Brezpapirno in mobilno poslovanje

Elektronsko poslovanje zaradi stroškovnih prihrankov ter izboljšav v poslovnih procesih in delovnih postopkih nezadržno izpodriva klasično poslovanje, ki temelji na papirnih dokumentih in ročni obdelavi podatkov. Po drugi strani pa je e-poslovanje tudi predpogoj za učinkovito poslovno mobilnost. V podjetju Genis so uporabnikom informacijskih rešitev za e-GenDoc omogočili odpravo papirnih dokumentov, v skladu z vsemi veljavnimi zakoni in predpisi, vključno z nedavno sprejeto novelo ZVDAGA-A. Genis podjetjem in javnim ustanovam, poleg informacijskih rešitev za e-poslovanje na lokalni infrastrukturi ali v zasebnem oblaku, zagotavlja tudi varno hrambo dokumentarnega gradiva. V podjetju so ob tem ponudili še storitve priprave organizacijskih predpisov, ki uporabnikom e-GenDoc omogočajo odstranitev izvornih papirnih dokumentov in s tem popoln prehod na elektronsko in mobilno poslovanje.

»Novela ZVDAGA bistveno poenostavlja tehnološke in organizacijske zahteve glede hrambe dokumentarnega gradiva in s tem odpravlja še zadnje prepreke, da podjetja na cenovno ugoden in hiter način preidejo na e-poslovanje,« je povedal Janko Štefančič, direktor Genisa.

Največjo oviro za prehod na elektronsko poslovanje podjetjem še vedno predstavljajo papirni računi. Veljavnost elektronskih in papirnih računov je z vidika davčne revizije že pred dobrim letom izravnala novela ZDDV-1G. Za uničevanje papirnih računov morajo podjetja, ki uporabljajo informacijske rešitve za e-poslovanje sprejeti organizacijski predpis, ki je lahko tudi računovodski, kjer imajo zapisano, kako delujejo oziroma uporabljajo dokumentacijo. V Genisu so podjetjem že zagotovili storitve priprave takšnih organizacijskih predpisov, s čimer še poenostavljajo uvedbo njihovih informacijskih rešitev.

Drug velik problem predstavlja uporaba papirnih dokumentov pri postopkih na terenu. Genis je podjetjem in javnim ustanovam ponudil celovit nabor informacijskih rešitev za mobilno poslovanje, ki temeljijo e-poslovanju – iProdajalec, iBankir, iVzdrževalec, iRačuni ter iNaročila.

»Novela ZVDAGA-A je z izločitvijo dokumentarnega gradiva iz postopka certificiranja oziroma akreditacije poenostavila življenje podjetjem in ponudnikom storitev varne hrambe. Ti za dolgoročno varno hrambo dokumentov kot so računi namreč potrebujejo le še potrjena notranja pravila,« je pojasnil Štefančič.

Notranja pravila za storitve varne hrambe, potrjena s strani Arhiva RS, imajo v Genisu že vse od leta 2010. Uporabnikom informacijskih rešitev eGenDoc, kot so e-Pisarna®, e-Računi®, e-Pogodbe in e-Naročila ter mobilnih aplikacij so tako ob izvedbi operativnega dokumentnega sistema in ureditvi internih postopkov zagotovili še zakonsko skladno shranjevanje poslovne dokumentacije.