Digitalno upravljanje pogodb na enem mestu: za organizacije vseh velikosti in dejavnosti

• Obvladovanje celotnega življenjskega cikla pogodb na enem mestu.
• Popolna digitalizacija pogodb, vključno z izmenjavo med partnerji in podpisovanjem.
• Visoka stopnja varnosti in zaupnosti dokumentov ter občutljivih poslovnih podatkov za vse vrste pogodb v organizaciji.

Podjetje Genis je ponudilo povsem novo različico informacijske rešitve e-Pogodbe za pripravo, upravljanje in arhiviranje digitalnih pogodb. Genis tudi pri novi rešitvi ostaja zavezan nenehnim izboljšavam ter inovacijam. V eni informacijski rešitvi so namreč združili zmožnosti, ki so bile prej na voljo v treh procesnih rešitvah: e-Pogodbe, e-Procesi in e-Pisarna.

Četrta generacija informacijske rešitve e-Pogodbe na enem mestu omogoča vodenje celotnega procesa sklepanja pogodb, od priprave vsebine do usklajevanja in podpisovanja, spremljanja realizacije, vodenja aneksov ter arhiviranja po preteku veljavnosti. Genis ob tem ponuja več načinov digitalnega podpisovanja, kot so podpisovanje s certificiranimi digitalnimi potrdili v spletnem brskalniku ter različne storitve oddaljenega digitalnega podpisovanja, začenši s storitvijo BetrSign, ki jo ponuja podjetje SETCCE. Slednjo so poslovni uporabniki že usvojili pri sklepanju pogodb z zavarovalnicami, operaterji telekomunikacij, z javnimi ustanovami in trgovskimi podjetji ter med deležniki v dobavnih verigah.

“V Genisu smo doslej digitalizacijo pogodb in z njimi povezanih delovnih postopkov obvladovali s širšim naborom informacijskih rešitev. Nova generacije e-Pogodb celoten proces postavlja ne eno mesto, kjer organizacije pripravljajo in usklajujejo pogodbe, jih pošiljajo v podpisovanje svojim partnerjem ter operativno spremljajo njihovo izvajanje,” je dejal Janko Štefančič, direktor Genisa.

Kot je še povedal Štefančič nova različica informacijske rešitve e-Pogodbe prinaša boljšo uporabniško izkušnjo, še bolj tekoč delovni proces ter popolno revizijsko sledljivost pogodbi od nastanka do prenehanja uporabe.

Konkretni prihranki ter izboljšave pri obvladovanja pogodb

Celovita digitalizacija pogodbene dokumentacije, postopkov in odnosov doprinese k najmanj 2 pa vse do 10-odstotnim prihrankom pri celotni vrednosti pogodb, kar pomeni visoke denarne zneske.

Digitalizacija obvladovanja pogodb, kot so si jo zamislili v Genisu, namreč naslavlja številne vidike, od varnosti in zaupnosti informacij, hitrejših internih delovnih postopkov priprave in usklajevanja med oddelki in s partnerji, hitrejšega procesa zaključevanja in podpisovanja pogodb do doslednejšega izpolnjevanja obligatornih zahtev. Tako organizacija ne samo zmanjša poslovna tveganja zaradi odtekanja informacij, poveča storilnost in zmanjša stroške, povezane s pogodbeno administracijo, ampak tudi pregledno izvaja svoje pogodbene obveznosti in se tako izogne morebitnim pogodbenim kaznim.

Nova informacijska rešitev e-Pogodbe 4.0 je ohranila predhodne zmožnosti, kot so recimo finančno spremljanje realizacije pogodb na osnovi naročil ter prejetih oziroma izdanih računov, vodenje registra pogodb, vključno z opomniki o prekoračitvah in iztekih pogodb ter vodenjem arhiva preteklih pogodb. Informacijska rešitev e-Pogodbe zaradi visoke ravni zaupnosti omogoča upravljanje vseh vrst pogodb organizacije, na primer prodajne, nabavne, kadrovske, pravne, finančne in sponzorske. Zagotavlja namreč več ravni varnosti pri dostopanju in uporabi pogodbenih dokumentov, kot so nastavljanje podrobne varnostne sheme za vsako pogodbo in uporabnika posebej, upravljanje pooblastil in odgovornosti glede na vloge uporabnikov procesu, vpogled v vse uporabniške dejavnosti ter zaščito podatkov revizijske sledi.

Nova generacija informacijske rešitve e-Pogodbe je poenostavila povezovanje z različnimi komercialnimi storitvami za oddaljeno digitalno podpisovanje ter v povezavi z ostalimi moduli procesnega dokumentnega sistema e-GenDoc zagotavlja celovito digitalizacijo notranjega in zunanjega poslovanja.