»AccountingBox nas je zacementiral na trgu.« #intervju

Aleš Gašperšič, direktor podjetja PRONET Kranj, nam je zaupal, kako rešujejo problematiko upravljanja poslovanja v slovenskih podjetjih.

Na trgu ste že več kot 25 let. V tem času ste si nabrali ogromno izkušenj in na poti pobrali tudi nekaj nagrad. Kaj je vaš skrivni recept za uspeh? Globoko poznavanje trga, odlična ekipa, sposobnost ujeti pravi val ob pravem trenutku?

Recept ni nobena skrivnost, v resnici je zelo enostaven. Glavna sestavina tega recepta je samo ena – ekipa. Kot v kuhinji so pa tudi tukaj začimbe tiste, ki naredijo končno jed. Nekaj najpomembnejših začimb:

• Sodelovanje: Dobro sodelovanje med vsemi člani je ključno za uspeh ekipe. Sodelovanje je tisto, kar iz posameznikov naredi ekipo.
• Zaupanje: Zaupanje je ključna sestavina dobrega sodelovanja. Člani morajo vedeti, da se lahko zanesejo drug na drugega, da bodo vsi opravili svoje naloge in na drugi strani, da bo vodstvo podprlo ekipo.
• Komunikacija: Jasna komunikacija vodstva je nadvse pomembna za razumevanje ciljev, nalog in pričakovanj, ker je ključno za zavzetost članov. Člani ekipe morajo imeti možnost izražati svoje ideje in pomisleke ter znati poslušati drug drugega.
• Vzdušje: Dobro vzdušje še kako vpliva na rezultate. Srečni in zadovoljni zaposleni so bolj motivirani in produktivni.
• Sposobnost reševanja konfliktov: Konflikti so neizogiben del vsake ekipe, vendar je pomembno, da jih rešujemo konstruktivno, z upoštevanjem stališč vseh vpletenih strani, usmerjeni v iskanje rešitev ne krivcev.
• Raznolikost in vključenost: Ekipe, ki vključujejo člane z različnimi ozadji, izkušnjami in perspektivami, so bolj inovativne in učinkovite. Pomembno je zagotoviti, da se vsi člani počutijo vključeni in enakovredni.
• Prilagodljivost: V tem razburkanem svetu je nujno biti prilagodljiv in se znati hitro odzivati na spremembe in nove izzive.
• Nenehno učenje in izboljševanje: Prizadevamo si za nenehno izboljševanje, analiziramo svoje dosežke in napake ter se učimo iz njih. Nenehno izobraževanje, sledenje trendom in novim tehnologijam je v naši dejavnosti obvezno.

Katera rešitev vas je zacementirala na trgu?

Nedvomno AccountingBox.

AccountingBox je več kot le računovodska storitev. Preprosto povedano pomaga pri vodenju celotnega podjetja. Kako ste prišli do ideje o AccountingBox? Ste v podjetjih opazili, da se spopadajo s številnimi težavami pri upravljanju poslovanja?

Tako je. AccountingBox je ekosistem, ki s pomočjo sodobne tehnologije nudi podjetnikom in računovodjem okolje, v katerem lahko odpravijo nepotrebno ročno delo, podvajanje aktivnosti in optimizirajo svoje poslovanje.

Glavna težava v mnogih podjetjih je bila (in je pogosto še) razdrobljenost in nepovezanost posameznih programskih rešitev. Zato smo AccountingBox zasnovali kot celovito oblačno rešitev za vodenje poslovanja. To pomeni nižje stroške za uporabnike – ni nakupa licenc in strojne opreme, vzdrževanja in podobno – hkrati pa lahko do podatkov dostopajo kjerkoli in kadarkoli, potrebujejo samo dostop do interneta ter brskalnik na eni od elektronskih naprav (osebni računalnik, tablica ali telefon). Poleg tega je močno olajšana tudi izmenjava podatkov med podjetnikom in računovodjo.

Kako je potekal razvoj? Na kakšne ovire ste naleteli?

Z odločitvijo za rešitev v oblaku smo se zavestno podali na (za nas) bolj ali manj neraziskan teren. V tujini je takrat že bilo kar nekaj oblačnih rešitev za vodenje poslovanja, v naših krajih smo bili pa med prvimi, zato razvoj seveda ni vedno potekal povsem gladko in tudi izzivov je bilo precej.

Največji izziv pa ni bila nova tehnologija, temveč najti pravi način, kako uporabnikom predstaviti vse številne prednosti oblačne rešitve in jih prepričati, da le te močno odtehtajo potreben vložek v spremembo miselnosti, procesov, načina dela in razbiti njihove pomisleke o »oblaku« (kje so shranjeni podatki, kdo lahko dostopa do njih …).

Katere so glavne prednosti storitve AccountingBox? Kaj vse vsebuje? Ali ima funkcije, ki bi jih radi še izboljšali oziroma nadgradili?

Glavna prednost rešitve AccountingBox je ekipa, ki je v ozadju, o čemer sem veliko povedal že na začetku.

Rešitev nenehno razvijamo, dodajamo funkcionalnosti, izboljšujemo in posodabljamo vmesnik oziroma uporabniško izkušnjo. Pomembno gonilo napredka so tudi povratne informacije uporabnikov, ki jih karseda upoštevamo. Ponosni smo tudi na svojo svetovalno ekipo, ki uporabnikom pomaga v primeru težav pri uporabi in veseli nas, da največ pohval strank dobimo ravno na tem področju.

Dodatno menim, da ima AccountingBox najbolj pošten cenik. Uporabo različnih funkcionalnosti ne pogojujemo z dražjimi paketi, pač pa je v vseh paketih na voljo vse – cena pa je odvisna samo od obsega poslovanja naročnika. Za manjša podjetja (z do 5 prejetimi in izdanimi računi na mesec) je prvo leto uporaba rešitve AccountingBox brezplačna.

S svojimi moduli in funkcionalnostmi AccountingBox pokriva vse poslovne procese podjetij, od izdaje računov in arhiva dokumentacije do evidenc potnih nalogov, obračuna plač, vele in maloprodaje in vodenja zalog … Tako preko najrazličnejših poročil in pregledov podjetnikom omogoča sprejemanje pravih poslovnih odločitev.

Kako bi opisali podjetje pred in po začetku uporabe AccountingBox? Katera je tista najbolj očitna sprememba? Kako enostavna je integracija v obstoječe poslovne sisteme?

Sprememb pri prehodu v oblak, konkretno na AccountingBox, je veliko. Najbolj pomembne pa so:

• Nizki začetni stroški: Prehod na AccountingBox omogoča bistveno nižje začetne stroške, saj ni potreben nakup licenc, ampak podjetje plačuje mesečno ali letno naročnino.
• Manj skrbi glede IT vzdrževanja: S prehodom na AccountingBox se podjetje izogne potrebi po vzdrževanju strežnikov, varnostnih posodobitvah in nadgradnjah programske opreme. Vse to prevzamemo mi, kot ponudnik rešitve.
• Dostopnost od kjerkoli in kadarkoli: AccountingBox omogoča dostop do ERP sistema preko spleta, kar pomeni, da uporabniki dostopajo do poslovnih podatkov in funkcionalnosti iz katere koli lokacije s povezavo do interneta. To izboljšuje mobilnost in omogoča delo na daljavo, kar je še posebej pomembno v času, ko je delo na daljavo bolj pogosto.
• Redne posodobitve in nove funkcionalnosti: Skrbimo za redne posodobitve in nove funkcionalnosti, kar omogoča, da podjetje ostaja konkurenčno in se lahko prilagaja spremembam na trgu. Posodobitve programske opreme se izvajajo centralno, za uporabnika so »nevidne«.
• Nadgradnja varnosti: Kot ponudnik storitve v oblaku vlagamo v visoko raven varnosti in varnostnih kopij podatkov, kar bistveno izboljša in poceni zaščito podatkov v primerjavi z lokalno nameščenimi rešitvami.
• Enostavnejša skalabilnost: AccountingBox omogoča enostavno prilagajanje obsega in zmogljivosti glede na potrebe podjetja. To omogoča boljšo skalabilnost, ne da bi bilo potrebno investirati v novo strojno opremo.

Kako se AccountingBox prilagaja podjetjem različnih velikosti in panog?

Ne glede na velikost ali panogo je bistvenega pomena, da pred začetkom uporabe skrbno analiziramo in spoznamo poslovne procese vsakega podjetja. Tako vidimo, kje obstajajo največje rezerve in kako je lahko praktična vrednost AccountingBox največja.

Glede na kompleksnost in obseg poslovanja lahko določene module rešitve uporabnikom skrijemo, tako da je uporabniška izkušnja čim boljša, delo pa kar najbolj učinkovito. Za naročnika, ki AccountingBox uporablja zgolj za izdajo računov svojim strankam, je aplikacija že na prvi pogled povsem drugačna kot za uporabnika, ki ima spletno trgovino z več skladišči in lastnim računovodskim oddelkom. Temu prilagodimo tudi obseg in kompleksnost izobraževanja uporabnikov, tako da so ob začetku dela odlično opremljeni z znanjem in poznavanjem AccountingBox-a.

Kako pomagate uporabnikom pri tehničnih težavah? Ali je za uporabo potrebno kakšno predhodno znanje?

Za pomoč in podporo našim uporabnikom imamo v podjetju organizirano tronivojsko pomoč:  helpdesk, svetovanje in vzdrževanje ter razvoj. To pomeni, da imajo vsi uporabniki sistema AccountingBox na voljo številčno in strokovno usposobljeno ekipo. Sodelavci so usposobljeni tako po tehnični plati kot tudi po vsebinski plati, kar pomeni, da poznajo zelo dobro tudi strokovna področja, ki jih posamezni procesi sistema AccountingBox pokrivajo (nabava, finance, plače in kadri …).

Seveda pa tudi danes, v času digitalizacije, elektronskega poslovanja in elektronske komunikacije, naše stranke pri podpori še vedno najbolj cenijo dve človeški vrlini – hiter odziv in prijaznost. Vsem našim naročnikom namreč zagotavljamo prilagodljiv odzivni čas – naše pravilo je, da mora biti odzivni čas enak potrebam naših naročnikov glede na vrsto in nivo uporabe sistema. Glede prijaznosti pa velja staro reklo, da je prijaznost ena redkih storitev, ki nič ne stane in tako deluje tudi naša tehnična podpora.

Navsezadnje o tem pričajo številne izjave naših zadovoljnih strank, ki ob pohvali na račun sistema AccountingBox redko spregledajo vlogo podpore pri obojestranskem zadovoljstvu.

AccountingBox je, kot sem že omenil, spletni poslovno informacijski sistem, uporabniki za delo potrebujejo samo dostop do interneta in brskalnik. Že po tej plati lahko AccountingBox opredelimo kot program, ki je hitro dostopen in ne predvideva nobenih tehničnih posebnosti za njegovo uporabo. Poleg tega v podjetju veliko pozornosti posvečamo navodilom za uporabo in video prikazu najpogosteje uporabljanih funkcij. Vsaka, zares VSAKA, stranka prejme ob podpisu naročniške pogodbe svojega skrbnika, ki začetek dela s sistemom dodatno olajša in v veliki meri odpravi strah pred menjavo ali pred začetkom uporabe sistema.

Dodatno olajševalno okoliščino pa predstavlja tudi izgradnja in nenehna skrb za uporabniški vmesnik, ki je intuitiven in uporabnika do neke mere sam vodi od začetka do konca izvedbe posameznega procesa.

Zaradi vsega naštetega lahko zagotovimo, da je začetek uporabe sistema AccountingBox hiter in enostaven!