Digitalizacija procesov v družbi SALUS z rešitvijo DocuWare

Zaradi omejenih funkcionalnosti starega sistema za upravljanje dokumentov so se v družbi SALUS, Veletrgovina, d.o.o. odločili za uvedbo dokumentnega sistema DocuWare z namenom zmanjšanja obsega ročnega dela, pospeševanja zajema podatkov, avtomatizacije navzkrižnega uparjanja računov, dobavnic in naročilnic in poenostavljenega potrjevanja prejetih računov.

Skupina SALUS predstavlja vitalni člen v oskrbi z zdravili, prehranskimi dodatki, medicinskimi pripomočki ter kakovostnimi in inovativnimi storitvami za zdravje in dobro počutje ljudi, saj je specializirana za ponudbo celostne storitve distribucije, promocije in aktivne prodaje ter spremljajočih storitev, da zdravilo ali medicinski pripomoček pride na trg. Družbe Skupine SALUS imajo več kot 480 zaposlenih v regiji srednje in vzhodne Evrope in skupno dobavljajo več kot 50.000 različnih izdelkov 3.000 kupcem, kot so bolnišnice, lekarne in zdravstveni domovi.

Farmacevtski izdelki več kot 1.500 dobaviteljev nenehno prihajajo na različne lokacije Skupine SALUS, pripravljeni za shranjevanje in distribucijo izvajalcem zdravstvenih storitev. SALUS, Veletrgovina, d.o.o., je največja družba v Skupini.

V starem dokumentnem sistemu so se na primer obdelovale samo glave prejetih dokumentov, ne pa tudi vrstice. Tako je bilo v primeru odstopanj prejetih dobaviteljskih računov od naročilnic za blago treba ročno izvajati navzkrižne kontrole in iskati napake na dokumentih, ki lahko obsegajo tudi 30 strani in več, kar je seveda lahko trajalo tudi več ur. Ravno tako je vnos dobavnic dobavitelja, ki spremljajo dobavo blaga, potekal ročno, neposredno v ERP sistem, MS Dynamics NAV, kar je bilo časovno potratno, možnost za napake pa velika.

Navdušeni nad digitalnimi zmogljivostmi novega sistema

SALUS je izbral rešitev za upravljanje z dokumenti DocuWare in pri pilotnem projektu, katerega namen je bil potrditi primernost rešitve za podjetje, sodeloval s podjetjem Vibor d.o.o., ki je partner podjetja DocuWare.

»Spodbudilo nas je dejstvo, da je DocuWare namensko ustvarjen za racionalizacijo P2P (Procure to Pay) procesa. Pilotni projekt, izveden leta 2020, je potrdil, da je rešitev za naše potrebe najprimernejša,« pojasnuje Gregor Jenko, direktor družbe SALUS, Veletrgovina, d.o.o. »Na ravni podjetja in tudi Skupine hitro rastemo, zato pričakujemo, da se bo obseg dokumentov še povečal. Ključno je, da svoj čas in resurse usmerimo na pomembne naloge z visoko dodano vrednostjo, ne pa v sam vnos podatkov in osnovno preverjanje napak.«

SALUS je pri celoviti implementaciji rešitve DocuWare sodeloval z družbama Vibor in BE-Terna d.o.o. V samo dobrih štirih mesecih je bila nova rešitev postavljena in aprila 2021 dana v produkcijo. Postavljenih je bilo več prilagojenih spletnih servisov za integracijo rešitve DocuWare z MS Dynamics NAV, s čimer je omogočen prenos dokumentov in informacij med obema sistemoma.

»Navdušeni smo bili nad digitalnimi zmogljivostmi za zajemanje dokumentov, povezanimi s prejetim blagom, obdelavo računov po posameznih vrsticah in avtomatizacijo navzkrižnih kontrol,« pravi Jenko.

Danes SALUS uvaža prejete račune iz e-poštnega predala in BizBoxa neposredno v DocuWare, dobaviteljeve dobavnice pa poskenira in obdela z optičnim prepoznavanjem znakov (OCR). Zgolj nekaj klikov je potrebnih, da se zažene navzkrižno preverjanje računov, dobavnic in nabavnih naročil in se ugotovi morebitna neskladja v količinah, cenah, stopnjah DDV in popustih dobaviteljev.

SALUS v dokumentnem sistemu DocuWare shranjuje vse vhodne in izhodne finančne dokumente in dokumente sistema upravljanja kakovosti. Samo prejetih računov dobaviteljev je mesečno več kot 3.500, ravno toliko pa je tudi dobaviteljevih dobavnic. Vmesnik z MS Dynamics NAV omogoča samodejno arhiviranje izdanih dokumentov, generiranih v sistemu ERP. SALUS na enak način upravlja tudi z dokumenti dobaviteljev, ki so podjetje izbrali za svojega partnerja pri skladiščenju in logistiki.

»Naša projektna ekipa je bila izredno zadovoljna s sodelovanjem z Viborjem in rešitvijo DocuWare: ponudila sta veliko idej in rešitev za specifične zahteve naše panoge. Vibor je na primer integriral orodje za oddaljeno elektronsko podpisovanje ponudnika VIDSigner, ki izpolnjuje vse zahteve dobre distribucijske prakse, kar nam omogoča upravljanje procesa podpisovanja pogodb na popolnoma skladen način,« nadaljuje Gregor Jenko.

Ključni procesi upravljanja z dokumenti so zdaj veliko hitrejši

Sogovornik ocenjuje, da so ključni procesi upravljanja z dokumenti zdaj vsaj za 20 odstotkov hitrejši kot pred uvedbo rešitve DocuWare. Poenostavljeni digitalni krogotoki so zmanjšali raven ročnega dela, kar pomeni tudi zmanjšanje tveganja za človeške napake med vnosom podatkov. Digitalizacija tudi preprečuje zamude, ko dokumenti prehajajo skozi podjetje do točno določenih deležnikov. Podobno so poenostavljene tudi odobritve pogodb, saj uporabniki namesto papirnatih dokumentov in ročnih podpisov preprosto naložijo pogodbe v DocuWare, ki obvesti notranje in zunanje odobritelje ter jim omogoča izdajanje pooblastil na daljavo z uporabo integriranih orodij za elektronsko podpisovanje.

Z rešitvijo DocuWare je postalo iskanje dokumentov hitro in enostavno. Izvaja se lahko hitro iskanje po ključnih besedah, poleg najdenega dokumenta pa si uporabnik lahko ogleda tudi vse z njim povezane dokumente. Priprava dokumentov za revizorje ali regulatorne organe je tako lažja in hitrejša. Namesto mukotrpnega iskanja in izvažanja posamičnih dokumentov, DocuWare omogoča vnos ustreznega filtra in masovni izvoz slik vseh zadetkov.

Rešitev DocuWare je v celoti certificirana pri Arhivu Republike Slovenije, ravno tako pa je SALUS Arhivu RS predložil v potrditev svoja Notranja pravila. »S tem vzpostavljamo dodatno zaupanje pri naših partnerjih v farmacevtski industriji, ki nenehno ocenjujejo robustnost in skladnost naših poslovnih procesov,« še doda Jenko.

»DocuWare smo izbrali, ker stremi k nenehnemu izboljševanju in prisluhne povratnim informacijam iz svoje baze strank po celem svetu. Tudi sami imamo še veliko idej za nove funkcionalnosti. Vemo, da bosta Vibor in DocuWare odprta za naše predloge in nam bosta pomagala pri implementaciji izboljšav. Uporaba rešitve DocuWare je bila za nas velik uspeh in veselimo se naslednje faze našega partnerstva,« zaključi Jenko. (P.R.)