GDPR in tiskanje – skrita varnostna luknja v vašem podjetju

Ko beseda nanese na Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR), večina podjetij takoj pomisli na piškotke na spletni strani, šifriranje baz podatkov in drage požarne zidove. Zelo redko pa kdo pomisli na strojno opremo, ki stoji sredi pisarne. Vaš tiskalnik je pogosto tista slepa pega, kjer se stikajo digitalni in fizični podatki – in kjer se najpogosteje dogajajo varnostne kršitve.

Zakaj je klasičen tiskalnik tveganje za uhajanje podatkov?

Sodoben barvni laserski tiskalnik ni več zgolj periferna oprema, temveč zmogljiv računalnik z lastnim trdim diskom, operacijskim sistemom in omrežno povezavo. Tveganja, ki jih prinaša, so povsem realna in merljiva:

• Pozabljeni dokumenti: Najpogostejša kršitev GDPR se zgodi, ko zaposleni klikne “natisni” in nato pozabi prevzeti papir. Zaupne pogodbe, zdravstveni izvidi ali izpiski plač lahko tako ure in ure nezaščiteni ležijo na izhodnem pladnju, kjer so na vpogled vsem mimoidočim.
• Nezaščiteni trdi diski: Vsak dokument, ki ga obdela tiskalnik in skener, se začasno ali trajno shrani na notranji trdi disk. Brez ustreznega šifriranja lahko vsakdo z malo tehničnega znanja dostopa do teh podatkov.
• Prestrezanje v omrežju: Če vaši večopravilni tiskalniki s strežnikom komunicirajo brez enkripcije, so podatki med prenosom popolnoma izpostavljeni hekerskim napadom.

“Podjetja investirajo tisoče evrov v programsko zaščito, nato pa pustijo mape z osebnimi podatki ležati na izhodnem pladnju tiskalnika. Skladnost z GDPR se mora začeti pri strojni opremi. Z implementacijo preverjanja pristnosti na samem multifunkcijskem tiskalniku ne poskrbimo le za varnost, ampak drastično zmanjšamo tudi količino zavrženega papirja, kar pomeni neposredno zmanjšanje stroškov tiskanja,” Matjaž Babnik, Vodja marketinga in upravljanja podatkov ter AI, Konica Minolta Slovenija.

Obveznosti podjetij in kako jih izpolniti

Zakonodaja od podjetij zahteva “vgrajeno in privzeto zasebnost” (Privacy by Design and by Default). Če želite zadostiti tem standardom, morate implementirati napredne rešitve tiskanja za podjetja.

1. Uvedite varno tiskanje (Follow me)

Osnova za varnostni sistemi za podjetja v kontekstu tiskanja je t.i. follow me tiskanje. Koncept je preprost in neprebojen: uporabnik pošlje dokument v tiskalniško vrsto, a ta se ne natisne, dokler se uporabnik fizično ne identificira ob tiskalniku (s pametno kartico ali PIN kodo). Dokument mu dobesedno “sledi” do katerega koli izbranega tiskalnika v podjetju, tveganje za izpostavljenost osebnih podatkov in pozabljen papir pa pade na nič.

2. Šifriranje in brisanje podatkov

Pametno upravljanje tiskanja znotraj vašega IT management sistema mora nujno vključevati samodejno prepisovanje in šifriranje trdih diskov. Ko je opravilo končano, mora sistem zagotoviti, da so podatki trajno izbrisani in neobnovljivi.

Najem opreme kot bližnjica do varnosti in digitalizacije

Vzdrževanje lastne opreme in nenehno nameščanje varnostnih popravkov je za IT oddelke pogosto nočna mora. Zato se vse več organizacij odloča za najem pisarniških tiskalnikov. Celovit mesečni najem tiskalnikov in najem multifunkcijskih tiskalnikov zagotavljata, da je vaša oprema vedno posodobljena z najnovejšimi varnostnimi protokoli in skladna z zakonodajo.

Ta pristop vam omogoča, da se vaša ekipa posveti pomembnejšim nalogam, kot je prava digitalna transformacija podjetij. Varno natisnjeni in zajeti dokumenti so namreč šele začetek. Ko se varno zajeti podatki neposredno integrirajo v vaš DMS sistem za upravljanje dokumentov, se prava digitalizacija podjetja zares začne.

Naredite konec kompromisom pri varnosti strojne opreme
Ne pustite, da nezaščiteni dokumenti ogrožajo vaše poslovanje in vas izpostavljajo visokim kaznim. Odkrijte našo ponudbo varnih poslovnih tiskalnikov in preverite, kako lahko z najemom takoj zadostite GDPR standardom in znižate stroške.
👉🔗 https://www.konicaminolta.si/sl-si/najem-ali-nakup-tiskalnika

Papir naj bo izjema, varni digitalni procesi pa pravilo
Tiskalnik je šele prva stopnica do popolne varnosti podatkov. Rešite se izgubljenih map, nepooblaščenih vpogledov in ročnega pretipkavanja podatkov z našimi inteligentnimi sistemi za upravljanje dokumentov (DMS).
👉🔗 https://www.konicaminolta.si/sl-si/programska-oprema/zajem-in-upravljanje-dokumentov/dokumentni-sistem