Genisove inovacije v delovnih postopkih

V zadnjih dveh desetletjih, še posebej po letu 2000, so se slovenska podjetja pospešeno informatizirala. Uvajali so se zlasti transakcijski poslovni sistemi, katerih glavna naloga je urejeno shranjevanje in obdelava poslovnih podatkov. Ne glede na to, da so poslovni informacijski sistemi (ERP) vpeljani v praktično vsako srednje in veliko podjetje, pa v večini primerov niso dosegli enega glavnih ciljev informatizacije, to je poenostavitve, pohitritve in znižanja stroškov delovnih postopkov.

V podjetju Genis so že pred 15 leti začeli z izdelavo inovativnih informacijskih rešitev, katerih glavni cilj je optimizacija vseh tistih področij dela, ki jih ne more zagotoviti transakcijski sistem. Gre za delovne postopke, ki temeljijo na uporabi dokumentacije, teh pa je v podjetju skoraj 90 odstotkov! Genisova inovativna obravnava dokumentnih informacijskih rešitev se kaže v tem, da so ti delovni postopki in pripadajoča dokumentacija ne samo nadzorovani, upravljivi in urejeni, temveč tudi podprti z orodji za skupinsko delo, na primer s sporočilnim sistemom, proaktivnim obveščanjem ter s skupnimi dokumentnimi prostori. Na ta način je zagotovljeno hitro kroženje dokumentov ter kakovostna komunikacija med udeleženci v postopku.

Dovršene dokumentne informacijske rešitve
Genis danes večjim organizacijam zagotavlja najširši spekter procesno dovršenih informacijskih rešitev za standardne delovne postopke na osnovi tehnologij Microsoft Sharepoint in IBM Lotus Notes. Še posebej pomembna je informacijska rešitev za obvladovanje prejetih in izdanih računov e-Računi. Ta rešitev omogoča standardno izvedbo celotnega postopka, od prejema računa v papirni in elektronski obliki, do odobravanja in knjiženja. Aplikacija je lahko neposredno povezana z Genisovim elektronskim registrom pogodb (e-Pogodbe) ter sistemom vodenja naročil (e-Naročila) oziroma razpisov (e-Razpisi). e-Računi so povezani z vodilnimi poslovnimi informacijskimi sistemi, kot so SAP, SSA (BAAN) in Microsoft Dynamics NAV. Ob poenostavitvah in pohitritvah postopkov prinašajo občutne stroškovne prihranke pri delu in materialu, ki v primeru 60 prejetih računov dnevno dosegajo tudi do 200.000 evrov na letni ravni! Informacijska rešitev e-Računi je pred pripravljena za elektronsko arhiviranje, kar podjetjem omogoča celovit prehod na elektronsko poslovanje B2B.

O širini Genisovih dokumentih rešitev pričajo visoko kakovostni izdelki, ki jih uporabljajo vodilna slovenska podjetja. Za obvladovanje poslovne korespondence in ureditev poslovne dokumentacije skrbi e-Pisarna, medtem ko je za visoke zahteve na področju organizacijske in tehnične dokumentacije poskrbljeno z rešitvami e-OrgDok oziroma e-TehDok. V Genisu so izdelali tudi napreden projektni informacijski sistem za vodenje projektne pisarne (e-Proj), ki omogoča celovito obvladovanje kompleksnih projektnih portfeljev, v skladu z najboljšimi svetovnimi praksami projektnega menedžmenta. Podprto je tudi delovanje najvišjega vodstva in sicer z informacijsko rešitvijo e-Seje, ki je namenjena sklicevanju in vodenju sej uprav in nadzornih svetov. Med Genisovimi dokumentnimi rešitvami so še e-Orodjarna, ki je namenjena obvladovanju dokumentacije in postopkov pri maloserijski proizvodnji ter e-PNalogi za vodenje službenih poti.

Prenos inovacij v programske storitve
V Genisu so na podlagi dolgoletnih izkušenj pri informatizacij podjetij in javne uprave pričeli pospešeno razvijati programske storitve za podjetja vseh velikosti. Prva med njimi je storitev elektronskega arhiva GenisOPA, ki prek interoperabilnega povezovanja SOA omogoča uporabo elektronskega arhiva na vseh ravneh poslovanja. Že v začetku prihodnjega leta bo Genis ponudil povsem novo storitev programske opreme za mikro in majhna podjetja Gen4P. Ta storitev bo podjetnike opremljala z zmogljivimi in cenovno ugodnimi funkcionalnostmi na področju vodenja poslovanja, obvladovanja strank in prodaje, shranjevanja in urejanja dokumentacije ter spremljanja projektov. Storitve GEN4P bodo povezane z najpogosteje uporabljenimi informacijskimi rešitvami računovodskih servisov, ki večinoma skrbijo za obdelavo podatkov mikro in majhnih podjetij. S tem bodo omogočale poenostavitev komunikacije med podjetji in računovodskimi servisi ter izvedbo naprednih pristopov e-računovodstva.

Elektronsko poslovanje od A do Ž
Ne glede na dejavnost in velikost na delovno učinkovitost organizacij v zasebnem in javnem sektorju odločilno vpliva vhodno stanje podatkov in dokumentov. Večinoma se podatki in dokumenti na začetku postopkov nahajajo v papirni obliki, kar otežuje postopke in povečuje stroške njihove izvedbe. Genis je z namenom vzpostavitev optimalnih elektronskih delovnih postopkov izdelal inovativno rešitev Sodobno delovno mesto. Ta rešitev združuje številne tehnologije, ki poenostavljajo zajem vhodnih podatkov, predvsem pa omogočajo, da so dokumenti že vse od začetka postopka v izvorni elektronski obliki. Sodobno delovno mesto na primer združuje elektronsko pero s podpisno tablico za podpisovanje elektronskih dokumentov, čitalec čip kartic ter biometrične identifikacijske tehnologije. Za poenostavitev vnosa podatkov je vključen zmogljiv optični bralnik osebnih dokumentov, z možnostjo optičnega prepoznavanja znakov. SDM avtomatizira vpisovanje podatkov iz obstoječih podatkovnih zbirk, na primer v prijavne obrazce ali pogodbe, in sicer prek interoperabilnega povezovanja SOA, pri čemer omogoča tudi sprejem elektronskih dokumentov iz sistemov elektronske izmenjave. Rešitev je povezana z delovnimi postopki, kjer se potrjevanje izvaja na osnovi kvalificiranega digitalnega podpisa, pri čemer usmerjanje v delovne postopke poteka samodejno, glede na vrsto dokumenta. SDM tako omogoča elektronsko izvedbo postopka, od izdelave dokumenta in vnosa podatkov do obdelave in dolgoročne hrambe v elektronskem arhivu.