUDIJA PRIMERA

RCM d.o.o.
“V preteklih dveh letih smo v RCM ogromno investirali v digitalizacijo poslovanja in iskali najboljše IT-rešitve za naše podjetje. Uspešno smo kandidirali na javnem razpisu E-poslovanje in vzpostavili lastno okolje, ki omogoča elektronsko izmenjavo podatkov, ter vpeljali nov dokumentni sistem M-FILES in rešitev za elektronsko arhiviranje dokumentov ponudnika Konica Minolta Slovenija. Ta je poskrbel tudi za integracijo z obstoječimi sistemi in aplikacijami, ki podpirajo delo vseh ključnih oddelkov v podjetju, npr. računovodstva, carinskega oddelka, prodaje, vodstva itd. Še dolgo bom pomnil navdušenje nad prehodom na elektronsko poslovanje.”
Dejan Sušnik, generalni direktor